Sistema de reservas para hotel: entenda como funciona e quais os benefícios para a sua gestão

No setor hoteleiro, a eficiência na administração das reservas não só impacta diretamente na ocupação e na lucratividade do negócio, como também é fundamental para garantir uma experiência positiva ao hóspede.

E nesse contexto, um sistema de reservas para hotel surge como uma solução estratégica para garantir essa eficiência, centralizando e automatizando o processo de reservas, desde o momento da compra até o checkout.

Quer descobrir como esse sistema funciona e quais os principais benefícios dessa tecnologia para sua gestão? Então, continue a leitura!

O que é um sistema de reservas para hotel?

Um sistema de reservas é uma ferramenta digital especializada que permite gerenciar todas as etapas do processo de reserva.

Suas funcionalidades principais incluem:

• Registro e controle de reservas;
• Sincronização de disponibilidade;
• Integração com canais de distribuição on-line (como OTAs);
• Gráficos e relatórios de desempenho;
• Controle de receitas e despesas, e muito mais.

Diferente dos métodos manuais, como o uso de planilhas, um software de reservas evita erros comuns e economiza tempo, além de possibilitar atualizações em tempo real.

Com a transição dos métodos tradicionais para plataformas digitais, hospedagens de todos os tamanhos conseguem reduzir a carga de trabalho e aumentar a eficiência operacional ao aderir a tríade de sucesso: PMS, Motor de Reservas e Gestor de Canais (Channel Manager).

Além disso, o investimento em tecnologia também representa um salto em profissionalismo, pois ao proporcionar uma experiência moderna e ágil para o cliente, você acaba saindo na frente entre os concorrentes.

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Como funciona na prática

A operação de um sistema de reservas segue um fluxo de trabalho organizado, que abrange desde a captação da reserva até o término da estada.

Vamos entender como esse processo funciona na prática:

• Gestão de reservas on-line e offline: o sistema permite que a hospedagem receba reservas no balcão, no site próprio ou em canais de distribuição externos, como OTAs. Com a sincronização em tempo real, as informações de disponibilidade são atualizadas instantaneamente, evitando riscos de overbooking.
• Automação na gestão de reservas: desde a confirmação da compra até o check-in e checkout,
  o sistema automatiza as etapas de comunicação com o cliente, envio de informações e atualização da disponibilidade, otimizando a jornada do hóspede.
• Integração com Motores de Reservas, canais de distribuição e plataformas de pagamento: um bom sistema de reservas se conecta a OTAs e outros parceiros estratégicos, garantindo uma maior visibilidade e alcance para a hospedagem. Além disso, o sistema pode ser integrado a plataformas de pagamento, facilitando a realização de pagamentos on-line e reduzindo as taxas de cancelamento.

Essas funcionalidades fazem do sistema uma ferramenta indispensável para a gestão de reservas on-line, garantindo eficiência e segurança na administração das acomodações.

Principais benefícios em aderir a ferramenta

A implementação de um sistema de reservas traz uma série de vantagens para a operação e gestão hoteleira. Confira a seguir:

Automação e eficiência operacional

Imagine o tempo que um colaborador leva para encontrar determinada informação em meio a cadernos, papéis soltos e blocos de anotações? Esse processo acaba com a produtividade.

Um PMS reduz o trabalho manual, e consequentemente os erros humanos e retrabalho, liberando a equipe para focar em tarefas mais importantes e estratégicas, como prestar um bom atendimento ao cliente.

O hóspede sente quando a hospedagem está, de fato, preparada para atendê-lo. 

Melhor experiência do cliente

Um sistema ágil, intuitivo e com processos simplificados, como um Motor de Reservas, torna a experiência de compra dos usuários mais agradável.

Além disso, ele garante informações claras e atualizadas, com recursos como escolha de quartos, adição de serviços extras e opções de pagamento flexíveis.

Os hóspedes podem adaptar a busca de acordo às suas preferências individuais, tornando o processo de reserva simples e prático, o que pode influenciar positivamente na decisão de compra e aumentar a da taxa de conversão da hospedagem. 

Gestão centralizada

O Channel Manager é uma ferramenta que centraliza os dados das reservas de diferentes canais em uma única interface, o que facilita a administração e o controle da equipe.

A centralização reduz o tempo que você gasta gerenciando as disponibilidades, e uma vez integrado ao seu PMS, as reservas caem automaticamente, em tempo real, no mapa de reservas.

Evitando preocupações do seu time e aumentando a segurança.

Por que investir em um sistema de reservas é essencial para sua gestão?

Ao investir em um sistema de gestão hoteleira, o hotel garante maior eficiência e lucratividade, pois a tecnologia reduz custos operacionais e otimiza processos internos.

Além disso, o sistema coloca o cliente no centro da experiência, promovendo um atendimento de excelência que facilita o processo de reserva e estada.

Um exemplo prático é do Mateus Ferla, da Pousada Itapeva/RS, que conheceu os sistemas Hospedin e comprovou a facilidade na gestão da sua hospedagem:

A Hospedin oferece PMS, Channel Manager e Motor de Reservas, uma solução completa e integrada para a gestão da suas reservas e total controle da sua hospedagem, garantindo não só a centralização e automação de processos, mas também insights valiosos para a tomada de decisões.

Fale com um de nossos consultores e descubra como a Hospedin pode ajudar na gestão da sua hospedagem.

Como escolher o melhor sistema de reservas para o seu hotel?

A escolha de um sistema de gestão é um passo importante e deve ser feita com base em critérios bem definidos.

Abaixo estão algumas dicas para avaliar as principais funcionalidades e garantir um bom custo-benefício:

• Integração com canais de vendas: verifique se o sistema permite integração com as principais OTAs e Motor de Reservas, aumentando sua visibilidade e captação de clientes;
• Flexibilidade e personalização: um sistema que permite personalizar processos e adaptar funcionalidades às necessidades da hospedagem será mais eficaz a longo prazo;
• Suporte e atualizações contínuas: é essencial que o sistema ofereça suporte técnico e que a empresa responsável mantenha atualizações regulares, para garantir que ele acompanhe as evoluções do mercado.

Avaliar esses fatores é fundamental para encontrar uma solução que traga vantagens reais e contribua para o crescimento do seu negócio.

Você já utiliza um sistema de reservas no seu meio de hospedagem? Deixe nos comentários!