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Gestão de Reservas: 5 dicas para evitar o overbooking

Você já passou por algum overbooking no seu meio de hospedagem? Se sim, sabe o quão desconfortável é lidar com esta situação e está certo em procurar maneiras para evitá-lo, por meio da gestão de reservas.

O overbooking é um termo em inglês que significa excesso de reservas, ou seja, quando você acaba vendendo mais reservas do que o seu meio de hospedagem consegue atender.

É uma prática muito comum por parte das companhias aéreas, que costumam vender assentos a mais contando com as pessoas que perdem ou desistem do voo (o famoso, no show).

Na hotelaria, isso pode acontecer por vários motivos, sendo o maior deles a falta de controle na gestão de reservas. Acontece que muitas pousadas/hotéis trabalham com vários canais de vendas, como agências/operadoras de viagem, clubes de compras online (Hotel Urbano, Groupon, entre outros), OTAS, o próprio site e vendas diretas, por exemplo.

Isso pode ser ótimo para ampliar o campo de atuação da sua pousada, no entanto, esta prática exige que você mantenha um mapeamento muito claro, centralizado e atualizado de suas reservas. Só assim, para não correr o risco de duas (ou mais) pessoas reservarem, simultaneamente, o mesmo quarto, ocasionando o overbooking.

Essa situação pode ser tão chata! Além de constrangedor, você terá que demandar esforços para solucionar o problema, buscando outra hospedagem para seu hóspede e arcando com este custo.

Você não quer passar por isso e ser lembrado desta forma pelos seus clientes, certo? Então, para que nada disso aconteça, trouxemos algumas dicas para uma boa gestão de reservas.

Vamos a elas!

5 dicas para evitar o overbooking

1. Use um sistema para gestão de reservas

Se você ainda não aderiu a nenhum sistema de gestão de seu hotel de modo que possa acompanhar rapidamente a situação de suas reservas, está na hora de rever isso. Com tantas oportunidades e canais de venda, você precisa de um gestor de canais integrado ao seu sistema que faça essa atualização e forneça uma visão geral da ocupação para que suas decisões estratégicas sejam desenhadas.

2. Crie um processo de acompanhamento

Para gerir as reservas e não cair nas armadilhas da falta de comunicação, crie um procedimento diário de acompanhamento e controle das reservas. Se possível trabalhe com alertas para prazos.

Leia também – O setor de reservas de hotel também deve atuar como comercial?

3. Reconfirmação de reservas

Com o controle funcionando e alertas programados, você pode eleger um membro de sua equipe comercial para reconfirmar as reservas do próximo período. Ao fazer isso, você diminui a chance de ser surpreendido negativamente com uma desistência em cima da hora, tendo tempo para trabalhar novamente a venda desta acomodação.

4. Não trabalhe com reserva sem sinal

Procure sempre efetuar uma pré-reserva colocando como condição o pagamento de um sinal. Assim, você garante maior comprometimento por parte do hóspede e não ficará no prejuízo por causa de um cancelamento inesperado ou de no show.

5. Acompanhe o mercado

Antes de se desesperar e pensar em criar promoções para aumentar as vendas (como baixar tarifas, aumentar divulgação, entre outras ações), fique atento ao mercado. Procure seus colegas hoteleiros da região para saber como está a ocupação em seus meios de hospedagem. Além disso, conversem também sobre as as previsões de demanda para os próximos períodos. Isso pode trazer benefícios para ambos.

Enfim, essas foram algumas dicas práticas para você aplicar na gestão de reservas e evitar o temível overbooking na sua pousada. Caso ele ocorra, mantenha a calma e procure encontrar uma solução rapidamente. Além disso, se desculpe com o hóspede, buscando sempre diminuir o impacto negativo da situação.

Gostou? Então, deixe aqui nos comentários como você realiza a gestão das reservas no seu meio de hospedagem.

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