O reconhecimento do que são despesas e do que são custos na hotelaria impacta diretamente na gestão do negócio e também na receita da hospedagem.
Uma das maiores preocupações dos gestores é saber se a empresa está dando lucro e, por isso, o controle dos gastos é tão importante. Além disso, ter na ponta do lápis esses dados auxilia na redução de custos, o que gera uma boa economia para o hotel.
Nesse artigo, queremos te mostrar a diferença entre custos e despesas na hotelaria para que você consiga gerenciá-los de forma efetiva. Além de listar alguns exemplos para você compor a sua gestão.
Vamos lá!?
Na parte contábil, quando se fala em saída de dinheiro existem três expressões que podem ser usadas: o gasto, o custo e a despesa.
Segundo Machado (2016), o gasto é toda saída de dinheiro para adquirir qualquer produto ou serviço, sem pensar em retornos financeiros. Os custos são todos aqueles gastos relacionado ao custo de produção do produto ou serviço. Já as despesas são todos os gastos referentes a administração da empresa e o comercial, que apesar de serem áreas importantes, não contribuem para geração de novos produtos, portanto, são ditas como despesas.
Tendo esse conceito retirado da Revista Observatório de La Economía Latinoamericana do mês de outubro de 2019, pode-se entender um pouco mais sobre a saída de valores do hotel.
De uma maneira simples, o custo é o gasto utilizado na produção de outros bens ou serviços e que visa a obtenção de lucro. Por outro lado, a despesa é o bem ou serviço consumido direta ou indiretamente que não gera produtos e serviços, mas podem estar ligadas à obtenção de receitas.
Sendo assim, uma forma fácil de visualizar esses dois conceitos na prática é no momento em que o produto/serviço está pronto para ser comercializado: os gastos para fazer o produto/serviço são os custos e os gastos para a prestação desses serviços e obtenção de receitas são as despesas.
Para deixar um pouco mais claro, segue o exemplo de uma planilha de custos e despesas:
Vale lembrar que a boa administração da planilha de gastos do hotel é que vai ajudar na tomada de decisão. Isso porque, existem uma infinidade de custos e despesas para serem detalhadas e é de responsabilidade do hoteleiro classificar estes gastos adequadamente.
De um modo geral, existem três grandes áreas a serem consideradas no controle de gastos de um hotel:
A contabilidade, que é parte da administração do hotel, é a responsável por gerir os custos. Estes, se dividem em quatro categorias: custos diretos, custos indiretos, custos fixos e custos variáveis.
Vamos falar um pouco mais sobre os custos fixos e os custos variáveis, pois essa classificação influencia em outros indicadores importantes como margem de lucro e o ponto de equilíbrio por exemplo.
Os custos fixos são os custos sempre presentes a cada mês, independentemente de alterações no volume de produtos ou serviços. Já os custos variáveis variam de acordo com o volume de produtos ou serviços fornecidos, isso pode se ligar diretamente à sazonalidade, por exemplo.
Assim, alguns exemplos de custos fixos são: aluguel, seguros, impostos, TV a cabo, internet, folha de pagamento, tributos, dentre outros que são companheiros mensais dos hoteleiros.
E dentre os custos variáveis que são aqueles que mudam de acordo com a demanda do hotel, temos por exemplo: pagamento de mão-de-obra extra, água e luz, despesas com publicidade e distribuição, itens de higiene pessoal e produtos de limpeza.
Todos os negócios possuem um departamento de finanças, seja ele físico com vários funcionários, ou dentro do mesmo espaço da administração e gerido pela mesma pessoa, talvez o proprietário. O importante é que seja feito com muito cuidado.
Neste sentido, no setor hoteleiro existem gastos que estão presentes em todos os estabelecimentos, pois são inerentes à operação:
Esses gastos são essenciais para que o estabelecimento funcione e devem receber atenção do hoteleiro no sentido de mantê-los sempre em dia para que o hotel esteja adequado e para o bem-estar do seu hóspede.
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Uma vez que se tem o controle de gastos em planilhas ou em um sistema de software, como o Hospedin, deve-se fazer bom uso dos indicadores. Isso vai trazer mais ganho para o hotel financeiramente e até tranquilidade para o hoteleiro.
Assim, alguns gastos podem ser reduzidos por meio desse conhecimento, ao se criarem estratégias de economia, mas sem nunca diminuir a qualidade dos serviços prestados.
Veja algumas ideias:
Investir no treinamento das pessoas que constituem o quadro de funcionários fará com que as funções sejam desempenhadas com mais qualidade e motivação. Além disso, também valoriza o funcionário e ajuda a diminuir a rotatividade do setor.
Com a padronização das atividades existirão critérios para a realização delas e, com isso, menos desperdício e mais otimização de tempo. Cada funcionário que iniciar no seu hotel terá uma cartilha para seguir e isso facilita a sua gestão também.
Os gastos com energia elétrica podem ser minimizados com a implementação de iluminação de led, sensores de presença, investimento em ares-condicionados mais modernos e, para aqueles que podem fazer o investimento, as placas fotovoltaicas.
Adotar o hábito de revisar os custos periodicamente permite que o hoteleiro tenha dados históricos, e com isso, consiga realizar as melhorias necessárias. Ou seja, com a “fotografia” dos gastos, é possível agir diretamente sobre onde o dinheiro está escapando.
Esse foco nunca pode ser perdido, pois essa é a razão de existir de um hotel: a hospedagem do cliente. Por isso, investir em práticas que os fidelizem como descontos na segunda hospedagem, cupom por indicação, dentre outras, fazem com que as reservas apareçam.
Sendo assim, vale ressaltar a importância de um bom planejamento para controlar os custos, as despesas e, com isso, melhorar o rendimento do seu hotel. Então, sempre alimente o seu sistema de gestão ou a planilha de gastos com as informações corretas. Com isso, você terá mais chances de tomar as melhores decisões referentes à saúde financeira do hotel.
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