A gente sabe que um hotel tem várias rotinas no seu dia a dia, como por exemplo, recepção, governança, atendimento de bar, restaurante e por aí vai. Apesar da enorme quantidade de tarefas, neste artigo você vai descobrir que fazer o gerenciamento de hotel não precisa ser algo complicado e difícil.
Para que se possa gerenciar um hotel com maestria é preciso, antes de mais nada, conhecer as rotinas do mesmo. É preciso estudar e dominar as tarefas do dia a dia de um hotel a fim de encontrar as melhores formas de fazê-las.
Toda empresa é formada por um conjunto de processos que acontecem sucessivamente resultando na satisfação (ou não) do cliente.
A partir do momento que o hóspede faz contato com o hotel ele entra em um processo que poderá gerar como resultado a venda da reserva. Esse processo de venda é composto por uma sequência de atividades que precisam ser seguidas a risca para que o resultado seja sempre o mesmo e para que o hóspede se sinta bem atendido.
Assim se sucede com todos os processos do hotel. E quando se fala em gerenciamento de hotel, estamos falando em gerenciar os seus processos internos de forma eficiente e prática.
Para que isso aconteça com o mínimo de esforço possível é preciso contar com a ajuda de uma forte aliada: a tecnologia.
Foi por esse motivo que o PMS – Property Management Suite, chegou no mercado: para ajudar os hoteleiros no gerenciamento de hotel.
E daqui saem muitas vantagens. Veja só!
O PMS é um sistema para o gerenciamento de propriedades. Esse conceito se popularizou e nos dias de hoje existem diversos PMSs no mercado, porém todos têm a mesma essência: auxiliar no gerenciamento de hotel.
Aqui na Hospedin são mais de 1300 clientes Brasil a fora, e é comum encontrarmos hoteleiros que estão migrando do gerenciamento manual, com planilhas ou fichas de papel para o gerenciamento sistematizado com a ajuda de um software de gestão hoteleira, ou seja, de um PMS.
O que impulsiona essa mudança é o próprio hóspede que deseja um atendimento profissionalizado, rápido e eficiente.
O hoteleiro que resiste a adoção de uma tecnologia para o gerenciamento do hotel corre o risco de ficar para trás na preferência do hóspede.
Diante disto, é possível elencar algumas das vantagens que se tem com o gerenciamento de hotel. Observe:
Não há quem não goste de um atendimento ágil e assertivo. Se o seu processo para fechar uma reserva tem essas características você terá mais chances de vender do que se tiver um processo demorado e cheio de barreiras para o hóspede.
Depois da venda, vem todos os processos que garantirão uma estadia de sucesso para o hóspede. De pouco adianta ter um bom processo de vendas se o hoteleiro não conseguir gerenciar os processos de check in, check out, bar, restaurante, pós venda e etc. com a mesma perfeição.
Um bom gerenciamento de hotel implica em segurança das informações. Esse é um ponto sensível, pois estamos falando dos dados dos hóspedes, tanto os dados cadastrais como os dados de pagamento. Desta forma, é preciso assegurar que a maneira de gerenciar o seu hotel não está deixando essas informações vulneráveis.
É comum encontramos hoteleiros que não tem total clareza sobre os resultados financeiros do hotel ou sobre o preço da sua diária. Ao se ter um gerenciamento claro e organizado é possível obter análises financeiras para que se possa tomar decisões com maior segurança levando em consideração o crescimento sustentável do hotel.
Um outro desafio dos hoteleiros, hoje em dia, é encontrar um equilíbrio entre os seus canais de venda. A distribuição das UHs entre os canais de venda é pauta recorrente nas decisões hoteleiras. O gerenciamento dos processos de vendas do hotel e a clareza sobre as margens de lucros de cada canal é o primeiro passo para aumentar a ocupação sem perder lucratividade.
Leia mais: Estratégia de Canais de Venda: 7 dicas para escolher os melhores para sua hospedagem.
Antes de qualquer coisa, é preciso saber que existem duas formas de fazer o gerenciamento de hotel. São elas: manualizada e sistematizada.
É comum que os hoteleiros iniciem suas atividades de forma manualizada, sendo que pequenos hotéis ou pousadas demandam poucos registros e acompanhamento.
Contudo, à medida que o negócio cresce se faz necessário adotar algum tipo de sistematização para se possa ser mais ágil no atendimento ao hóspede e no fechamento da reservas, principalmente.
O primeiro passo, normalmente, é a adoção de planilhas de Excel que acabam “quebrando um galho” no primeiro momento. Mas, o que acontece é que as planilhas de Excel são pouco confiáveis e podem induzir ao erro com mais facilidade. Afinal, elas não foram feitas para atender um processo hoteleiro do início ao fim.
Portanto, no segundo momento o hoteleiro acaba por adotar um PMS, ou seja, um sistema de gestão hoteleira para facilitar o seu gerenciamento de hotel.
Neste artigo vamos utilizar o próprio Hospedin para exemplificar como um sistema de gestão de hoteleira pode ajudá-lo no gerenciamento do seu hotel.
Para facilitar o entendimento, nós dividimos o hotel em 6 grandes áreas.
Vamos a elas:
Gerenciar as reservas é premissa básica de todo e qualquer PMS. A partir disso, o hoteleiro poderá combinar regras para cancelamentos, tarifários, descontos e etc.
No Hospedin é possível cadastrar uma reserva com apenas 4 cliques e isso pode ser feito de diversas formas, dando ao hoteleiro e a sua equipe a possibilidade de escolher aquela que melhor se encaixe na sua rotina.
Uma vez reservado, o Hospedin lhe dará a possibilidade de hospedar (no dia do check in) com apenas 1 clique.
Durante a estadia todo o consumo de produtos e serviços poderá ser lançado na reserva ao longo do tempo, assim como os pagamentos já realizados pelo hóspede.
Após o fechamento da reserva (check out) o quarto irá automaticamente para Limpeza, conforme a configuração da conta no Hospedin, fazendo com que a equipe de Governança saiba exatamente quais quartos necessitam de atenção para que sejam disponibilizados novamente.
Com o Hospedin é possível fazer um gerenciamento completo das finanças do hotel, isso porque o sistema dispõe de um módulo desenvolvido exclusivamente para tal fim.
Através do módulo financeiro é possível visualizar as principais fontes de receitas e despesas com base nas categorias financeiras, o que facilita a análise financeira do resultado do mês.
Os relatórios e gráficos financeiros podem ser visualizados e impressos em tempo real.
Leia mais: Como o Hospedin auxilia na Gestão Financeira do seu hotel.
A gestão da equipe é uma preocupação genuína dos hoteleiros, considerando que o sistema guarda informações sensíveis e estratégias sobre o hotel. Foi pensando na segurança do hoteleiro e do próprio colaborador, que nós desenvolvemos uma estrutura de permissões de acesso totalmente customizável.
O hoteleiro poderá escolher entre encaixar o colaborador na estrutura de permissão padrão, que já vem com o Hospedin, ou fazer sua própria configuração de permissão para cada colaborador.
Além disso, o hoteleiro terá acesso ao Menu Atividades em que é possível visualizar as movimentações realizadas por cada colaborador em tempo real.
Não bastasse todas as funcionalidades que permitem um gerenciamento de hotel eficiente e cuidadoso, o Hospedin oferece uma tela com todos os indicadores hoteleiros considerados importantes para a gestão do negócio.
A qualquer momento o hoteleiro poderá ter acesso a essas informações para verificar como está a performance do hotel ao longo de um período.
E o melhor de tudo! Acesso de qualquer lugar do mundo, pois o Hospedin é totalmente online e seguro.
Diz aí, se você não ficou com vontade de ver o Hospedin funcionando no seu hotel
Não importa se você está a anos no ramo de hotelaria ou se começou a pouco, eu quero comemorar com você! Quero comemorar a sua preocupação em gerenciar bem o seu hotel ou pousada.
Procurar conhecimento, estar aberto para testar novidades, sair da zona de conforto e aprender algo novo é o primeiro passo rumo ao sucesso.
E nem todos os hoteleiros estão dispostos ou preparados para isso. Se você chegou até aqui, é um ótimo sinal.
Porém, só quem tenta fazer o mesmo processo de forma diferente poderá colher resultados diferentes. E poderá surpreender o hóspede com um atendimento primoroso com “gostinho de quero mais”.
Sendo assim, independente da forma como você deseja fazer o gerenciamento do seu hotel, seja ela manual ou sistematizada, eu quero lhe dizer: conta com a gente!
Nós, aqui da Hospedin, trabalhamos lhe ajudar a fazer um gerenciamento pra ninguém vai botar defeito.
O que acha de começar testando o Hospedin por 10 dias gratuitos? Tem uma equipe inteirinha esperando por você. Vem com a gente!
Para garantir uma experiência impecável e organizada, os meios de hospedagem precisam lidar com um…
Com o mercado hoteleiro cada vez mais dominado pelas OTAs, os meios de hospedagem têm…
Pode parecer fácil, porém encantar clientes requer habilidade. É preciso proporcionar uma experiência ímpar, a…
Há um tempo, ter presença no digital deixou de ser apenas um complemento para o…
Quem trabalha no setor hoteleiro sabe que um dos grandes desafios enfrentados nessa área é…
Você sabia que a imagem do seu meio de hospedagem, seja nas mídias on-line ou…