Todas as pessoas que têm um negócio precisam fazer a contabilidade dele, isso é um fato. Administrar um hotel não poderia ser diferente, pois se exige que o proprietário esteja inteirado de todas as informações econômicas e financeiras, de modo que fique tudo às claras para as tomadas de decisão.
Neste artigo abordaremos os pontos fundamentais relacionados à contabilidade na hotelaria. Nele você encontrará as principais responsabilidades e rotinas contábeis do hoteleiro para que faça bonito com suas finanças gerando um bom resultado e possa consultar sempre que precisar.
Vamos lá?
A contabilidade tem como objetivo munir o proprietário de informações pertinentes do cenário real do hotel. Nesse sentido, a contabilidade hoteleira demonstra como o hotel caminha financeiramente e, por isso, é tão importante, pois trabalha com a viabilidade da empresa.
Vale lembrar que as questões tributárias são bem complexas, por isso, o mais indicado é que se tenha um profissional da área para organizar a contabilidade. No entanto, o hoteleiro precisa ter conhecimento sobre o tema para tomar decisões mais acertadas e, em alguns casos, ele próprio ter condições de resolver alguma questão relacionada ao assunto.
Com a contabilidade hoteleira bem cuidada, haverá redução de impostos, custos e as questões fiscais, contábeis e trabalhistas estarão em dia. Isso tira a dor de cabeça de muitos hoteleiros, então vale a pena investir também para manter sua empresa em dia com o governo.
Essa etapa é uma das primeiras e mais importantes na hotelaria, a escolha do regime tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Cada um deles tem suas peculiaridades e está diretamente ligado ao tamanho da operação.
Nesse regime as alíquotas são menores, as quais incidem sobre as receitas de prestação de serviços e sobre o comércio de alimentos e bebidas. Para os serviços a taxa é de 6% e para as receitas de comércio, 4%. Essa é uma ótima opção para menor pagamento de impostos para aquele hotel ou pousada que ainda não tem um grande faturamento.
As alíquotas crescem conforme a receita do hotel aumenta. Os números mencionados anteriormente, são para um faturamento mensal de microempresa de até 72 mil reais.
Existem critérios para se escolher o Lucro presumido ou o Lucro Real, pois aqui existe uma situação mais particular e, para se ver a vantagem, é preciso estudar os dois regimes.
No Lucro Presumido a tributação ocorre sobre a estimativa de faturamento. As alíquotas variam entre 13,33% até 16,33% dependendo da cidade onde se localiza o hotel. Além disso, o ICMS também incide sobre o faturamento.
Neste regime, as contas são feitas sobre o que se pode ver de fato. São calculadas todas as receitas, custos e despesas do negócio para apurar o lucro ou prejuízo para, só depois, apurar os impostos. Esta modalidade exige bastante organização por parte do hotel.
Além disso, também pode ser mais oneroso, uma vez que para um hotel lucrativo pode haver perdas em comparação ao Lucro Presumido que trabalha com projeção.
Por isso, converse com seu contador para escolher a melhor opção para o seu estabelecimento.
Leia também: Como os relatórios gerenciais hoteleiros facilitam a tomada de decisão?
Para organizar os documentos da contabilidade é preciso ter bastante atenção, seja para enviar ao contador ou, dependendo do porte do negócio, para que o próprio setor financeiro do hotel o faça. A complexidade contábil que envolve o setor hoteleiro já pede esse comportamento e, também, as particularidades do hotel.
Para que a contabilidade do hotel funcione, é preciso ter um plano de contas bem claro. Cada setor do hotel deve estar estampado nele, como a hospedagem, os serviços de lavanderia, o consumo do restaurante e do bar, dentre outros como lazer, turismo e aluguel de equipamentos.
Os serviços que estejam diretamente ligados à hospedagem, como refeições e serviços de lavanderia, por exemplo, devem ser contabilizados no custo de diária. Assim, o plano de contas é elaborado de forma a discriminar as contas por departamento do hotel.
É importante que o hoteleiro esteja a par de tudo sobre a contabilidade do seu estabelecimento. A rotina envolve registrar todas as receitas e as despesas, bem como os custos que envolvem a operação do hotel. Além disso, existem as responsabilidades do profissional contábil que vai ajudar o hoteleiro.
Orçamentos são previsões que servem para nortear as decisões do hoteleiro e são muito úteis para o sucesso do hotel. Mas, não esqueça, este planejamento precisa ser baseado no histórico de receitas e despesas do próprio estabelecimento. Por isso, a importância de se ter tudo na ponta do lápis, inclusive os dados de baixa temporada.
O controle de custos pode ser realizado utilizando uma planilha ou por meio de um software hoteleiro. Passar as informações precisas e detalhadas de todos os custos do hotel, mesmo em tempos de muito movimento, permitirá que o contador gere os relatórios certos para você trabalhar.
O desafio dos encargos precisa ser vencido com um bom planejamento tributário. A escolha do regime e o pagamento correto dos tributos em dia são fundamentais. No entanto, o trabalho para baixar os tributos também deve ser buscado pelo hoteleiro junto ao seu contador.
Por que o seu hotel precisa ter uma contabilidade confiável e eficiente? Primeiramente, porque saber exatamente os rendimentos do estabelecimento de hospedagem permite com que você possa aproveitar melhor seu lucro.
Desta forma, é possível viabilizar algumas mudanças necessárias, como aprimoramento de algum serviço que não está dando retorno ou mesmo novos investimentos em produtos para os hóspedes.
Ter essa visão só é possível se o hoteleiro investir no controle da contabilidade hoteleira, com alimentação dos dados e conhecimento de tributos, sem nunca deixar de lado a averiguação dos custos e receitas, claro.
Aqui seguem boas dicas para fazer melhor a contabilidade:
Ter um planejamento claro e objetivo com os pontos onde você deseja chegar e com um passo a passo bem detalhado no curto e no longo prazo é fundamental. O planejamento mantém você no foco das prioridades e no objetivo e, desse jeito, você se organiza para cumprir todas as demandas do negócio.
Ao fazer o registro de cada serviço do hotel e contabilizar o retorno financeiro de cada um, o hoteleiro tem clareza de onde precisa fazer investimentos e de qual serviço está dando mais lucro ou até prejuízo.
Com a contabilidade em dia é possível verificar os pontos em que há potencial de redução de gastos. O setor de alimentos e bebidas por exemplo, ao fazer o gerenciamento adequado dos itens é possível, muitas vezes, fazer economia eliminando o desperdício. Neste caso, apenas lembre-se que não pode deixar cair a qualidade, pois o café da manhã do hotel é uma alegria na experiência do cliente.
O princípio dessa gestão é saber que o capital que entra não é a renda do hotel. Quando se faz essa confusão, o hoteleiro pode sair utilizando o dinheiro sem levar em conta os custos e, com isso, pode acabar tendo prejuízos. Por isso, registre todas as entradas e saídas para gerir bem o seu negócio.
Com um software de gestão hoteleira fica mais fácil fazer o controle de tantas frentes que o hotel oferece. Além de ver todas as métricas necessárias para gerenciar os possíveis problemas e acompanhar a batida das metas estabelecidas.
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Diante do que foi visto, é extremamente importante fazer a contabilidade hoteleira à risca, pois é dessa forma que a administração do hotel se vê competente para maximizar as receitas e reduzir os custos, gerando lucro para a entidade.
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