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6 perguntas para se fazer antes de contratar um software para hotel

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Gerir um meio de hospedagem não é uma tarefa muito fácil não é mesmo? Encontrar um software para hotel que lhe auxilie na gestão, também requer determinados cuidados.

O setor hoteleiro tem se mostrado capaz de ser altamente lucrativo, já que essa indústria tem crescido muito nos últimos tempos. Mas é claro que, como todo setor, o sucesso vem através de uma gestão responsável e inovadora.

Além de conquistar o cliente – que está cada vez mais exigente -, você precisa se preocupar também com o controle e organização das informações do seu estabelecimento. Informações como cadastro de hóspedes, controle financeiro, entre diversos outros itens, que são fundamentais para a saúde do seu hotel.

A expansão tecnológica anda a passos largos, juntamente com a evolução dos meios de hospedagens. Diante a esse cenário surgiram inúmeros softwares, e decidir entre eles não é uma tarefa tão simples. Um bom software deve servir para controlar e automatizar vários processos na sua gestão, e assim reduzir de maneira significativa as falhas e tarefas ineficientes.

Não se trata apenas de capturar reservas ou acompanhar finanças. À medida que a tecnologia evolui e se expande, aumenta a necessidade de que o seu PMS (Sistema de Gestão de Propriedades) desempenhe um papel integral no gerenciamento das informações, como também na experiência do hóspede.

Mas diante a tantos sistemas disponíveis no mercado, o que você precisa saber antes de escolher o software para hotel ideal?

Para te ajudar, elaboramos 6 perguntinhas para se fazer antes de tomar essa decisão. E após a leitura você estará pronto para escolher a melhor opção de software para hotel, ou aquele que melhor atenda suas necessidades.

1. Quais funcionalidades estão inclusas no meu plano?

Essa é a premissa principal, saber o que o software para hotel lhe oferece. Quais os preços, o que será necessário pagar a parte, e quanto custa as funcionalidades extras. Ou seja analisar qual o custo benefício da ferramenta.

Muitos sistemas mostram preços super acessíveis, e depois da contratação é cheio de limitações e funcionalidades extras pagas a parte. Essa é uma dica muito importante, então vale ficar atento!

2. Como funciona os backups do sistema?

Você precisa saber se a responsabilidade do backup das informações é sua ou de seu PMS. Existem softwares para hotel onde é necessário que o estabelecimento faça diariamente o backup e o armazene. Como também existem PMS que fazem isso para o cliente.

Consideramos que a melhor opção é que o cliente não precise fazer o backup, deixando essa responsabilidade para quem realmente entende do assunto. Imagina se você se esquece de fazer backup, ou então se o seu computador tem um problema e você perde todas as informações. Isso não seria nada legal não é mesmo? Então escolher um sistema que faça isso por você é garantia que suas informações estarão protegidas.

3. Como funciona o suporte e os prazos para atendimento dos problemas.

Nenhum sistema está livre de problemas, e infelizmente por situações alheias eles podem acontecer. Então uma questão muito importante a saber é como seu software para hotel resolve esses problemas.

Quais os canais de comunicação para suporte, se atendem somente por e-mail, se possui um canal interno de comunicação, chat, whatsapp. É importante saber, para que na hora que você mais precise de auxílio não fique na mão.

Importante: Tenha certeza de que o seu software tem um plantão 24 horas para resolver quaisquer problemas técnicos que venham a acontecer.

4. Quais informações consigo obter com os relatórios do sistema?

Afinal de que adianta ter um sistema para alimentar e centralizar dados, se você não consegue extrair essas informações para utilizá-las em sua gestão?

Um bom software para hotel precisa ter relatórios de fluxo de caixa, relatórios de ocupação, vendas, consumo entre outras informações como gráficos e estatísticas. As informações precisam ser suficientes para que você possa fazer um revenue management adequado, ou então que você consiga planejar investimentos ou despesas baseados em seu fluxo de caixa.

Não é apenas de mapa de reservas que seu estabelecimento precisa, uma boa gestão vai muito além disso.

5. O quanto a equipe do software para hotel está engajada com seu sucesso?

Você está adquirindo um produto/serviço esperando obter um retorno, correto? Logo é preciso saber quais os tipos de benefícios você terá com a contratação de determinado software de hotel.

Ele é apenas um sistema para controlar informações? É oferecido algum outro tipo de benefício extra? Algum tipo de treinamento? Vou ter o auxílio necessário para atingir o sucesso esperado? Ou está contratando uma plataforma engessada, que está preocupada apenas em vender, sem saber se o sistema está realmente sendo útil para que os clientes atinjam os resultados prometidos.

O sistema ideal deve ter uma equipe que entende do que está fazendo. Que entende de hotelaria e administração. Ou seja, que entenda realmente do seu negócio, de forma que possam lhe orientar as melhores práticas para atingir o sucesso através da ferramenta.

Essa equipe precisa estar alinhada com as necessidades dos hoteleiros e fazer o possível para ajudá-los a evoluir e atingir o sucesso.

E por último e não menos importante:

6. Conheça o histórico da empresa que fornece o PMS. Eles são idôneos, entregam o que cumprem? Possuem muitas reclamações?

Veja como essa empresa se posiciona nas redes sociais. Se ela entende de fato do negócio, ou se realmente se preocupam com a qualidade do que estão oferecendo.

Análise se possuem muitas reclamações e como são avaliados pelos seus clientes. Busque referências de clientes que utilizam o sistema.

É importante analisar o histórico da empresa antes de tomar uma decisão de compra. Mesmo que eles estejam no mercado há anos, verifique sua base de clientes para determinar como eles são confiáveis.

Uma compreensão firme das respostas a essas perguntas colocará você em uma posição de compra muito melhor. Você será capaz de analisar realmente qual a melhor opção de software para você.

E então hoteleiro, ainda tem dúvidas sobre qual software para hotel deve contratar? Que tal conhecer a Hospedin e fazer um teste grátis? Temos diversas funcionalidades para ajudar no sucesso do seu negócio!

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Ah e não se esqueça de fazer as 6 perguntinhas antes de contratar, combinado?!

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