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Sistema para pousada: por que você precisa investir?

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Organização das reservas, eficiência dos processos internos, centralização das informações e uma gestão eficiente só se consegue por meio de um sistema para pousada.

Se você chegou até aqui é porque sabe disso, mas ainda pairam no ar, algumas dúvidas sobre quanto, como e quando investir nessa automatização que poderá tornar a sua pousada mais competitiva e modernizada.

A máxima de que “tempo é dinheiro” é perfeita para traduzir o mundo dos negócios, no qual quanto mais você aumentar a produtividade da equipe hoteleira, mais retorno financeiro sua pousada terá.

Sendo assim, substituir o manual pelo automatizado e concentrar em um só lugar as informações e o controle financeiro são ações necessárias para um negócio rentável. Portanto, é hora de descobrir as principais razões pelas quais vale a pena investir em um sistema para pousadas.

Continue com a leitura até o final e confira:

O que é um sistema para pousada?

É interessante começar por essa definição, pois a partir dela nos manteremos alinhados até o final sobre o conceito um sistema para pousada.

Ao pesquisar por esse termo, o pousadeiro nada mais quer do que um software que o auxilie na organização, cadastros, visão do mapa de reservas com disponibilidades e gestão das tarefas da equipe. Todos esses elementos, quando mal gerenciados podem acarretar em uma série de problemas na pousada, alguns até irreversíveis como a perda ou insatisfação de um hóspede.

Sim! Uma gestão desorganizada impacta diretamente no atendimento ao hóspede e na impressão negativa que ele pode ter do seu meio de hospedagem.

Neste contexto, o sistema para pousada é uma ferramenta, que pode ser on-line (em nuvem) ou não, que contem diversos processos hoteleiros para organizar o dia a dia do pousadeiro e da equipe. Por meio dele é possível cadastrar uma reserva com poucos cliques e manter um cadastro de hóspedes consistente e atualizado, evitando os problemas diários de um meio de hospedagem.

Mas não é só isso!

Por que é importante investir?

Você só deve investir em um sistema para pousada se quiser que a sua empresa cresça de forma sustentável e perene. Veja bem, de pouco adianta atrair muitos hóspedes e novas reservas se você não está pronto para gerenciar uma quantidade considerável de informações ou atender bem a todos os processos que envolvem a pré-reserva até o checkout.

Como se não bastasse esses motivos, investir em software para pousada também vai aumentar a produtividade do seu time, a segurança das informações e retirar a dependência que as pessoas podem ter do pousadeiro que é o proprietário.

Ou seja, com o sistema, as pessoas conseguem trabalhar com certa autonomia, sendo que o proprietário pode ter acesso a toda movimentação de qualquer lugar do mundo, caso a ferramenta utilizada seja em nuvem, como é o caso do Hospedin.

Você também pode gostar de ler: Sistema para hotelaria: gasto ou investimento?

5 benefícios de um sistema para pousada

Ok, você já sabe a importância de investir no sistema para pousada. Mas não satisfeitos e ainda preocupados com o seu entendimento nessa questão, nós separamos 5 benefícios que valem a sua atenção.

Confira:

1. Gestão da ocupação

Se você ainda controla a ocupação da sua pousada através de planilhas manuais, passível de erros e esquecimentos na hora de atualizar, saiba que é possível trabalhar com o sistema e administrar a ocupação, por período, tarifa e categoria de quarto de forma simples, e ainda ter plena visão em uma única tela, o Mapa de Reservas.

Mais do que isso, um sistema para pousada automatizado o ajuda evitar o temido overbooking com alertas de prazos para reconfirmar reservas com data para check-in próximas, além de auxiliar na gestão do café da manhã, limpeza e checkout.

2. Gestão financeira

Gerenciar os recursos financeiros da pousada é uma tarefa de grande responsabilidade e uma administração desorganizada pode comprometer seriamente a saúde financeira do negócio.

Talvez a sua estrutura não comporte um profissional exclusivamente para essa área e você acabe fazendo boa parte das rotinas financeiras diárias. Neste caso, adotar um sistema para pousada que contemple o serviço de contas a pagar e receber fará com que você ganhe tempo, organização e lucratividade.

Esse tipo de ferramenta ajuda a provisionar os pagamentos, bem como programar os recebimentos de acordo com as reservas. Além disso, também é interessante explorar a possibilidade de enxergar de forma clara os gráficos financeiros que embasam as decisões de investimentos e ajudam na elaboração de planos orçamentários.

Que tal aprender mais sobre o assunto com esse episódio super bacana do nosso podcast hoteleiro?

3. Administração dos serviços

Quando se trata de uma pousada, a informalidade deve ficar apenas por conta dos hóspedes, já que em sua maioria estão gozando de férias ou folgas.

Todas as outras questões que envolvem a prestação do serviço de hospitalidade, precisam ser controladas para minimizar prejuízos, reclamações ou insatisfações.

Todos os consumos e demandas durante a estada devem ser contabilizados e também apresentados a eles na hora da cobrança final, no checkout. E para não perder nenhum detalhe, sugerimos que todos os serviços extras e consumos sejam registrados de forma que, havendo troca de funcionários por qualquer motivo, a informação fique disponível para quem assumir o posto.

O sistema para pousada é perfeito nessa gestão.

4. Cadastro de hóspedes

Cada hóspede que passa pela pousada é um ativo importantíssimo que precisa ser cuidado com atenção e zelo.

Porém, isso é realmente válido quando você tem um um banco de dados com as informações dos seus hóspedes, incluindo itens sobre sua passagem pela pousada, recorrência em que ele o visita e suas preferências pessoais.

Com tudo isso, inúmeras ações podem ser tomadas, como parabenizar seu cliente na data do seu aniversário, oferecer um desconto para períodos de baixa temporada, surpreender o hóspede na próxima estadia para encantá-lo. A vantagem de ter um sistema para pousadas nesse caso, é a facilidade com que se pode extrair as informações através de filtros precisos, conforme estratégia a ser trabalhada, como nos exemplos acima.

Leia também: Cadastro de hóspedes como estratégia de marketing: um guia completo

5. Relatórios e indicadores

Uma administração eficiente se vale de indicadores e relatórios para analisar o passado, acompanhar o presente e projetar as metas futuras.

Se você ainda não tem um mecanismo para analisar dados importantes, como os melhores meses ou períodos de ocupação ou ainda um histórico de compras para que não falte nada no estabelecimento, considere a hipótese de investir em um sistema para pousadas. Será um facilitador na tomada de decisões.

Sem contar com o fato de que poderá acompanhar, em tempo real, os indicadores hoteleiros da sua empresa, por meio de um clique, como acontece no Hospedin.

Como um sistema para pousada pode melhorar a sua gestão (efetivamente)?

As vantagens, benefícios e prós que um sistema para pousada pode oferecer para o seu meio de hospedagem são diversos e atraentes.

A atualidade hoteleira exige que os pousadeiros estejam antenados e prontos para as melhorias tecnológicas e automatizações que atuam a favor do seu crescimento e do sucesso do seu negócio. O sistema para pousada é justamente esse elemento que diferencia os pousadeiros eficientes daqueles que ainda estão pensando em como se diferenciar.

Por meio do sistema, o pousadeiro terá controle do seu negócio na palma das mãos ou na tela do computador fazendo com que ele tenha mais tempo, organização, produtividade, satisfação do time e dos hóspedes, visão estratégica e consequentemente, um aumento nas reservas.

Uma pousada eficiente estará pronta para atrair, receber e fidelizar os hóspedes o tempo todo e a todo tempo.

Aprofunde os seus conhecimentos assistindo o vídeo abaixo no nosso canal do Youtube:

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Se você gostou deste artigo e quer uma ajuda para escolher o seu sistema para pousada, nós podemos ajudar!

O Hospedin é um sistema para pousadas e hotéis que oferece todas as soluções que citamos neste conteúdo, além de trazer mais agilidade e autonomia aos processos internos, tornando cada vez mais profissional o seu negócio, seja ele de pequeno ou médio porte.

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