Como um software PMS contribui para a organização das reservas

Para atrair mais clientes, as hospedagens lançam mão de várias praticidades, como oferecer translado do aeroporto ao hotel, dar dicas de pacotes turísticos na recepção, possuir atendentes bilíngues, e é claro, realizar reservas através de sites, e-mails, telefones ou pessoalmente.

Quando a pessoa chega ao hotel, para que ela tenha uma boa impressão e fique satisfeita, é imprescindível que o quarto esteja disponível no horário previsto do check-in. Mas, e se isso não acontecer? E se naquele dia, devido a um erro de comunicação entre os funcionários, houver mais reservas do que o número de quartos vagos no hotel? Haverá um overbooking, e esta, não é uma situação muito agradável.

Afinal, o hotel terá que procurar rapidamente um concorrente na cidade que tenha um quarto disponível. Outro empreendimento que seja na mesma região e com proposta de valor parecida, para que o cliente não sofra tanto com a mudança e que tenha o mesmo tipo de conforto que foi oferecido anteriormente.

Em época de alta temporada ou quando há um show ou grande evento na região, essa busca torna-se praticamente impossível. Por isso, para que este tipo de situação não aconteça é necessário que o hotel conte com um software PMS para a organizar suas reservas.

O que um software PMS pode oferecer?

Um software PMS é um sistema voltado para a gestão de propriedades. Assim, ao utilizá-lo, os funcionários terão acesso a um mapa de disponibilidade de vagas que facilitará o gerenciamento dos quartos do seu hotel, pousada ou hostel.

Com ele, você poderá visualizar quais os quartos estão ocupados em determinada data, se há uma pré-reserva ou reserva, além de conseguir procurar rapidamente os períodos disponíveis para oferecer ao cliente.

Outra vantagem é que um PMS agiliza o controle da entrada e saída de hóspedes. Isso possibilita que ao fazer o check-in ou checkout, o sistema já seja atualizado, facilitando a programação da limpeza do quarto e deixando-o vago para uma nova reserva.

Com um bom software PMS você terá:

• Melhor controle do agendamento de reservas;
• Ficha dos hospedes gravada facilitando quando ele retornar ao seu hotel;
• Possibilidade de cadastro do hóspede e do acompanhante;
• Saber os pagamentos realizados;
• Gerar o relatório de reservas;
• Identificar exatamente a porcentagem de ocupação do hotel;
• Cancelar a reserva quando o cliente solicitar;
• Se necessário, imprimir uma ou outra tela para arquivar ou fornecer uma cópia a alguém.

Relatório financeiro

Além de ajudar a atender melhor os clientes, o sistema de gestão poderá disponibilizar um relatório financeiro para que você tenha total controle dos pagamentos das diárias e dos produtos vendidos em sua pousada ou hotel.

Assim, ficará mais fácil saber detalhes sobre o faturamento, ver a média de ocupação e de retorno de cada quarto, identificar o tipo de pagamento preferido das pessoas que fazem uso do seu estabelecimento, entre outros dados essenciais para o sucesso financeiro da sua pousada, hotel ou hostel!

Ficou interessado? Conheça o software PMS Hospedin e nunca mais tenha problemas com as reservas de vagas em seu hotel!