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10 sinais de que é hora de trocar o seu sistema de gestão hoteleira

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Dentre os desafios na gestão de um meio de hospedagem está a organização e o controle dos processos para manter a qualidade que se deseja oferecer ao hóspede. Algumas ferramentas são importantes nessa missão, bem como o sistema de gestão hoteleira.

Nesse contexto, nota-se maior preocupação e interesse partindo dos hoteleiros que desejam automatizar seu negócio profissionalizando, ainda mais, a prestação do serviço.

O que é bom para todos, principalmente para os hóspedes.

Sendo assim, a adoção de um software hoteleiro, independente da frente de atuação do mesmo, destaca o meio de hospedagem entre os outros que ainda não estão se apropriando dos benefícios dos sistemas para hotel.

À vista disso, já escrevemos neste blog diversos artigos trazendo orientações sobre a escolha do melhor PMS, indicações comparativas entre as opções do mercado e quais são os passos a seguir quando se deseja levar tecnologia para dentro do hotel.

Mas ainda assim, nos restava uma abertura para despertar um olhar crítico sobre aqueles que já possuem seus sistemas e precisam avaliar a performance dos mesmos, frente às suas próprias necessidades.

Portanto, no artigo que segue você descobrirá:

  • Alguns tipos de sistema de gestão hoteleira que existem
  • Os 10 sinais que indicam a necessidade de troca do seu sistema de gestão hoteleira
  • Se é hora de mudar ou não

Vamos lá?

Tipos de sistema de gestão hoteleira

Como comentado logo acima, no mercado hoteleiro existem diferentes tipos de sistemas de gestão para diferentes objetivos. Muitos deles se complementam entre si e é comum que o hoteleiro utilize mais de um software para hotel no seu dia a dia.

Desta forma, é relevante contextualizar alguns dos tipos mais comuns.

Sistema de gestão de propriedade ou Property Management System (PMS)

Costumamos dizer que o PMS é como um grande guarda-chuva que abraça as áreas do hotel, bem como seus processos internos de organização e gestão.

Esse sistema hoteleiro tem um papel relevante na gestão, levando em conta que faz o gerenciamento redondo das reservas, cadastro de hóspede, check-in online, check-out, limpeza, gestão financeira completa, tarifário, entre outros.

Além disso, oferece aos hoteleiros os relatórios gerenciais, gráficos e informações que embasam a tomada de decisão no dia a dia e nas estratégias de venda.

Sistema hoteleiro para gestão de reservas diretas ou Motor de Reservas (Booking Engine)

A atração das reservas acontece por meio de diversos canais e um deles é o canal de reservas diretas. Ou seja, o hóspede procura e formaliza as reservas direto com o hotel, sem passar por intermediários. 

Nessas condições, o hotel terá uma margem de lucros mais atrativa, pois não existem as comissões desafiadoras comumente pagas aos terceiros.

Contudo, é preciso gerenciar essas demandas e facilitar o processo para que o hóspede feche a reserva com agilidade e segurança. Isso acontece através do Motor de Reservas.

Um sistema hoteleiro acoplado ao site do hotel que oferece as disponibilidade em tempo real, bem como preços e condições de pagamento.

O hóspede pode fazer sua reserva sozinho, sendo que essa venda é automaticamente lançada nos demais sistemas do hotel, bloqueando aquele quarto no mesmo momento.

Saiba mais no nosso podcast hoteleiro: Hospedin Break:

Sistema de gestão de canais de venda ou Channel Manager System (CMS)

Em paralelo ao booking engine tem-se o Channel Manager que é um sistema para hotel voltado a gestão dos canais de venda terceirizados.

É comum que em suas estratégias de venda o hoteleiro queira diversificar a distribuição oferecendo seus quartos em diversos canais. Aquele que vender primeiro garantirá a taxa de ocupação desejada.

No entanto, o principal desafio está justamente na gestão dessas vendas. Ao oferecer o mesmo quarto nas diversas OTAs, agências ou Airbnb, por exemplo, sempre que uma reserva acontece em algum desses canais, precisa ser bloqueada em todos os outros.

Agora imagine fazer isso manualmente e full time, já que na internet as vendas acontecem a qualquer momento?

Complicadíssimo, não é mesmo?!

Por este motivo, o gerenciador de canais é um software hoteleiro que fará essa atualização automaticamente, bloqueando o quarto vendido em todos os outros canais inclusive no PMS para que não seja vendido de forma direta também.

Desta forma, sabe-se que fazer uso do channel manager é uma decisão inteligente.

Complemente a sua leitura assistindo ao vídeo abaixo. Aproveite e se inscreva no nosso canal do Youtube para não perder o que acontece por lá.

Sistemas hoteleiros para atendimento online

Para completar os 4 tipos de sistemas de gestão hoteleira destacados neste artigo, temos os sistemas de atendimento online.

O atendimento online é uma realidade que veio para ficar e cada vez mais, tira o hoteleiro da zona de conforto exigindo agilidade, organização e prontidão nos atendimentos, sob pena de perder a venda rapidamente.

Além disso, a qualidade no atendimento continua sendo primordial na decisão do hóspede que pede um orçamento para você, enquanto conversa com mais dois ou três concorrentes ao mesmo tempo.

Neste cenário, o hoteleiro pode lançar mão de chatbots hoteleiros, cada vez mais preparados para atender e facilitar o fechamento da reserva, ou ainda, aproveitar as funcionalidades de CRM para gerenciar seus contatos online e o follow que demanda um processo de venda de reservas.

Se todos os sistemas hoteleiros complementares estiverem integrados aos seus PMS, tem-se uma situação bastante favorável à gestão de sucesso.

10 sinais de que o seu sistema de gestão hoteleira precisa ser trocado

É possível que você utilize um ou mais dos sistemas citados acima para fazer a gestão completa do seu hotel. Contudo, o mercado muda o tempo todo e, por vezes, é preciso considerar a eficiência dos softwares hoteleiros de acordo com as demandas do hotel.

Deste modo, listamos os 10 pontos que você pode avaliar para identificar se o seu sistema de gestão hoteleira precisa ser trocado ou não.

Vejamos:

1) Não entendimento dos processos hoteleiros

Dá-se na construção de sistemas complexos e robustos a ponto de interferir na produtividade da equipe. Se para fazer uma reserva é preciso abrir diversas abas ou dar cliques demasiados, talvez seja hora de refletir sobre a eficiência dos sistemas.

2) Telas pouco amigáveis e complexas

Complementando o ponto número 1, as telas complexas e cheias de opções acabam por confundir o usuário induzindo ao erro ou a paralisia diante de uma urgência, por exemplo. Quando se passa muitas horas utilizando o mesmo sistema é pertinente que ele seja gostoso de se olhar e utilizar.

3) Dificuldade no treinamento de novos colaboradores

Se ao contratar novas pessoas, você tem dificuldade de treiná-las com o uso dos sistemas hoteleiros é hora de ligar o sinal de alerta.

4) Resistência da equipe

Assim como no treinamento, é importante identificar o porquê de a sua equipe resistir ao uso dos sistema se isso estiver acontecendo. A resistência vem do perfil da equipe ou das dificuldades que o software impõe no dia a dia de trabalho?

5) Diversas planilhas rodando em paralelo

Outro ponto importante é analisar se você utiliza muitas planilhas de controle em paralelo ao uso do sistema. Isso se dá por uma necessidade não atendida pelo software ou porque você não o está utilizando como deveria?

6) Ausência de atualizações

Caso o fornecedor não implemente melhorias e atualizações com uma frequência aceitável e, principalmente, com features importantes para o hoteleiro, vale refletir se essa parceria está sendo benéfica para ambas as partes. O mercado evolui e as ferramentas precisam evoluir também.

7) Inconsistências no nível de serviço

Se os seus sistemas hoteleiros falham com alta frequência e, diante disso, o seu fornecedor não presta o devido atendimento se mantendo preocupado em resolver a situação, talvez seja hora de trocar o seu sistema de fato. Esse é um risco altíssimo.

8) Falta de suporte qualificado

Seja para problemas, dúvidas, reclamações ou sugestões, o suporte precisa ser ativo e eficiente. O hoteleiro deve sentir que pode contar com seus parceiros de sistemas a qualquer momento, indo além do fornecimento do software para o hotel.

9) Engessamento de uso (personalização)

Diante de um sistema que não permite alguns níveis de customização ou personalização, desconfie. O hoteleiro necessita visualizar seus relatórios de acordo com o que ele entende como importante, bem como gerir as permissões da sua equipe como desejar.

10) Necessidade de instalação

Sistemas instalados no computador e que dependam de um único hardware para funcionar tem chances consideráveis de causar problemas ao hoteleiro, sem contar o fato de que o impede de gerir seu negócio além das paredes do seu hotel. Os sistemas em nuvem são mais do que uma tendência, eles representam segurança e praticidade para o hoteleiro.

Será que é hora de mudar o seu sistema de gestão hoteleira?

Se você chegou até esse ponto da leitura terá condições de responder essa pergunta com propriedade.

Toda mudança gera um desconforto, mas pior do que isso é trabalhar com ferramentas que não atendem a sua necessidade ou as demandas do mercado. Isso significa perder competitividade.

Sendo assim, ao entender que você precisa trocar seu software hoteleiro de fato, enfrente essa necessidade e siga um passo de cada vez. Vá com calma e conte com a sua equipe para fazer uma transição tranquila.

Além disso, opte por sistemas simples e práticos de utilizar a exemplo do Hospedin. O PMS Hospedin é reconhecido por mais de 1700 hoteleiros pela sua praticidade de uso, facilitando o treinamento da equipe e aumentando a produtividade no dia a dia.

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Mas se por outro lado, você entender que o sistema hoteleiro que atualmente utiliza está adequado a sua necessidade, terá condições de acompanhar a sua evolução juntamente com o crescimento do seu meio de hospedagem.

Quando seus parceiros crescem junto com você, encontra-se um ápice perfeito.

Você também pode gostar de ler: 6 perguntas para fazer antes de contratar um software para hotel

Antes de ir embora comenta aqui embaixo: é hora de trocar o seu sistema de gestão hoteleira?

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