Planilha de reservas para pousadas é a ferramenta mais indicada para a sua gestão hoteleira?

Gerir um hotel ou uma pousada não é tarefa simples. E por este motivo o hoteleiro precisa fazer uso de ferramentas que deem suporte na gestão das reservas. Sendo assim, a planilha de reservas para pousadas acaba sendo inevitável nesse processo. E é sobre ela que vamos falar neste artigo.

Mas antes, deixa eu te contar uma coisa.

No meu primeiro dia de trabalho, a mais ou menos 16 anos atrás, minha chefe me apresentou aquela que seria a companheira fiel de todos os dias: a agenda.

Por orientação da minha chefe, eu levava a agenda para todo o lugar que ia. Nela anotava tudo que precisa ser feito, além das informações importantes para que eu pudesse executar o trabalho com qualidade.

E por muitos anos eu usei a agenda para organizar meu trabalho, tarefas e compromissos.

Foi a pouco tempo que resolvi adotar uma planilha que me ajudasse a organizar meu dia dia de forma visual. Algo que eu batesse o olho e entendesse o que precisava ser feito.

A planilha me ajudou por algum tempo. Contudo, eu esbarrei nas suas limitações. Nem mesmo a agenda ou a planilha atendem o nível de agilidade que eu preciso nos dias de hoje.

Foi então, que comecei a buscar por um sistema de gestão de tarefas e compromissos que atendesse minha necessidade. Mas veja bem, não quero defender aqui que a mudança foi fácil, porque não foi.

Depois que eu venci a barreira da resistência comecei a colher os frutos de uma organização automatizada e prática, ou seja, minha produtividade aumentou 100%.

E hoje, enquanto escrevo esse texto, já não consigo imaginar a minha vida sem meu sistema de organização de tarefas.

Você se identifica com a minha história?

Quer organizar melhor suas reservas?

Quer ser mais produtivo no hotel?

Eu vou te ajudar a dar o primeiro passo, ok?!

Planilha de reservas para pousadas, vale a pena?

Em todas as empresas que trabalhei ao longo da minha vida a planilha de Excel imperava dentro das áreas.

Ainda que a empresa tivesse um bom sistema de gestão, as pessoas tendiam a manter suas planilhas funcionando em paralelo e, em alguns casos, gerando retrabalho de ter que alimentar as informações em dois lugares: sistema e planilha.

Isso acontece por dois motivos:

• Insegurança quanto ao uso do sistema por não saber utilizar corretamente;
• O sistema não atende as necessidades da empresa.

E no hotel não é diferente.

Muitos hoteleiros migram da agenda para a planilha de reservas e quando elas não suportam mais a demanda do hotel, passam a usar um sistema de gestão hoteleira.

Durante o processo de mudança surgem diversas dificuldades e utilizar uma planilha de reservas pode ser um passo bastante doloroso para muitos hoteleiros.

Agora imagina como pode ser traumatizante migrar de uma planilha para um sistema de gestão hoteleira sem o devido preparo e treinamento.

Vale destacar que cada hotel tem o seu nível de necessidade e o seu grau de evolução. É normal que o hoteleiro comece gerindo as reservas com uma agenda de papel, migre para uma planilha e num terceiro momento adote um sistema.

No entanto, nada o impede de iniciar a operação usando um PMS (Property Management Suite) e mantendo o hotel organizado e produtivo desde o início.

Evitando assim, a dor da mudança.

Foi pensando nisso que levantamos as vantagens e desvantagens na adoção da planilha de reservas e do sistema de gestão de hoteleira afim de lhe ajudar nessa decisão.

Bora conferir?

Vantagens e desvantagens da planilha de reservas

Observe algumas vantagens no uso da planilha de reservas:

• Baixo ou zero investimento financeiro;
• Simplicidade no uso;
• Adaptabilidade ao processo do hotel;
• Hoje em dia existem versões online (Google Docs) que podem ser atualizadas por várias pessoas ao mesmo tempo;
• As versões online guardam históricos e podem ser restauradas.

Veja algumas desvantagens da planilha de reservas:

• Se ela não for online, não poderá ser alimentada por várias pessoas ao mesmo tempo;
• Dependência de um computador local para ser alimentada;
• Se o Pacote Office não for atualizado regularmente corre-se o risco de perder todas as informações;
• Ela precisa ser salva a cada alteração feita (caso seja uma versão offline);
• Quanto mais informações ou fórmulas forem inseridas, mais pesada ela ficará para abrir;
• Não é possível fazer a gestão completa do hotel de forma prática em um único lugar. Normalmente se utilizam diversas planilhas que não “conversam” entre si, dificultando a visão do resultado.

Independente do estágio que você se encontra na gestão do seu hotel, sempre é hora de adotar uma ferramenta que vai lhe ajudar a atender melhor o hóspede e organizar o seu tempo.

Dito isto, vamos falar um pouquinho sobre a adoção de um sistema de gestão hoteleira.

Sistema de gestão hoteleira, vale a pena?

A planilha de reservas costuma atender bem até certo ponto e isso ficou mais claro quando vimos as vantagens e desvantagens citadas acima.

Mesmo sendo uma forma comum de organizar as reservas, a planilha tem limitações sérias que podem comprometer o resultado do hotel.

Imagina o seu hóspede chegando na recepção cansado e desejando um check-in rápido, mas ao invés disso encontra um recepcionista atrapalhado e estressado porque a planilha não abriu, não está atualizada com as informações do hóspede ou deu algum tipo de erro que ele não sabe resolver.

Parece uma cena caótica? Pois ela é mais comum do que a gente pode pensar.

O sistema de gestão hoteleira vem para mitigar e até eliminar esse tipo de situação. A automatização dos processos hoteleiros é um realidade sem volta.

Os hoteleiros que ainda utilizam agendas ou planilhas de reservas para se organizar podem estar sacrificando o seu atendimento e a satisfação do hóspede ao longo do tempo.

E isso é algo que ninguém quer, não é mesmo?

Para que você se sinta preparado para avaliar e decidir sobre o uso de uma planilha de reservas ou um sistema de gestão hoteleira, como o Hospedin, observe abaixo uma lista de vantagens e desvantagens do PMS. Confira!

Vantagens e desvantagens do sistema

Acompanhe algumas vantagens no uso de um sistema de gestão hoteleira, a exemplo do Hospedin:

• Simplicidade e praticidade de uso;
• Layout intuitivo facilitando o treinamento de novos colaboradores;
• Os processos e fluxos são pensados para atender o dia a dia do hoteleiro;
• As informações ficam seguras e salvas em nuvem podendo ser acessadas de qualquer lugar do mundo através de um navegador de internet (no caso de sistemas online);
• É realizado um backup diário para guardar o histórico do sistema podendo ser recuperado sempre que necessário;
• O registro de reservas é integrado com os outros processos, como por exemplo, lançamento automático da receita no financeiro do sistema;
• Todas as atividades ficam registradas em histórico, podendo o hoteleiro consultar o que cada colaborador fez em determinando momento;
• Geração rápida e em tempo real de relatórios estratégicos e operacionais para uma melhor gestão do hotel;
• Suporte online para tirar dúvidas e dar sugestões de melhoria;
• Acesso prático através do celular.

Observe agora, algumas desvantagens no uso de um sistema:

• Requer algum investimento financeiro, ainda que seja baixo;
• É necessário dedicar um tempo para estudar e conhecer o sistema;
• Para obter um resultado mais assertivo é essencial criar boas práticas e rotinas para que as pessoas que usam sigam um padrão definido pelo hotel;
• Sistemas online necessitam de internet para funcionar.

É hora de escolher

Eu costumo dizer que cada escolha que a gente faz gera uma renúncia.

Se você escolher utilizar um sistema de gestão hoteleira terá renunciado a sensação de conforto que poderá ter ao continuar usando o seu método atual, seja ele uma agenda ou planilha.

No entanto, o sucesso dos negócios está justamente em sair da zona de conforto e acompanhar o mercado nas suas constantes mudanças.

Hoje em dia quem dita as regras do jogo é o hóspede.

Ele busca por um hotel com uma boa estrutura mas também, por um ótimo atendimento, agilidade e organização.

Se você tiver o auxílio de um sistema de gestão para organizar suas reservas, consegue imaginar quanto tempo sobrará para pensar em formas de surpreender o seu hóspede?

Certamente isso deixará de ser um desejo para se tornar uma realidade.

Pense nisso!

Leia mais: Sistema para pousada: por que devo investir?

Conta pra gente, nos comentários abaixo, em qual estágio você está agora: agenda, planilha ou sistema?