Como administrar um hotel de pequeno porte: passo a passo para iniciantes

Engana-se quem acredita que é só abrir as portas e qualquer estabelecimento se torna um sucesso absoluto do dia para a noite!

Assim como grande parte das empresas, administrar um hotel de pequeno porte exige dedicação e atenção em uma série de detalhes. 

O trabalho vai muito além de um espaço agradável e um farto café da manhã.

Para entregar uma boa experiência aos clientes e satisfazê-los, é fundamental fazer a gestão adequada de um hotel, entender seus processos e suas particularidades.

Pensando nisso, separamos alguns passos bem importantes sobre os principais pontos que um hoteleiro iniciante deve se atentar para administrar um hotel de pequeno porte. Confira! 

Como administrar um hotel de pequeno porte em 8 passos:

Passo 1: Elabore um plano de negócios

Este é um documento importantíssimo para quem deseja empreender. 

O plano de negócios descreve detalhadamente os objetivos da empresa e quais ações devem ser tomadas para alcançá-los. 

Neste planejamento, deve constar as estratégias, análises de mercado, a descrição dos serviços que serão oferecidos, dados sobre o público-alvo e a projeção de ganhos e custos. 

Além de outras informações que vão demonstrar se o seu negócio é ou não viável.

Com o plano definido, um hoteleiro iniciante pode antecipar-se aos possíveis erros, além de conhecer os pontos fortes e fracos do negócio. 

Com isso, terá mais conhecimento e segurança para administrar um hotel de pequeno porte.

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Passo 2: Leve o controle financeiro a sério

Saber onde estão concentrados os maiores gastos, entender quais áreas demandam mais investimento, cuidar do fluxo de caixa e economizar para ter reservas emergenciais são essenciais para a saúde financeira do hotel.

Por isso, ter esses números analisados constantemente e equilibrar as finanças faz com que a empresa cresça de forma sustentável. 

Aqui vale destacar também um ponto bem importante: jamais se deve misturar as finanças pessoais com as do negócio. 

Estabeleça um pró-labore fixo e passe o mês com essa remuneração. 

Pegar dinheiro do caixa para cobrir despesas que não são do negócio ou vice-versa é uma prática perigosa que pode pôr em risco o andamento da empresa.

Leia também: Tudo sobre gestão financeira na hotelaria

Passo 3: Fique de olho nos seus concorrentes

Mesmo que o seu hotel seja pequeno, é fundamental saber com quem você está competindo.

Por isso, fique de olho no que os seus concorrentes estão fazendo e o que estão oferecendo.

Monitorá-los de perto é importante para ter um panorama do que está sendo praticado no mercado e consequentemente, ajuda a definir estratégias para conquistar espaço e novos hóspedes.

Passo 4: Divulgue o hotel

Quem não é visto, não é lembrado – e isso também se aplica às empresas. Ter uma forte presença digital é essencial para se conectar com clientes e futuros hóspedes.

Faz parte da administração de um hotel de pequeno porte o planejamento da marca na internet: um site bem construído, com as principais informações disponíveis, perfis com conteúdo relevante em redes sociais como Instagram, Facebook e Youtube, sistema de reservas online, cadastro nas principais agências de viagem (OTAs), além de perfil no TripAdvisor.

Mais importante do que estar nesses canais é atualizá-los com frequência. 

Interagir com o público, responder suas perguntas e claro, compartilhar apenas informações verdadeiras sobre o hotel.

Passo 5: Parcerias com empresas locais

Estabelecer relações comerciais é essencial quando se administra um hotel de pequeno porte – e existem diversas formas de fazer isso acontecer. 

Uma delas é apoiando eventos, promovendo uma agenda com atrações em datas específicas, oferecendo cupons de desconto, montando pacotes exclusivos nos fins de semana e por aí vai.

Converse com outros empresários da cidade e/ou região e proponha parcerias que podem trazer resultados para os dois lados. 

Assim, além de novos parceiros, o fluxo de pessoas frequentando o hotel pode ser ainda mais constante.

Passo 6: Contrate uma boa equipe 

É fato que ninguém consegue fazer tudo sozinho, especialmente quando estamos falando de administrar uma empresa. 

Contar com pessoas confiáveis, qualificadas e aptas para trabalhar em equipe vale para o sucesso de qualquer negócio – até de um hotel de pequeno porte.

Mesmo que seja uma equipe enxuta, é importante analisar as áreas e as atividades que cada um irá desenvolver, recrutando pessoas que tenham o perfil mais adequado para desempenhar as novas funções. 

Além disso, apostar em treinamentos – caso alguém não tenha a formação necessária – pode ser uma boa alternativa para que se desenvolva e cresça dentro do hotel. 

Passo 7: Atente-se aos feedbacks gerais

Seja dos hóspedes ou da equipe, ambos podem fornecer informações que ajudam a melhorar a operação.

Mostre-se aberto a ouvir o que eles têm a dizer.

Deixe caixinhas na recepção, envie pesquisas de satisfação após o término da estadia e mantenha um cronograma de reuniões periódicas com a equipe para saber o que pode ser ajustado dentro do hotel.

Passo 8: Use a tecnologia a seu favor

Utilizar soluções digitais pode tornar a administração de um hotel de pequeno porte muito menos burocrática. 

Ao apostar em softwares adequados, além de centralizar informações e torná-las acessíveis de qualquer lugar, deixam os processos mais ágeis e otimizados, com menos chances de erros.

Por exemplo: ter um cadastro online de clientes, disponibilizar aos hóspedes um concierge eletrônico, oferecer uma ferramenta de reservas online entre outras possibilidades tornam o trabalho mais eficaz e garantem mais rapidez ao atendimento ao público.

Administrar um hotel de pequeno porte não é uma tarefa simples, mas pode tornar-se muito menos burocrática quando você passa a analisar os detalhes listados acima com mais cautela.

Para você que está iniciando nesta empreitada, bom trabalho! Conte com o nosso suporte para deixar a sua gestão mais organizada e simplificada.

Aproveite para contar aqui nos comentários quais desafios tem enfrentado na sua jornada hoteleira e como tem buscado superá-los.

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