Como funciona uma diária de pousada? Os bastidores por trás da estadia do hóspede

Para que um hotel possa receber adequadamente seus hóspedes e manter tudo organizado, é fundamental ter horários bem definidos. Assim, garante-se que os processos e atividades estarão completos para atender os clientes da melhor forma.

Porém, quando falamos em diária de hotel muitas pessoas têm dúvidas. Afinal, como funciona uma diária de pousada ou hotel? Quantas horas possui? O que está incluído nela? Existe uma lei que define regras para diárias?

No artigo de hoje, trazemos as respostas desses questionamentos e ainda uma série de detalhes importantes sobre a diária hoteleira. Confira.

Como funciona uma diária de pousada ou hotel?

Diária é uma unidade de estadia determinada por meios de hospedagem para calcular o valor e a duração da permanência do hóspede no estabelecimento.

Assim, a entrada e saída dos hotéis é determinada pela quantidade de diárias.

Com esses horários bem definidos, o hotel consegue manter uma rotina de arrumação dos quartos, além de otimizar o trabalho da equipe – que não precisa estar sempre de prontidão para dar conta de tantas saídas ao longo do dia. 

O valor da diária de um hotel normalmente inclui a hospedagem e o café da manhã. Existem também outros tipos de diária – como day use e bed and breakfast –  ou até mesmo a diária completa – que além da hospedagem inclui café da manhã, almoço e jantar. Isso varia de acordo com cada meio de hospedagem e sua categoria.

Qual a duração de uma diária na hotelaria?

Uma diária de hotel representa 24 horas, mas isso não significa que o hóspede ficará todo esse tempo. Por exemplo: se a reserva for às 20h, o checkout deve ser feito até às 12h, pois é o horário que se encerra a diária do estabelecimento.

Em alguns hotéis, as diárias começam e terminam ao meio-dia; em outros, às 14h. Cada estabelecimento define suas próprias regras.

Mesmo assim, os hotéis podem cobrar a diária de 24 horas como valor mínimo, mesmo que o hóspede fique menos tempo nas instalações.   

Saiba mais – Diárias fracionadas: vantagens e desvantagens para seu hotel

Até que horas um hóspede pode ficar na hospedagem?

Apesar de muitas pessoas acreditarem que ao realizar o check out deve-se deixar o estabelecimento, ainda é possível utilizar as áreas comuns para esperar o horário de voo ou por outros motivos.

O que é a lei sobre diária de pousada e hotel?

A Lei Federal 11.771/2008, a chamada Lei Geral do Turismo, regulamentada pelo Decreto nº 7.381/2010, prevê em seu Art. 23, que se consideram meios de hospedagem os empreendimentos ou estabelecimentos, independentemente de sua forma de constituição, destinados a prestar serviços de alojamento temporário, ofertados em unidades de frequência individual e de uso exclusivo do hóspede.

Bem como outros serviços necessários aos usuários, denominados de serviços de hospedagem, mediante adoção de instrumento contratual, tácito ou expresso, e cobrança de diária.

No § 4o do mesmo artigo está publicado que entende-se por diária o preço de hospedagem correspondente à utilização da unidade habitacional e dos serviços incluídos, no período de 24 horas, compreendido nos horários fixados para entrada e saída de hóspedes.

Ou seja, se você faz um check in às 14h, o check out também deve ser às 14h do dia seguinte e não às 12h – como costumava ser praticado. Como é feito aí na sua hospedagem?!

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Importância da agilidade nos processos de check in e check out

Um hóspede que acabou de chegar no seu estabelecimento está ansioso para aproveitar a estadia; já aquele que está indo embora precisa de rapidez devido aos horários de voo, por exemplo. 

Imagine todas essas pessoas em fila aguardando para serem atendidas ao mesmo tempo?

Contar com a tecnologia e ter um bom sistema de check in e check out no hotel é fundamental para agilizar os processos diários e evitar constrangimentos entre os hóspedes.

No momento de check in, os colaboradores devem estar preparados para fornecer e solicitar todos os detalhes sobre a estadia, pedir ao cliente que preencha a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) e fornecer todas as informações que o hóspede precisa saber – inclusive a data e horário do término de sua estadia.

Ou, como tem sido feito diante dessa nova realidade, enviar a FNRH por e-mail para antecipar os fornecimentos de dados e agilizar o processo de check in, evitando além de filas que haja longos períodos de contato entre hóspedes e equipe.

Baixe grátis: Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH)

Já no check out, caso o hóspede não desocupe o quarto, pode ser cobrada uma tarifa adicional que permite que ele fique por mais algumas horas no local. No momento de saída do cliente, é fundamental que a equipe seja cordial e agradeça pela escolha.

Ter todas essas informações cadastradas em um sistema online faz a diferença tanto no atendimento quanto na percepção dos clientes.

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Preparativos para uma diária: o trabalho da equipe hoteleira

Para que qualquer operação tenha bons resultados é fundamental contar com uma equipe treinada.

Antes mesmo de efetuar uma reserva a equipe precisa saber como está a taxa de ocupação do estabelecimento, quantos quartos pode ofertar durante um determinado período e como está a demanda da equipe por turnos. 

Com isso evita-se a superlotação e problemas com atendimento ou overbooking.

A equipe de atendimento deve estar sempre pronta para solucionar as dúvidas que os hóspedes venham a ter – não apenas no momento do check in, mas durante toda a sua estadia. 

Além disso, é esse time que irá informar ao cliente horários, atividades, funcionamento dos espaços, entre outras informações importantes.

Já a equipe de governança precisa dar a devida atenção na arrumação do espaço como um todo para que o hóspede chegue e esteja tudo impecável. 

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Aqui também vale o lembrete sobre as informações de reuso de toalhas ou trocas das mesmas, reposição de frigobar, itens de higiene pessoal, entre outros.

Espera-se que a equipe como um todo seja cordial, respeitosa, discreta e sempre disponível para ajudar o hóspede durante sua estadia. 

Essas competências não podem ser exigidas apenas a equipe de atendimento. 

Como definir o melhor valor da sua diária? 

Antes de calcular a diária do hotel é preciso conhecer todos os custos fixos – como água, energia e salários – e as despesas variáveis – como materiais de limpeza, café da manhã, entre outros – do estabelecimento. Depois de entender a estrutura de custos do local fica mais simples de ajustá-los ou reduzi-los para chegar num valor adequado de diária para o hotel.

Existem algumas formas de calcular o valor da diária do hotel, entre elas:

• A fórmula Hubbart: que considera além dos custos e despesas, a depreciação de bens e o retorno sobre o investimento;
• A fórmula por Apuração de Custos: que considera somente os custos e despesas para se chegar ao preço da diária;
• Utilizar os fatores qualitativos: através da pesquisa de concorrentes para entender as estratégias de preços ou ainda conhecendo o perfil do seu hóspede e seus diferenciais. Assim será possível descobrir quanto o cliente está disposto a pagar para usufruir do seu meio de hospedagem. 

Além de demonstrar lucratividade, calcular adequadamente a diária mostra o valor que o seu meio de hospedagem tem no mercado de hotelaria e turismo. 

Inscreva-se já!

Entendeu a importância do cálculo adequado da diária do seu hotel? Com essas dicas você poderá chegar a preços competitivos e que aumentem a lucratividade do seu estabelecimento.

Aproveite para compartilhar aqui nos comentários se há alguma particularidade sobre o funcionamento da diária aí na sua hospedagem!