Escolher um sistema de gestão hoteleira nem sempre é uma tarefa fácil. Eu conheço um hoteleiro que quase desistiu dessa missão depois de apostar em pelo menos 3 sistemas de hotelaria diferentes. Mal sabia ele que se renderia a tecnologia para sempre, depois de acertar nessa escolha.
Foi a partir das dúvidas que meu amigo teve ao selecionar um sistema de gestão hoteleira que decidimos escrever este artigo.
Apesar de ser uma tarefa que exige atenção, o caminho é simples. E nas próximas linhas você vai entender do que estou falando.
Mas você pode estar se perguntando:
“Por que eu preciso de atenção ao escolher um sistema para anotar minhas reservas?”
E a resposta é: sua pergunta está errada.
Ao selecionar um sistema de gestão hoteleira para auxiliar na organização do hotel, você não pode se prender somente ao registro de reservas. A pergunta que você precisa fazer é:
“Qual sistema vai ajudar na gestão e organização do meu hotel como um todo?”
E partir disso, começar a busca por uma ferramenta que atenda às suas necessidades de forma prática e simples. Pois sabemos que hoje em dia, existe uma infinidade de sistemas de hotelaria com as mais variadas funções.
Basta saber o que você realmente precisa ao optar por um deles.
Para combater essa dúvida, vamos elencar o que nossos clientes consideram importante na busca por um sistema hoteleiro e de que forma tais requisitos podem auxiliar na sua gestão.
Continue com a gente para conferir.
Por que os sistemas de hotelaria causam dúvida na escolha?
A primeira questão que vem a mente é com relação a quantidade de fornecedores que estão no mercado. Cada dia que passa esse número aumenta.
Quando o hoteleiro não tem uma lista de requisitos necessários para que o sistema atenda o seu hotel, ele corre o risco de se perder em meio a tanta oferta.
A segunda questão que causa dúvidas é justamente a tal lista de requisitos.
Lembra do meu amigo hoteleiro que quase desistiu de contratar um sistema para ajudá-lo na gestão do hotel?
Quando conversei com ele, eu descobri que lhe faltava parâmetro para decidir. Por não saber exatamente do que precisava, ele não conseguia escolher diante das possibilidades que estavam à sua frente.
A falta de requisitos básicos para a adesão de um sistema é um problema mais recorrente do que a gente imagina.
Por já estarem em uma situação de extrema desordem e até sofrendo overbookings por conta da descentralização de informações, os hoteleiros vão com muita sede ao pote.
E isso os faz decidir de forma rápida, porém sem embasamento.
Mas você, hoteleiro, que está lendo esse conteúdo agora, não vai passar por isso.
Nós vamos ajudá-lo a analisar 5 requisitos necessários para que você faça uma boa escolha entre os sistemas de hotelaria que existem no mercado.
Vamos lá?
5 requisitos para escolher o seu sistema hoteleiro
Requisito é algo necessário para que se possa alcançar um determinado objetivo. Ou seja, algo imprescindível para o sucesso da sua escolha.
A lista de requisitos que nós levantamos aqui é com base na nossa experiência com o Hospedin, portanto ela pode variar de acordo com o tamanho e as características singulares de cada estabelecimento.
Contudo, essa lista lhe dará uma base para escolher o seu sistema hoteleiro.
Requisito 01) Possibilidade de acesso
Com a democratização da internet ficou mais fácil acessar sites, aplicativos, sistemas e tudo o mais de qualquer lugar do mundo.
Isso facilita muito na gestão hoteleira, sendo que é um tipo de negócio que funciona 24 horas por dia e 7 dias por semana.
Imagina se você estiver preso a um computador local, utilizando um sistema instalado no mesmo. Ou se esse computador sofre alguma avaria e todas as informações se perdem.
Sistemas instalados, ou offlines, foram os veteranos no mundo dos PMSs (Property Management Suites). No entanto, até mesmo eles precisaram se adequar aos modelos online, que trazem mobilidade e confiança aos hoteleiros.
Os sistemas em nuvem, ou online, são aqueles que ficam guardados em servidores virtuais espalhados pelo mundo inteiro, como é o caso do Hospedin, e são acessados pelo próprio navegador de internet.
Existem empresas especializadas no gerenciamento desses servidores fazendo com que as informações se mantenham seguras e secretas.
E isso já nos faz lembrar do requisito número 02.
Requisito 02) Segurança das informações e backup
Ao acessar o sistema hoteleiro de qualquer lugar do mundo suas informações precisam estar disponíveis e seguras ao mesmo tempo.
Um sistema em nuvem promove tal segurança.
Quando o fornecedor do seu sistema opta por uma empresa de confiança para guardar os dados, como fazemos na Hospedin, as informações do hotel não ficam expostas na internet.
Assim como não são enviadas ou disponibilizadas a nenhuma outra empresa ou órgãos governamentais.
Portanto, ao contratar um sistema em nuvem, o hoteleiro poderá se sentir resguardado quanto ao acesso e segurança das informações.
E por outro lado, precisa questionar sobre a periodicidade e disponibilidade do backup.
O backup é uma cópia de segurança dos dados do hotel que fica salva em um outro ambiente, para ser utilizada imediatamente caso aconteça algum imprevisto com o sistema hoteleiro.
Essa é uma boa prática que deve ser adotada pelas empresas de tecnologia quando se trata de armazenamento de dados.
Requisito 03) Funcionalidades básicas
Aqui na Hospedin nós entendemos que as funcionalidades essenciais nos sistemas de hotelaria são: gestão completa das reservas (incluindo Mapa de Reservas de alto desempenho), cadastro completo de hóspedes, controle de atividades da equipe e relatórios hoteleiros.
Vale ressaltar que cada estabelecimento terá sua própria lista de funções básicas e ao procurar por um sistema hoteleiro se faz necessário ter esta lista em mãos.
Se você não souber o que está procurando, qualquer sistema pode parecer perfeito.
Contudo, é preciso tomar cuidado para que ele não se torne um empecilho no dia a dia da equipe ao invés de aumentar sua produtividade. Na dúvida, pergunte a equipe o que não pode faltar em um sistema que os ajude na gestão do dia a dia.
Requisito 04) Facilidade de uso
Falando em produtividade de equipe, esse é um dos grandes desafios que o hoteleiro enfrenta: encontrar colaboradores qualificados e engajados.
Por conta disso a rotatividade nos meios de hospedagem ainda é alta, fazendo com que o hoteleiro tenha que treinar novos colaboradores com mais frequência do que deseja.
A facilidade de uso de um sistema de gestão hoteleira se torna imprescindível neste processo. Quando o PMS é simples e fácil de usar, o novo colaborador consegue aprender sozinho uma vez apresentado para a ferramenta.
Isso é o que nós constatamos com o uso do Hospedin, sendo ele um sistema reconhecido por mais de 1400 clientes como prático e simples de usar.
A nossa preocupação como empresa sempre foi a de levar aos hotéis e pousadas um sistema intuitivo, limpo visualmente e com uma linguagem acessível a todos. Além disso, nosso suporte online e Central de Ajuda acabam por suprimir boa parte das dúvidas que os usuários encontram.
Requisito 05) Custo X benefício
Por último e não menos importante, o hoteleiro precisa avaliar o custo benefício dos sistemas de hotelaria.
Dentre todas as opções do mercado com diversos preços e funcionalidades, essa pode ser uma tarefa um tanto trabalhosa.
Ainda assim, o hoteleiro poderá fazer uso do teste gratuito oferecido pelas empresas para conhecer mais sobre o PMS e verificar se ele atende a lista de funcionalidades essenciais para o seu negócio.
O período de teste grátis é fundamental para avaliar se o sistema tem um custo versus benefício adequado para a empresa.
E quando falamos de custo benefício queremos dizer que o hoteleiro pode considerar o preço a ser pago versus a entrega de valor do sistema hoteleiro.
Colocando esses dois itens na balança é possível fazer uma comparação entre as ofertas do mercado.
Ao aderir um sistema que lhe garanta uma gestão completa, desde as reservas até a gestão estratégica do hotel, o hoteleiro precisa avaliar o investimento como um todo antes da contratação.
Desta forma, levando em consideração os 5 requisitos que listamos acima, você terá o pontapé inicial para decidir sobre o PMS que melhor lhe atenderá dentre todas as opções de sistemas de hotelaria do mercado.
Investir tempo nessa pesquisa pode evitar preocupações lá na frente.
Leia mais: Sistema hoteleiro: 7 funcionalidades que não podem faltar.
Uma escolha bem pensada vale por duas
Aqui na Hospedin costumamos dizer que um sistema de gestão hoteleira “substitui um colaborador”, no sentido de que ele aumenta a produtividade do hoteleiro e da sua equipe.
E esse não é um argumento de venda, viu!
É uma constatação a partir dos sistemas de gestão que nós utilizamos com a nossa própria equipe.
Pare e pense um pouco: quanto você pagaria para um colaborador organizar e administrar suas reservas? Possivelmente seria bem mais do que o investimento a ser feito em um sistema de gestão hoteleira, não é mesmo?
É por esse motivo que uma escolha bem pensada vale por duas.
É comum encontramos hoteleiros que não aproveitam o período de testes para conhecer o sistema por completo, fazendo com que não tenham a real visão do quanto o PMS poderá ajudá-lo no dia a dia.
Encontramos também, aqueles que testam diversos sistemas mas, por não saberem o que desejam acabam não aderindo ou contratando um PMS que não entrega o resultado que esperam.
Siga na contramão desses hoteleiros e conte conosco para elevar o nível de gestão da sua pousada ou hotel por meio do Hospedin.
Agora conta pra gente nos comentários abaixo o que não pode faltar no seu sistema de gestão hoteleira. Vamos adorar saber = )
