Organização das reservas, eficiência dos processos, centralização das informações e uma gestão eficiente só se consegue por meio de um sistema para pousada.
Eficiência na gestão é um fator chave para o sucesso na hotelaria. E se você é um pousadeiro que busca aprimorar seus processos para oferecer uma experiência excepcional aos hóspedes, investir em um sistema para pousada é uma decisão inteligente.
Afinal, organização, rotinas internas bem definidas, centralização das informações e controle sobre a hospedagem só se consegue por meio de um sistema com as funcionalidades certas para este segmento.
Se você chegou até aqui é porque sabe disso, mas ainda tem algumas dúvidas sobre quanto, como e quando investir em algo que poderá tornar a sua pousada mais competitiva e modernizada.
Portanto, continue a leitura porque chegou a hora de descobrir as principais razões pelas quais vale a pena investir em um sistema para pousadas.
Antes de mergulharmos nos benefícios específicos, é importante compreender o que é um sistema para pousada.
Trata-se de uma ferramenta desenvolvida para simplificar e aprimorar os processos hoteleiros, desde a organização de reservas até o controle financeiro.
Esta ferramenta concentra todas as operações essenciais para uma hospedagem em uma única plataforma, evitando problemas que podem prejudicar a reputação e a eficiência da sua pousada.
Ele é ideal para o pousadeiro que procura por uma solução que otimize a organização, os cadastros dos hóspedes, a visão do mapa de reservas e a gestão de tarefas da equipe.
Um sistema para pousada, de preferência on-line (em nuvem), oferece um arsenal de funcionalidades que facilitam o dia a dia, permitindo cadastrar reservas com poucos cliques e manter um cadastro de hóspedes consistente, minimizando os desafios diários dos meios de hospedagem.
Além de sistema para hotel ou sistema para pousada, você pode conhecê-lo como: software para pousada, sistema de gestão hoteleira ou sistema de gestão de propriedade – PMS.
A resposta é simples: se você deseja um crescimento sustentável e duradouro para sua pousada, o investimento em um sistema é essencial.
A gestão hoteleira eficiente vai além de atrair novos hóspedes. Ou seja, é preciso saber lidar com informações, processos e expectativas, desde a pré-reserva até o checkout.
Sendo assim, investir em software para pousada ajudará a aumentar a produtividade do seu time e também a segurança dos seus dados.
Além disso, ao adotar um sistema em nuvem, como o PMS Hospedin, você também proporciona autonomia à sua equipe e consegue acompanhar as operações de qualquer lugar do mundo graças ao acesso remoto.
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Agora que você já sabe a importância de investir no sistema para pousada, confira 10 benefícios desta ferramenta para a gestão da sua hospedagem:
Se você ainda controla a ocupação da sua pousada através de planilhas manuais, passível de erros e esquecimentos na hora de atualizar, saiba que é possível trabalhar com o sistema para administrar a ocupação. Assim, você consegue ter uma visão por período, tarifa e categoria de quarto de forma simples, em uma única tela, o Mapa de Reservas.
Além disso, um sistema para pousada automatizado ajuda a evitar o temido overbooking com alertas de prazos para confirmar reservas com data para check-in próximas, além de auxiliar na gestão do café da manhã, limpeza e checkout.
Gerenciar os recursos financeiros da pousada é uma tarefa de grande responsabilidade e uma administração desorganizada pode comprometer seriamente a saúde financeira do negócio.
Talvez a sua estrutura não comporte um profissional exclusivamente para essa área e você acabe fazendo boa parte das rotinas financeiras diárias. Neste caso, adotar um sistema para pousada que contemple o serviço de contas a pagar e receber fará com que você ganhe tempo, organização e lucratividade.
Esse tipo de ferramenta ajuda a provisionar os pagamentos, bem como programar os recebimentos de acordo com as reservas.
Além disso, também é interessante explorar a possibilidade de enxergar de forma clara os gráficos financeiros que embasam as decisões de investimentos e ajudam na elaboração de planos orçamentários.
Quando se trata de uma pousada, todas as outras questões que envolvem a prestação do serviço de hospitalidade, precisam ser controladas para minimizar prejuízos, reclamações ou insatisfações.
Todos os consumos e demandas durante a estada precisam ser contabilizados e também apresentados a eles na hora do checkout.
Ao utilizar um sistema para pousada, você consegue registrar todos os serviços extras na reserva de forma que, havendo troca de funcionários por qualquer motivo, a informação fique disponível para quem assumir o próximo turno.
Cada hóspede que passa pela pousada é um ativo importantíssimo que precisa ser cuidado com atenção e zelo.
Porém, isso é realmente válido quando você tem um um banco de dados com as informações dos seus hóspedes, incluindo informações sobre sua passagem pela pousada, recorrência em que ele o visita e suas preferências pessoais.
Com tudo isso, inúmeras ações podem ser tomadas, como parabenizar seu cliente na data do seu aniversário, oferecer um desconto para períodos de baixa temporada, surpreender o hóspede na próxima estada para encantá-lo. A vantagem de ter um sistema para pousadas nesse caso, é a facilidade com que se pode extrair essas informações de forma rápida.
Leia também: Cadastro de hóspedes como estratégia de marketing: um guia completo
Uma administração eficiente se vale de indicadores e relatórios para analisar o passado, acompanhar o presente e projetar as metas futuras.
Se você ainda não tem um mecanismo para analisar dados importantes, como os melhores meses ou períodos de ocupação ou ainda um histórico de compras para que não falte nada no estabelecimento, considere a hipótese de investir em um sistema para pousadas. Será um facilitador na tomada de decisões.
Sem contar com o fato de que poderá acompanhar, em tempo real, os indicadores hoteleiros da sua empresa, por meio de um clique, como acontece no Hospedin.
Com o uso do PMS, todas as reservas convergem para um único sistema, oferecendo uma visão abrangente e organizada. Essa centralização elimina o risco de reservas duplicadas ou informações desatualizadas, proporcionando uma gestão mais assertiva.
Veja como é simples fazer uma reserva através do mapa de reservas do PMS Hospedin, por exemplo:
Ou seja, graças ao acesso remoto, como no caso do Hospedin, você pode consultar e gerenciar as reservas de qualquer lugar com internet, garantindo que o Mapa de reservas se mantenha atualizado.
Saiba mais: Sistema para hotel e pousada: simplifique sua gestão com a Hospedin
Se você deseja aprimorar a experiência que oferece ao seu hóspede, saiba que o uso de um sistema para pousada pode ajudar muito.
Uma das formas é otimizando o processo de check-in e checkout.
Como as informações das reservas ficam todas centralizadas, é possível agilizar o atendimento, diminuindo as filas e proporcionando uma chegada e partida mais tranquilas para os hóspedes. Além disso, o atendimento se torna mais personalizado e eficiente.
Outra grande vantagem neste ponto é com relação ao seu pós-venda. Com o uso de um sistema, você terá todos os dados e datas importantes do seu hóspede registrados.
Assim, é possível estruturar ações de marketing e enviar informações sobre ofertas especiais, eventos locais e personalizações no serviço, criando uma experiência única e memorável.
Ao utilizar um sistema para pousadas como o PMS Hospedin, é possível criar usuários personalizados e atribuir permissões de acesso de acordo com a função da pessoa. Isso reforça a segurança interna e garante que somente quem tem autorização possa acessar/editar determinadas informações.
Além disso, outra grande vantagem neste quesito é com relação a segurança das informações.
Controles manuais, como agenda de papel ou planilhas, deixam margem para erros, rasuras e até mesmo perda de dados importantes. Com um sistema, os registros ficarão salvos e você poderá acessá-los sempre que quiser.
Quando você passa a utilizar um sistema para auxiliar na gestão da pousada, é possível automatizar tarefas manuais, desde a atribuição de quartos até a geração de relatórios. Isso reduz a carga de trabalho da equipe, permitindo que se concentrem em interações mais valiosas com os hóspedes.
Além disso, o seu sistema de gestão pode se integrar a outros sistemas, como Channel Manager e Motor de Reservas, por exemplo. Trabalhando juntas, essas ferramentas impulsionam as vendas e proporcionam ainda mais facilidade no gerenciamento das reservas.
Confira também: PMS, Motor de Reservas e Channel Manager: entenda as tecnologias hoteleiras
O resultado de todos esses benefícios acaba sendo um só: ao melhorar sua gestão, você também tem possibilidade de aumentar as vendas e seus lucros.
Afinal, você poderá visualizar sua ocupação de forma rápida bem como períodos de baixa e alta demanda, e assim criar as melhores estratégias de vendas. Além disso, ao manter os dados dos seus hóspedes centralizados, você tem a possibilidade de personalizar suas ações e aumentar o ticket médio dos clientes, oferecendo upgrades e serviços adicionais.
Solta o play e veja como o PMS Hospedin ajuda sua pousada crescer:
Em resumo, investir em um sistema para pousada é mais do que uma modernização, é um passo estratégico para garantir a competitividade e o sucesso a longo prazo.
As vantagens e benefícios que essa ferramenta pode oferecer para o seu meio de hospedagem são diversas e atraentes, como você conferiu neste artigo.
A verdade é que a atualidade exige que os pousadeiros estejam antenados e prontos para as melhorias tecnológicas e automatizações que atuam em favor do crescimento do seu negócio. E o sistema para pousada é justamente esse elemento que diferencia os hoteleiros eficientes daqueles que ainda estão pensando em como se diferenciar.
Por meio do sistema, o pousadeiro terá controle do seu negócio na palma das mãos ou na tela do computador fazendo com que ele tenha mais tempo, organização, produtividade, satisfação do time e dos hóspedes, visão estratégica e consequentemente, um aumento nas reservas.
Não se esqueça: seu sucesso começa com uma gestão eficiente, e o caminho para isso é através do sistema certo.
Se você gostou deste artigo e quer uma ajuda para escolher o seu sistema para pousada, conte conosco!
O Hospedin é um sistema para pousadas e hotéis que oferece todas as soluções que citamos neste conteúdo, além de trazer mais agilidade e autonomia aos processos internos, tornando o seu negócio cada vez mais profissional, seja ele de pequeno ou médio porte.
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