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O que é pms de hotel?

Tempo de leitura: 8 minutos
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PMS é a sigla em inglês para o termo “Property Management System”, que pode ser traduzido como “Sistema de Gestão de Propriedade”.  Trata-se de um sistema de gestão focado em empreendimentos hoteleiros. Seu principal objetivo é organizar e centralizar todas as operações da hospedagem, proporcionando uma gestão muito mais eficiente. 

Este post vai te explicar tudo sobre essa ferramenta incrível! 

A evolução do mercado e o surgimento da tecnologia trouxeram novas oportunidades para o hoteleiro, assim como os sistemas de gestão que chegaram para tornar o dia a dia mais prático e simples

A partir disso, o tal PMS passou a protagonizar muitas histórias de sucesso entre hotéis, pousadas, hostels e demais meios de hospedagem. 

Essa participação se tornou mais do que um diferencial e o PMS é fundamental na gestão hoteleira
Sendo assim, este artigo é dedicado inteirinho a ele e nas próximas linhas você poderá conferir. 

O que é PMS ou Sistema de Gestão de Propriedade

Além da tradução e significado dados no início deste artigo, o PMS também é conhecido de outras formas como, por exemplo:

Não é difícil perceber que o PMS é o sistema responsável por organizar a operação do meio de hospedagem como um todo, principalmente para o controle de reservas, do início ao fim.

E a gente sabe que a agilidade no atendimento, organização nos processos e o engajamento da equipe, são elementos essenciais para estabelecimentos que desejam se destacar no mercado hoteleiro.

Veja abaixo, como, basicamente um PMS funciona:

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Você também pode gostar de ler: Um software de gestão hoteleira que vai transformar a sua produtividade

Quais são os benefícios que um PMS de hotel pode oferecer?

Já sabemos o que é PMS e sua importância na estratégia de crescimento do meio de hospedagem. No entanto, nos falta descobrir quais são os reais benefícios que o hoteleiro terá ao investir em um sistema de gestão hoteleira.

E você não vai sair deste artigo sem resposta para essa questão. 

Até porque, o Hospedin é um PMS que está no mercado desde 2014, e por isso, construímos uma experiência bacana sobre o assunto ao longo do tempo.

Sendo assim, observe abaixo 7 super benefícios que um PMS pode oferecer ao hoteleiro.

Centralização de informações

Acessar um único sistema e conseguir visualizar todo o andamento do negócio neste mesmo lugar além de deixar os processos mais organizados, é sinônimo de alta produtividade. Nada fica perdido ou guardado na memória das pessoas, desde que elas tenham a rotina de alimentar o PMS. 

Agilidade no atendimento

Com a centralização de informações se torna mais fácil cadastrar um hóspede, lançar uma reserva e fazer com que a informações de check-in e checkout cheguem a quem precisa delas, garantindo assim mais eficiência e agilidade na execução de tarefas importantes. 

O hóspede sente quando o meio de hospedagem está, de fato, preparado para atendê-lo. 

Integração com os outros sistemas hoteleiros

O hoteleiro pode contar com ferramentas como CRM, Channel Manager, Motor de Reservas, ferramenta de E-mail Marketing, Chatbot e etc. O PMS acaba centralizando todas essas informações, trocando os dados necessários entre elas e possibilitando a emissão de relatórios mais robustos e assertivos.

Organização e padronização nos processos internos

Com a utilização de um PMS, a equipe hoteleira tende a seguir o processo definido e organizado pelo mesmo. Desta forma, se evita que os colaboradores executem as tarefas de diferentes maneiras causando ruídos, problemas na prestação de serviço ou, até mesmo, falta de controle das diárias da hospedagem. 

Gerenciamento embasado em dados concretos e seguros

Uma planilha até que “quebra um galho” em determinado momento, mas o sistema hoteleiro é o elemento que poderá acompanhar, e até mesmo promover, o crescimento do hotel efetivamente. Por meio dele é possível analisar os resultados da empresa em tempo real, acessando os relatórios e gráficos hoteleiros.

Segurança das informações

Com sistemas integrados e operando em nuvem, como é o caso do Hospedin, o hoteleiro pode se sentir seguro quanto à guarda das suas informações. Os backups automáticos também o resguardam de uma possível interferência no uso do sistema. Além disso, ele oferece a praticidade de poder ser acessado de qualquer lugar.

Aumento da produtividade dos colaboradores

A rotatividade na hotelaria ainda é algo que atrapalha um pouco o alinhamento da equipe. Com entradas e saídas de funcionários é preciso ter um centralizador de informações e processos, o que acontece com o uso do PMS.  

Um sistema fácil de utilizar, como o Hospedin, acaba sendo fundamental nesse processo. Além disso, devido a informatização tem-se colaboradores mais produtivos e focados no cliente. 

Por que o hoteleiro precisa utilizar um PMS?

Os benefícios por si só seriam motivos suficientes para que o PMS tenha sua chance. Mas, queremos deixar a ideia ainda mais clara.

Afinal, por que o hoteleiro precisa utilizar um PMS?

Para responder a essa pergunta vamos levantar 5 pontos importantes. Veja:

1) Para acompanhar o avanço do mercado e da tecnologia

Resistir ao uso da tecnologia para informatizar os processos do hotel pode ser um problema preocupante para o hoteleiro. A forma como as pessoas compram, comparam e avaliam os produtos e serviços mudou drasticamente, graças à tecnologia, e ficar de fora dessa evolução não é uma decisão inteligente.

Por isso, começar pela adoção de um PMS pode ser interessante dependendo do nível de informatização do hotel. Isso o manterá competitivo ao longo do tempo.

2) Devido a ausência de mão de obra qualificada no setor

O PMS acaba por promover maior eficiência na prestação dos serviços hoteleiros, pois organiza, padroniza e assegura a qualidade nos processos executados pela equipe. Isso porque o hoteleiro pode treiná-los a partir de algo que já existe e funciona, dentro do próprio PMS.

E neste caso, o hoteleiro passa a depender menos da qualificação técnica do time para determinadas funções. Isso, desde que as pessoas estejam dispostas a utilizar um sistema que facilite o dia a dia.

3) Porque o hóspede precisa estar no centro do processo

Quando o hoteleiro se preocupa em alimentar planilhas, estar presente nos canais de vendas, receber e enviar mensagens para os times e alinhar informações de diferentes áreas, acaba por não focar no que mais importa: a experiência do seu hóspede.

Quando um PMS chega para facilitar essas demandas, tem-se a chance de colocar o cliente no centro das atenções como deve ser em qualquer situação.

4) Para investir tempo e dinheiro em um negócio que gera lucros

A informatização incentivada pelo uso do PMS de hotel é um caminho sem volta. Pois a partir disso, o hoteleiro terá condições de analisar dados, relatórios, gráficos e oscilações do seu negócio de forma simples e prática. Sem ter que gastar um tempão para encontrar e compilar os dados.

Com isso, poderá investir esse tempo economizado nas estratégias de crescimento e geração de lucros para o hotel.

5) Para ter mais tempo e qualidade de vida

Noites mal dormidas, idas e vindas nos corredores do hotel ou da pousada para atender os chamados, atendimento ao hóspede independente do horário nos diferentes canais de distribuição, costumam ser tarefas que ocupam boa parte da vida do hoteleiro.

E mais do que isso, causam estresse, preocupação e dificuldade de delegar para a equipe. Quem quer passar uma vida assim, não é mesmo?

O uso de um PMS ajuda (e muito) nesses aspectos. Contudo, poucos hoteleiros param para refletir sobre isso e investir o breve tempo que demanda entender, preencher e alimentar o PMS. Para que esse sistema possa fazer seu trabalho e ajudá-la a ter mais tranquilidade ao longo do tempo é preciso dar o primeiro passo.

Confira alguns depoimentos de hoteleiros que escolheram o PMS Hospedin para garantir uma gestão mais eficaz:

Dúvidas frequentes sobre o PMS

Já deu para perceber que o PMS possui muitos benefícios para a gestão da hospedagem. Contudo, algumas dúvidas ainda podem estar passando pela sua cabeça.

Portanto, separamos 5 questões frequentes para esclarecê-las de vez.

1) O pms é apenas para grandes hotéis?

Não. O PMS é uma ferramenta valiosa para negócios de diferentes tamanhos e pode beneficiar diferentes tipos de hospedagens. Principalmente os pequenos e médios.

Afinal, com ele é possível automatizar muitos processos, reduzindo o tempo dedicado a tarefas manuais. Isso é especialmente importante para estabelecimentos menores, onde a equipe é enxuta e desempenha várias funções.

2) Como um PMS melhora a experiência do hóspede?

Quando se pensa em proporcionar uma boa experiência ao hóspede, muitos aspectos estão envolvidos. Dentre eles, oferecer um serviço eficiente e sem complicações. Desta forma, um PMS de hotel melhora a experiência dos clientes, pois permite check-ins rápidos, gerenciamento de reservas online e a comunicação eficaz entre o time.

Assim, o hoteleiro e sua equipe conseguem focar em prestar um atendimento de qualidade.

3) Um PMS pode ajudar nas estratégias de preço?

Sim. Além de otimizar as operações e melhorar a experiência do hóspede, o PMS de hotel pode ser uma ferramenta muito útil para a gestão de estratégias de preço.

Ao centralizar e armazenar os dados relacionados às reservas, histórico de hóspedes e tarifas é possível que o hoteleiro consiga identificar informações valiosas para sua precificacão de diárias, como tendências sazonais, picos de demanda e períodos de baixa ocupação.

Além disso, todas as despesas também podem ser registradas no PMS e assim, o hoteleiro tem em mãos todos os dados sobre seus custos.

Com isso, fica muito mais simples visualizar a situação da hospedagem e adaptar a estratégia de preços para maximizar a receita em diferentes momentos do ano.

4) Os sistemas PMS são seguros?

A preocupação com a segurança é extremamente pertinente e deve ser considerada pelos hoteleiros. Afinal, estamos falando de informações sensíveis do negócio, desde dados pessoais dos hóspedes até dados financeiros.

Ao optar por um PMS, como o Hospedin, todas as informações são salvas em tempo real e os backups são realizados automaticamente para que todos os dados fiquem protegidos e para que o hoteleiro não perca nada.

Além disso, é possível personalizar as permissões dos usuários de acordo com o seu perfil, garantindo que apenas funcionários autorizados possam visualizar ou modificar informações críticas. Isso ajuda a evitar o acesso não autorizado aos dados dos hóspedes.

5) Como escolher o PMS certo para minha hospedagem?

Atualmente, é possível encontrar diversos fornecedores de PMS. Antes de contratar a ferramenta para sua hospedagem, considere os seguintes pontos:

Conheça seus processos: estude a realidade da sua hospedagem e busque identificar quais são suas principais necessidades. Isso facilitará a sua pesquisa e aumentará as chances de encontrar a ferramenta ideal.

Opte pela facilidade de uso: priorize sistemas que sejam simples, intuitivos e práticos de usar. Além disso, avalie se existe a opção de suporte humanizado e uma central de ajuda eficiente.

Busque sistemas que você possa acessar de qualquer lugar: procure por PMSs que ofereçam uma boa experiência de uso e que você possa acessar rapidamente de forma online.

Avalie custo x benefício: diante de tantas opções, é importante considerar um sistema que possua uma boa relação entre custo e benefício. Uma excelente alternativa são os PMSs que oferecem a possibilidade de aderir a módulos. Assim, você pode iniciar em uma versão mais básica e ir agregando demais funcionalidades com o tempo.

Pesquise fornecedores: escolher um sistema para gerenciar sua hospedagem é uma tarefa importante. Portanto, dedique seu tempo para conhecer os fornecedores, checar as avaliações, e se possível, faça um teste grátis da ferramenta para experimentar as funcionalidades e o suporte fornecido.

Veja também: 7 funcionalidades que não podem faltar no sistema hoteleiro

Além do gerenciamento de reservas

Vamos arrematar esse assunto fazendo um paralelo interessante entre o PMS de hotel e um guarda-chuva. Muitas pessoas procuram por um sistema hoteleiro simplesmente para organizar as reservas que já não podem ser suportadas pelas planilhas ou agendas de papel.

E isso é ótimo! Um sinal de amadurecimento e crescimento do negócio. 

Contudo, ao adotar um PMS, o gestor não precisa se prender somente à gestão das reservas. Assim como o Hospedin, diferentes PMSs do mercado vão muito além disso, proporcionando ao hoteleiro uma gestão prática e segura do seu negócio como um todo.

Desta forma, com o Hospedin é possível gerenciar as reservas, mas também:

  • Ter acesso a relatórios hoteleiros;
  • Fazer a gestão financeira;
  • Organizar as disponibilidades em diferentes canais de venda integrados a ele;
  • Agilizar o atendimento ao hóspede com check-in on-line, formulário de pré-reservas e etc.
  • Acompanhar o desempenho da equipe nos relatórios de atividades de usuários.
  • E muito mais!

Ou seja, o PMS é um grande guarda-chuva que envolve todas as áreas do meio de hospedagem e qualquer hotel que deseje se destacar neste mercado altamente competitivo deve considerar a implementação desta ferramenta na sua gestão.

Leia mais sobre o Hospedin: Hospedin versus sistemas de hotelaria: entenda as principais diferenças.

Conheça o sistema de gestão PMS Hospedin

Se você chegou até aqui já viu como o PMS pode ajudar no controle das reservas e na gestão da hospedagem como um todo.

Então, que tal contar com o PMS Hospedin na sua jornada?

Você pode testá-lo gratuitamente por 10 dias e comprovar os benefícios de uma gestão mais simples e produtiva.

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Agora conta pra gente: você já utiliza um PMS? Qual é o papel dessa ferramenta no seu negócio?

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