Como atender e hospedar pequenos grupos no seu hotel

Viagens em pequenos grupos é mais comum do que se imagina! Tomando como base a política da maiorias das cias aéreas, 10 pessoas viajando juntas podem ser consideradas um grupo. E na hotelaria, atender esse mercado não é uma exclusividade de grandes hospedagens.

Pousadas e pequenos hotéis que tenham a partir de 5 apartamentos, recepção 24 horas, e serviço de quarto diário, podem hospedar pequenos grupos, e atualmente estão sendo procurados por pessoas e empresas que buscam por uma experiência mais exclusiva.

Se interessou pelo assunto? Leia abaixo mais informações e veja como aumentar a taxa de ocupação de seu hotel com a hospedagem de grupos!

Tipos de grupos

Pequenos meios de hospedagem podem atender 2 tipos de grupos:

• Grupos a lazer: são formados por família ou amigos, que tem como objetivo o lazer e o descanso. Alguns grupos também podem ser formados por adesão, o que significa que pessoas que geralmente não se conhecem se unem para realizar uma viagem, onde compartilham os serviços.
• Grupos de incentivo: são formados por pessoas que foram presentadas por suas empresas com uma viagem, como uma forma de reconhecimento ou motivação.

Cotação de grupos

Geralmente apenas uma pessoa entrará em contato para cotar e reservar todos os apartamentos do grupo, para depois repassar para os demais interessados. Agentes de viagens ou operadoras também podem intermediar a cotação e a solicitação de reserva.

Para evitar falhas na comunicação, recomenda-se que as cotações de grupos sejam padronizadas, e possuam o máximo de informações: horário de check-in e check-out, serviços incluídos e serviços pagos à parte, condições de pagamento e cancelamento, descrição dos apartamentos e áreas de lazer.

Políticas de pagamento e cancelamento

Hospedar pequenos grupos demanda políticas de pagamento e cancelamento mais flexíveis, pois antes da confirmação do grupo e realização de qualquer pagamento, é necessário que todas as pessoas estejam de acordo com os valores cotados e condições informadas.

Na solicitação de cotação é recomendado fazer um bloqueio dos apartamentos e informar um prazo para o pagamento de uma sinalização, com a finalidade de garantir a reserva. Já o prazo de pagamento total deve ser mais próximo da data de check-in, principalmente na baixa temporada.

A política de cancelamento precisa ser flexível, pois grupos geralmente fecham a viagem com meses de antecedência, e podem ignorar hotéis que trabalhem com multas muito agressivas.

Dicas: Crie um contrato específico, onde conste todos os prazos fechados para o grupo. O documento deve ser assinado pelo líder do grupo, pelo operador de turismo ou pelo agente de viagens. E após a confirmação do grupo, solicite o rooming list para organizar a distribuição dos quartos e agilizar o check-in.

Tarifas e condições especiais

Operadoras de turismo e agentes de viagens normalmente solicitarão tarifas especiais e/ou condições especiais para ganharem a venda de grupos. Você pode oferecer uma tarifa mais baixa para uma determinada quantidade de hóspedes ou até mesmo 1 apartamento free para o líder ou guia do grupo.

E se na alta temporada é complicado oferecer condições especiais devido a taxa de ocupação, você pode oferecer as vantagens citadas se a solicitação de grupo for para a baixa temporada, o que pode ser mais uma forma de melhorar as vendas nesse período.

Pacotes de serviços

Alguns hotéis costumam oferecer um pacote de serviços para grupos incluído na tarifa ou com custo à parte (fica à critério de cada meio de hospedagem). O pacote geralmente é composto por alguns ou todos os serviços a seguir:

• Maleteiro: 1 ou 2 malas por pessoa;
• Check-in privativo: atendimento separado dos demais hóspedes;
• Bebida de boas-vindas e brindes no apartamento (chocolates ou frutas, por exemplo);
• Early check-in ou late check-out (se houver disponibilidade);
• Descontos em outros serviços (room service, restaurante do hotel e spa).

O que achou do nosso artigo sobre hospedar pequenos grupos no seu hotel? Ficou animado com mais essa oportunidade de aumentar a taxa de ocupação? Comente abaixo!