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Gerenciamento de Hotel: como o Hospedin pode ajudar o hoteleiro nessa missão

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A gente sabe que um hotel tem várias rotinas no seu dia a dia, como por exemplo, recepção, governança, atendimento de bar, restaurante e por aí vai. Apesar da enorme quantidade de tarefas, neste artigo você vai descobrir que fazer o gerenciamento de hotel não precisa ser algo complicado e difícil.

Para que se possa gerenciar um hotel com maestria é preciso, antes de mais nada, conhecer as rotinas do mesmo. É preciso estudar e dominar as tarefas do dia a dia de um hotel a fim de encontrar as melhores formas de fazê-las.

Toda empresa é formada por um conjunto de processos que acontecem sucessivamente resultando na satisfação (ou não) do cliente.

A partir do momento que o hóspede faz contato com o hotel ele entra em um processo que poderá gerar como resultado a venda da reserva. Esse processo de venda é composto por uma sequência de atividades que precisam ser seguidas a risca para que o resultado seja sempre o mesmo e para que o hóspede se sinta bem atendido.

Assim se sucede com todos os processos do hotel. E quando se fala em gerenciamento de hotel, estamos falando em gerenciar os seus processos internos de forma eficiente e prática.

Para que isso aconteça com o mínimo de esforço possível é preciso contar com a ajuda de uma forte aliada: a tecnologia.

Foi por esse motivo que o PMS – Property Management Suite, chegou no mercado: para ajudar os hoteleiros no gerenciamento de hotel.

E daqui saem muitas vantagens. Veja só!

Vantagens de um bom gerenciamento de hotel

O PMS é um sistema para o gerenciamento de propriedades. Esse conceito se popularizou e nos dias de hoje existem diversos PMSs no mercado, porém todos têm a mesma essência: auxiliar no gerenciamento de hotel.

Aqui na Hospedin são mais de 1300 clientes Brasil a fora, e é comum encontrarmos hoteleiros que estão migrando do gerenciamento manual, com planilhas ou fichas de papel para o gerenciamento sistematizado com a ajuda de um software de gestão hoteleira, ou seja, de um PMS.

O que impulsiona essa mudança é o próprio hóspede que deseja um atendimento profissionalizado, rápido e eficiente.

O hoteleiro que resiste a adoção de uma tecnologia para o gerenciamento do hotel corre o risco de ficar para trás na preferência do hóspede.

Diante disto, é possível elencar algumas das vantagens que se tem com o gerenciamento de hotel. Observe:

Agilidade no atendimento

Não há quem não goste de um atendimento ágil e assertivo. Se o seu processo para fechar uma reserva tem essas características você terá mais chances de vender do que se tiver um processo demorado e cheio de barreiras para o hóspede.

Organização dos processos operacionais

Depois da venda, vem todos os processos que garantirão uma estadia de sucesso para o hóspede. De pouco adianta ter um bom processo de vendas se o hoteleiro não conseguir gerenciar os processos de check in, check out, bar, restaurante, pós venda e etc. com a mesma perfeição.

Segurança das informações

Um bom gerenciamento de hotel implica em segurança das informações. Esse é um ponto sensível, pois estamos falando dos dados dos hóspedes, tanto os dados cadastrais como os dados de pagamento. Desta forma, é preciso assegurar que a maneira de gerenciar o seu hotel não está deixando essas informações vulneráveis.

Eficiência no controle financeiro

É comum encontramos hoteleiros que não tem total clareza sobre os resultados financeiros do hotel ou sobre o preço da sua diária. Ao se ter um gerenciamento claro e organizado é possível obter análises financeiras para que se possa tomar decisões com maior segurança levando em consideração o crescimento sustentável do hotel.

Gestão das Vendas

Um outro desafio dos hoteleiros, hoje em dia, é encontrar um equilíbrio entre os seus canais de venda. A distribuição das UHs entre os canais de venda é pauta recorrente nas decisões hoteleiras. O gerenciamento dos processos de vendas do hotel e a clareza sobre as margens de lucros de cada canal é o primeiro passo para aumentar a ocupação sem perder lucratividade.

Leia mais: Estratégia de Canais de Venda: 7 dicas para escolher os melhores para sua hospedagem.

Como o Hospedin pode ajudar no gerenciamento do seu hotel

Antes de qualquer coisa, é preciso saber que existem duas formas de fazer o gerenciamento de hotel. São elas: manualizada e sistematizada.

É comum que os hoteleiros iniciem suas atividades de forma manualizada, sendo que pequenos hotéis ou pousadas demandam poucos registros e acompanhamento.

Contudo, à medida que o negócio cresce se faz necessário adotar algum tipo de sistematização para se possa ser mais ágil no atendimento ao hóspede e no fechamento da reservas, principalmente.

O primeiro passo, normalmente, é a adoção de planilhas de Excel que acabam “quebrando um galho” no primeiro momento. Mas, o que acontece é que as planilhas de Excel são pouco confiáveis e podem induzir ao erro com mais facilidade. Afinal, elas não foram feitas para atender um processo hoteleiro do início ao fim.

Portanto, no segundo momento o hoteleiro acaba por adotar um PMS, ou seja, um sistema de gestão hoteleira para facilitar o seu gerenciamento de hotel.

Neste artigo vamos utilizar o próprio Hospedin para exemplificar como um sistema de gestão de hoteleira pode ajudá-lo no gerenciamento do seu hotel.

Para facilitar o entendimento, nós dividimos o hotel em 6 grandes áreas.

Vamos a elas:

1) Reservas

Gerenciar as reservas é premissa básica de todo e qualquer PMS. A partir disso, o hoteleiro poderá combinar regras para cancelamentos, tarifários, descontos e etc.

No Hospedin é possível cadastrar uma reserva com apenas 4 cliques e isso pode ser feito de diversas formas, dando ao hoteleiro e a sua equipe a possibilidade de escolher aquela que melhor se encaixe na sua rotina.

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Mapa de Reservas – uma visão completa das reservas.
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Home – a visão da situação atual do hotel.
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Menu Reservas – cadastros e filtros de reservas.

2) Recepção

Uma vez reservado, o Hospedin lhe dará a possibilidade de hospedar (no dia do check in) com apenas 1 clique.

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Home – a visão da situação atual do hotel.

Durante a estadia todo o consumo de produtos e serviços poderá ser lançado na reserva ao longo do tempo, assim como os pagamentos já realizados pelo hóspede.

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Cadastro da Reserva.

3) Governança

Após o fechamento da reserva (check out) o quarto irá automaticamente para Limpeza, conforme a configuração da conta no Hospedin, fazendo com que a equipe de Governança saiba exatamente quais quartos necessitam de atenção para que sejam disponibilizados novamente.

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Home – a visão da situação atual do hotel.

4) Financeiro

Com o Hospedin é possível fazer um gerenciamento completo das finanças do hotel, isso porque o sistema dispõe de um módulo desenvolvido exclusivamente para tal fim.

Através do módulo financeiro é possível visualizar as principais fontes de receitas e despesas com base nas categorias financeiras, o que facilita a análise financeira do resultado do mês.

Os relatórios e gráficos financeiros podem ser visualizados e impressos em tempo real.

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Relatórios Financeiros.

Leia mais: Como o Hospedin auxilia na Gestão Financeira do seu hotel.

5) Equipe

A gestão da equipe é uma preocupação genuína dos hoteleiros, considerando que o sistema guarda informações sensíveis e estratégias sobre o hotel. Foi pensando na segurança do hoteleiro e do próprio colaborador, que nós desenvolvemos uma estrutura de permissões de acesso totalmente customizável.

O hoteleiro poderá escolher entre encaixar o colaborador na estrutura de permissão padrão, que já vem com o Hospedin, ou fazer sua própria configuração de permissão para cada colaborador.

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Permissões de Usuários.

Além disso, o hoteleiro terá acesso ao Menu Atividades em que é possível visualizar as movimentações realizadas por cada colaborador em tempo real.

6) Indicadores

Não bastasse todas as funcionalidades que permitem um gerenciamento de hotel eficiente e cuidadoso, o Hospedin oferece uma tela com todos os indicadores hoteleiros considerados importantes para a gestão do negócio.

A qualquer momento o hoteleiro poderá ter acesso a essas informações para verificar como está a performance do hotel ao longo de um período.

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Indicadores Hoteleiros.

E o melhor de tudo! Acesso de qualquer lugar do mundo, pois o Hospedin é totalmente online e seguro.

Diz aí, se você não ficou com vontade de ver o Hospedin funcionando no seu hotel?

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Um gerenciamento para ninguém botar defeito

Não importa se você está a anos no ramo de hotelaria ou se começou a pouco, eu quero comemorar com você! Quero comemorar a sua preocupação em gerenciar bem o seu hotel ou pousada.

Procurar conhecimento, estar aberto para testar novidades, sair da zona de conforto e aprender algo novo é o primeiro passo rumo ao sucesso.

E nem todos os hoteleiros estão dispostos ou preparados para isso. Se você chegou até aqui, é um ótimo sinal.

Porém, só quem tenta fazer o mesmo processo de forma diferente poderá colher resultados diferentes. E poderá surpreender o hóspede com um atendimento primoroso com “gostinho de quero mais”.

Sendo assim, independente da forma como você deseja fazer o gerenciamento do seu hotel, seja ela manual ou sistematizada, eu quero lhe dizer: conta com a gente!

Nós, aqui da Hospedin, trabalhamos lhe ajudar a fazer um gerenciamento pra ninguém vai botar defeito.

O que acha de começar testando o Hospedin por 10 dias gratuitos? Tem uma equipe inteirinha esperando por você. Vem com a gente!

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