Gestão de Reservas: 5 dicas para evitar o overbooking

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Gerenciar as reservas é um desafio no seu estabelecimento? Se você parou para pensar um momento sequer, deve ler esse artigo criado para sanar todas as dúvidas sobre a gestão de reservas.

Visualize a seguinte situação: a sua equipe de captação e vendas é feroz, envolvida e muito eficaz, por isso faz vendas aos montes, mas em algum momento são vendidas reservas demais em quantidade maior do que a capacidade que o seu hotel tem de atender. Pronto, tem-se um overbooking e não é muito simples de resolver isso depois que se instala.

Essa é apenas uma situação a que o estabelecimento está sujeito por não fazer a gestão de reservas, e ela é negativa. No entanto, tem-se o positivo em fazer a gestão de reservas, como ter mais produtividade nesse serviço e garantir receita a mais no fim do mês.

Segue na leitura do artigo e entenda o que é gestão de reservas, conheça as vantagens de usar essa ferramenta no hotel, como gerir todas as demandas adotando um sistema de gestão de reservas e o que procurar ao contratar um software de gestão hoteleira. 

Além disso, fixar quais dicas para evitar o temido overbooking.

O que é gestão de reservas?

A gestão de reservas nada mais é do que a administração das reservas do seu hotel, especialmente o conhecimento de tudo que acontece nesse setor. 

O setor tem que dar conta de receber os pedidos, entender qual o objetivo do cliente e apresentar as opções de estadia.

As funções do departamento são: 

  • Prestar atendimento ágil e atender as necessidades do cliente para a reserva; 
  • Contato direto com os canais de venda para a correta distribuição dos quartos; 
  • Monitorar as disponibilidades para evitar quartos ociosos; 
  • Compreender os motivos pelos quais o cliente não tenha fechado a venda para posteriormente agir estrategicamente; 
  • Transmitir informações aos clientes, principalmente sobre mudanças na reserva; 
  • Registrar todas as reservas com as informações necessárias de forma bem detalhada; 
  • Manter o mapa de reservas organizado.

Quais as vantagens e desafios da gestão de reservas?

A principal vantagem é otimizar o trabalho de organização das reservas, pois isso traz melhoria na taxa de ocupação do estabelecimento, além de liberar o hoteleiro para outras funções. 

Fazer o controle da gestão de reservas também é fundamental para evitar o overbooking e a perda de receita com quartos ociosos, visto que esses quartos já podem seguir para a venda após o cancelamento da reserva ou no show.

Outra grande vantagem que não pode ser esquecida ao fazer a gestão de reservas é possibilitar ao hotel reduzir os erros na gestão estratégica de sua disponibilidade e circulação de hóspedes. A verdade é que o gerente terá mais tempo para dedicar ao global do hotel se tiver confiança que este setor está bem cuidado.

No entanto, mesmo se dedicando a esta etapa nos processos de hospedagem do hotel com bastante afinco, ainda há desafios a serem superados. E é mais fácil enfrentar os desafios se eles são conhecidos, não é mesmo?

Por isso, conheça alguns deles e agilize a resolução para tornar-se um grande empreendimento que otimiza as reservas.

1- Atualizar o setor com as inovações tecnológicas

No seu estabelecimento pode até ter uma maneira de gerir as reservas e dar certo, mas ignorar os avanços tecnológicos vai te deixar obsoleto nessa tarefa

A tecnologia é uma grande aliada na gestão de reservas e, por isso, deve ser aproveitada em todos os seus benefícios. 

Com um sistema adequado você terá um overview claro de todos os aposentos do hotel, além de manter a equipe ciente de como trabalhar para que as reservas sejam cumpridas com tranquilidade e eficácia.

2- Manter atualizadas as informações sobre o hotel

Na hora que o cliente tem acesso ao seu estabelecimento, é desejável que todas as informações estejam à mão. 

Dados de check in e check out, aposentos, alimentação, estacionamento, distância entre o hotel de rodoviárias e aeroportos, fotos bem tiradas e tudo que convier o cliente saber. 

Isso não é muito simples de atualizar se o hotel estiver em diferentes canais de comunicação e todas as mídias sociais. No entanto, é fundamental para captar clientes. 

3- Integrar o sistema todo do hotel

A boa operação do hotel precisa reunir e compartilhar informações entre todos os setores

O setor de reservas, recepção, manutenção de quartos e demais áreas do negócio precisam conversar entre si. 

Isso se torna um desafio caso não haja um bom sistema hoteleiro.

4- Administrar a sazonalidade do setor

Você tem bem claro quais são os períodos de maior e menor demanda no seu meio de hospedagem? Isso é fundamental para organizar os ajustes constantes dos preços, lidar com os estoques e também com o número de funcionários. 

Fazer o gerenciamento da sazonalidade deve deixar de ser um desafio, pois fazer com assertividade pode impactar de forma positiva nas taxas de ocupação do hotel.

5 dicas para evitar o overbooking

Você já passou por algum overbooking no seu meio de hospedagem? Se sim, sabe o quão desconfortável é lidar com esta situação e está certo em procurar maneiras para evitá-lo, por meio da gestão de reservas.

O overbooking é um termo em inglês que significa excesso de reservas, ou seja, quando você acaba vendendo mais reservas do que o seu meio de hospedagem consegue atender.

É uma prática muito comum por parte das companhias aéreas, que costumam vender assentos a mais contando com as pessoas que perdem ou desistem do voo (o famoso, no show).

Na hotelaria, isso pode acontecer por vários motivos, sendo o maior deles a falta de controle na gestão de reservas. Acontece que muitas pousadas/hotéis trabalham com vários canais de vendas, como agências/operadoras de viagem, clubes de compras online (Hotel Urbano, Groupon, entre outros), OTAS, o próprio site e vendas diretas, por exemplo.

Isso pode ser ótimo para ampliar o campo de atuação da sua pousada, no entanto, esta prática exige que você mantenha um mapeamento muito claro, centralizado e atualizado de suas reservas. Só assim, para não correr o risco de duas (ou mais) pessoas reservarem, simultaneamente, o mesmo quarto, ocasionando o overbooking.

Essa situação pode ser tão chata! Além de constrangedor, você terá que demandar esforços para solucionar o problema, buscando outra hospedagem para seu hóspede e arcando com este custo.

Você não quer passar por isso e ser lembrado desta forma pelos seus clientes, certo? Então, para que nada disso aconteça, trouxemos algumas dicas para uma boa gestão de reservas.

Vamos a elas!

1. Use um sistema para gestão de reservas

Se você ainda não aderiu a nenhum sistema de gestão de seu hotel de modo que possa acompanhar rapidamente a situação de suas reservas, está na hora de rever isso. Com tantas oportunidades e canais de venda, você precisa de um gestor de canais integrado ao seu sistema que faça essa atualização e forneça uma visão geral da ocupação para que suas decisões estratégicas sejam desenhadas.

2. Crie um processo de acompanhamento

Para gerir as reservas e não cair nas armadilhas da falta de comunicação, crie um procedimento diário de acompanhamento e controle das reservas. Se possível trabalhe com alertas para prazos.

Leia também – O setor de reservas de hotel também deve atuar como comercial?

3. Reconfirmação de reservas

Com o controle funcionando e alertas programados, você pode eleger um membro de sua equipe comercial para reconfirmar as reservas do próximo período. Ao fazer isso, você diminui a chance de ser surpreendido negativamente com uma desistência em cima da hora, tendo tempo para trabalhar novamente a venda desta acomodação.

4. Não trabalhe com reserva sem sinal

Procure sempre efetuar uma pré-reserva colocando como condição o pagamento de um sinal. Assim, você garante maior comprometimento por parte do hóspede e não ficará no prejuízo por causa de um cancelamento inesperado ou de no show.

5. Acompanhe o mercado

Antes de se desesperar e pensar em criar promoções para aumentar as vendas (como baixar tarifas, aumentar divulgação, entre outras ações), fique atento ao mercado. Procure seus colegas hoteleiros da região para saber como está a ocupação em seus meios de hospedagem. Além disso, conversem também sobre as as previsões de demanda para os próximos períodos. Isso pode trazer benefícios para ambos.

Enfim, essas foram algumas dicas práticas para você aplicar na gestão de reservas e evitar o temível overbooking na sua pousada. Caso ele ocorra, mantenha a calma e procure encontrar uma solução rapidamente. Além disso, se desculpe com o hóspede, buscando sempre diminuir o impacto negativo da situação.

Alcance uma gestão de reservas eficiente com um bom sistema

Diante de tudo o que foi visto, ter um bom sistema é o mais eficaz para gerenciar o setor de reservas. Nesse sentido e em um sentido mais amplo, ou seja, de gerenciar todos os processos do seu hotel que se tem o Sistema Hoteleiro Hospedin.

Esse sistema é uma ferramenta excepcional para integrar e gerir todo o seu estabelecimento. No que diz respeito à gestão de reservas, o mapa de reservas que o sistema mostra ajuda você a gerenciar os quartos do seu hotel de forma prática evitando o temido overbooking.

Através do mapa você visualiza, de maneira clara, os locais ocupados e disponíveis tornando o atendimento ao hóspede mais rápido, prático e seguro. Isso é ótimo, concorda?

Além disso, com o software da Hospedin o seu hotel ganha muitas vantagens, tais como, produtividade, controle, organização, backup automático, software em nuvem, atendimento 5 estrelas, evolução constante e economia comprovada. 

E, mais ainda, muitas outras funcionalidades com os indicadores, gráficos e relatórios que o sistema disponibiliza.

Faça um teste gratuito do sistema Hoteleiro Hospedin por 10 dias e depois conte sobre a sua experiência.

Gostou? Então, deixe aqui nos comentários como você realiza a gestão das reservas no seu meio de hospedagem.

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