Inventário de estoque: porque você deve fazer no seu hotel

Ao administrar qualquer tipo de estabelecimento, os gestores estão cientes que devem implementar diversos procedimentos para manter a estrutura do negócio organizada. Na hotelaria não é diferente, e um dos processos que precisa fazer parte da rotina administrativa é o inventário de estoque.

Você sabe exatamente quais produtos estão disponíveis no seu estoque? E a quantidade de cada um? Acompanhar essas informações é fundamental para a saúde da sua gestão hoteleira, e assim oferecer serviços de qualidade e proporcionar uma boa experiência para seus hóspedes.

Se você ainda não está familiarizado com a importância do inventário de estoque na hotelaria, continue a leitura e confira diversas dicas para colocar esta atividade em prática hoje mesmo em seu estabelecimento.

O que é inventário de estoque

É um processo no qual os produtos disponíveis no seu hotel são identificados, classificados e contados. Através dessa atividade, os gestores podem conferir quais itens podem ser ofertados, o que está parado, obsoleto ou até mesmo danificado.

Realizar o inventário de estoque também ajuda a confirmar se as informações estão de acordo com o sistema de controle e com os registros de entrada e saída de produtos. Ele pode ser dividido de duas formas:

Rotativo: neste formato, a contagem do estoque é feita com uma frequência pré-definida – mensal, quinzenal, semanal, ou até diária, por exemplo. Esse processo é muito aplicado em estabelecimentos que possuem grande giro de produtos.

Periódico: a contagem dos produtos é realizada no final de um período determinado pelo estabelecimento. Entre os objetivos desse modelo estão a atualização de informações do sistema de estoque, a correção de eventuais falhas humanas e a elaboração de demonstrativos financeiros detalhados.

Quando o hotel deve fazer o inventário de estoque

É recomendável realizar esse processo quando o estabelecimento apresentar dificuldades ao controlar saídas e entradas de produtos no almoxarifado. Com isso, será possível organizar os materiais que possui e entender o que precisa ser descartado e comercializado.

Por que fazer o inventário de estoque

Além de otimizar a experiência dos clientes oferecendo com mais rapidez itens que eles demandam, evita situações constrangedoras de não poder atendê-los por falta de produtos.

Além disso, um estoque bem estruturado evita desperdícios, reduz perdas e minimiza custos, uma vez que já se sabe a quantidade exata de cada material. Com isso, compras desnecessárias não acontecem e os pedidos são feitos conforme a demanda dos itens.

Outro ponto que merece destaque é que situações indesejadas com a Receita Federal ou outro órgão de fiscalização podem ocorrer caso o inventário do seu hotel esteja desorganizado. O estabelecimento pode ser autuado por inconsistência nos dados entre os itens que foram declarados, comercializados e os que realmente se encontram no local.

Vantagens de realizar o inventário de estoque

Realizar o acompanhamento constante dos itens em estoque também ajuda a entender o comportamento de consumo de produtos no seu hotel.

Quais materiais são mais utilizados e necessitam de reposição frequente? Quais os itens menos usados? Uma das vantagens do inventário de estoque é poder separar também produtos que são vendidos para os hóspedes – como alimentos, bebidas e itens de higiene pessoal -, os itens que são usados na cozinha para preparar o café-da-manhã, almoços e outras refeições – também ingredientes relacionados a Alimentos e Bebidas – e aqueles que são oferecidos aos clientes diretamente no quarto – como sabonetes, toalhas, travesseiros, etc.

Com essa divisão é possível fazer um comparativo das quantidades que saíram do estoque, cruzando com os dados dos hóspedes em determinado período e com isso, saber exatamente os custos de cada item. Será que hoje você sabe quanto um sabonete custa por cliente, por exemplo?

Ou seja, o inventário de estoque permite que você estude fatores de consumo e faz com que o seu estabelecimento esteja preparado para grandes demandas – como nas altas temporadas e feriados – e ajuda a reduzir a aquisição de itens em épocas de baixa procura.

Principais etapas para fazer um inventário de estoque:

1. O primeiro passo é escolher qual o tipo de inventário será implementado no hotel: rotativo ou periódico. Considere a dinâmica do seu estabelecimento e cumpra a frequência determinada pelo modelo escolhido;

2. É hora de escolher qual dia será feita a contagem dos itens e comunicar a equipe que o trabalho será realizado. Dê preferência a uma data menos movimentada no hotel e destaque que durante a contagem nenhuma movimentação pode ser feita para garantir o sucesso dos resultados;

3. Defina uma pessoa responsável e preparada para executar o trabalho da maneira mais adequada;

4. Crie um cronograma com todas as ações que devem ser executadas;

5. Separe os produtos e materiais por categorias. Além de otimizar o trabalho, garante uma contagem mais eficiente. Além disso, ter prateleiras e armários disponíveis ajuda a manter a organização desses itens, o que facilita ser encontrado rapidamente quando solicitado;

6. Especifique com detalhes cada item separando também por categorias, como, produtos de limpeza, materiais de escritório, roupas de cama, etc. Além disso, insira as características de cada item como cor, peso, volume, tamanho, etc. Caso for viável para o seu estabelecimento, inserir códigos de barras pode ser uma boa opção, já que otimiza a busca por produtos dentro do sistema;

7. Hora da contagem! Conte cada um dos itens e some as unidades. A orientação é fazer uma recontagem para confirmar a veracidade dos números;

8. Conte com a ajuda da tecnologia para manter a organização do inventário. A utilização de um software de gestão é fundamental nesse processo. Com ele, é possível lançar os produtos que chegam e dar baixa nos vendidos com mais segurança, garantindo que as informações sobre o estoque estejam sempre atualizadas.

Manter um inventário de estoque organizado pode parecer uma tarefa complicada no início. Mas implementar essa prática no seu hotel poderá levantar dados que antes eram desconhecidos, e consequentemente diminuir os desperdícios, aumentar o lucro, potencializar os resultados e nortear suas estratégias com base em números reais.