Como um software PMS contribui para a organização das reservas

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Para atrair mais clientes, as hospedagens lançam mão de várias praticidades, como oferecer translado do aeroporto ao hotel, dar dicas de pacotes turísticos na recepção, possuir atendentes bilíngues, e é claro, realizar reservas através de sites, e-mails, telefones ou pessoalmente.

Quando a pessoa chega ao hotel, para que ela tenha uma boa impressão e fique satisfeita, é imprescindível que o quarto esteja disponível no horário previsto do check-in. Mas, e se isso não acontecer? E se naquele dia, devido a um erro de comunicação entre os funcionários, houver mais reservas do que o número de quartos vagos no hotel? Haverá um overbooking, e esta, não é uma situação muito agradável.

Afinal, o hotel terá que procurar rapidamente um concorrente na cidade que tenha um quarto disponível. Outro empreendimento que seja na mesma região e com proposta de valor parecida, para que o cliente não sofra tanto com a mudança e que tenha o mesmo tipo de conforto que foi oferecido anteriormente.

Em época de alta temporada ou quando há um show ou grande evento na região, essa busca torna-se praticamente impossível. Por isso, para que este tipo de situação não aconteça é necessário que o hotel conte com um software PMS para a organizar suas reservas.

O que um software PMS pode oferecer?

Um software PMS é um sistema voltado para a gestão de propriedades. Assim, ao utilizá-lo, os funcionários terão acesso a um mapa de disponibilidade de vagas que facilitará o gerenciamento dos quartos do seu hotel, pousada ou hostel.

Com ele, você poderá visualizar quais os quartos estão ocupados em determinada data, se há uma pré-reserva ou reserva, além de conseguir procurar rapidamente os períodos disponíveis para oferecer ao cliente.

Outra vantagem é que um PMS agiliza o controle da entrada e saída de hóspedes. Isso possibilita que ao fazer o check-in ou checkout, o sistema já seja atualizado, facilitando a programação da limpeza do quarto e deixando-o vago para uma nova reserva.

Com um bom software PMS você terá:

  • Melhor controle do agendamento de reservas;
  • Ficha dos hospedes gravada facilitando quando ele retornar ao seu hotel;
  • Possibilidade de cadastro do hóspede e do acompanhante;
  • Saber os pagamentos realizados;
  • Gerar o relatório de reservas;
  • Identificar exatamente a porcentagem de ocupação do hotel;
  • Cancelar a reserva quando o cliente solicitar;
  • Se necessário, imprimir uma ou outra tela para arquivar ou fornecer uma cópia a alguém.

Relatório financeiro

Além de ajudar a atender melhor os clientes, o sistema de gestão poderá disponibilizar um relatório financeiro para que você tenha total controle dos pagamentos das diárias e dos produtos vendidos em sua pousada ou hotel.

Assim, ficará mais fácil saber detalhes sobre o faturamento, ver a média de ocupação e de retorno de cada quarto, identificar o tipo de pagamento preferido das pessoas que fazem uso do seu estabelecimento, entre outros dados essenciais para o sucesso financeiro da sua pousada, hotel ou hostel!

Ficou interessado? Conheça o software PMS Hospedin e nunca mais tenha problemas com as reservas de vagas em seu hotel!

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