Guia rápido de emissão de nota fiscal na hotelaria

Guia rápido sobre emissão de nota fiscal na hotelaria

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A emissão de nota fiscal na hotelaria é um processo de segurança, tanto para o hoteleiro quanto para o hóspede. Com este documento, se confirma a relação de compra e venda entre ambas as partes por meio de uma descrição detalhada, funcionando como um contrato.

Por esse motivo, a nota fiscal é algo que merece a atenção do hoteleiro, dada sua particularidade e obrigação.

O Brasil é um país com dimensões continentais e com o intuito de organizar as relações comerciais para proteger os envolvidos, é necessário que se crie algumas burocracias, a exemplo da emissão das notas fiscais.

Desde de 2005, o Governo iniciou um projeto para informatizar o processo de emissão de nota fiscal, trazendo a tona a nota fiscal eletrônica

Ou seja, um modelo de NF que promete facilitar o dia a dia das pessoas, inclusive dos hoteleiros.

Se esse é um assunto que lhe interessa, siga com esta leitura para entender mais sobre nota fiscal na hotelaria, as diferenças entre o modelo eletrônico e as outras notas fiscais, assim como, as dicas para facilitar a implantação da nota fiscal eletrônica no seu hotel.

Benefícios da nota fiscal na hotelaria

A nota fiscal na hotelaria pode ser comparada com um contrato de compra e venda. Ou seja, quando o vendedor transfere a posse de um item ou confirma a prestação de um serviço com a pessoa que pagou por ele.

Esse documento deixa ambas as partes seguras quanto ao que foi acordado e serve de respaldo caso aconteça algum problema após a compra.

Além disso, o nota fiscal na hotelaria é uma forma de prestar conta ao FISCO sobre as transações financeiras do hotel e gerar as guias para o pagamento dos impostos devidos.

A emissão da nota fiscal na hotelaria deve ocorrer no próprio mês em que houve o fato gerador da mesma. Contudo, é importante saber que emiti-la não concretiza o pagamento, principalmente quando o hotel costuma cobrar o valor antecipado da reserva.

Neste caso, o hotel poderá emitir a nota fiscal de serviço do valor recebido dentro do mês ou somente quando a prestação de serviços finalizar complemente, ou seja, após a estadia.

Ainda assim, é importante consultar o seu contador que é a pessoa mais indicada para lhe auxiliar na melhor forma de emitir as suas NFs, pois isso implica em organização de fluxo de caixa para pagamento de impostos.

O que você precisa saber sobre as notas fiscais eletrônicas

Anos atrás a emissão das notas fiscais era feita exclusivamente com papel e isso exigia uma demanda maior de trabalho e de recursos. A cada final de mês era preciso juntar todos esse papéis para enviar para a contabilidade, que por sua vez, fazia um trabalho manual ao enviar para o FISCO.

Dada a morosidade de todo este trâmite, o Governo iniciou um projeto de implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e), projeto este que dura até os dias de hoje. 

No começo, a NF-e era obrigatória para todos as empresas que recolhiam ICMS – Imposto Sobre Circulação de Mercadoria e IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados. Mas com o passar do tempo, outras empresas foram entrando na fila da obrigatoriedade e passaram a ter que se adequar ao novo modelo.

Veja abaixo os tipos de empresas que deve emitir nota fiscal eletrônica, obrigatoriamente:

  • MEI (Microempreendedor Individual);
  • ME (Microempresa);
  • EPP (Empresa de Pequeno Porte);
  • Empresa do Simples Nacional;
  • Empresa do Lucro Real e Presumido.

Se o seu hotel se encaixa em algumas dessas classificações e ainda não emite a NF-e, comece logo o processo de implantação.

Como informatizar seu hotel

Tipos de notas fiscais eletrônicas

Por meio da nota fiscal eletrônica as informações de compra e venda são facilmente acessadas pelo sistema do FISCO, sendo que é preciso somente enviar um arquivo digital para a contabilidade após o fim do mês.

À vista disso, não há mais a necessidade de imprimir notas fiscais e o consumidor pode recebê-las eletronicamente no seu e-mail.

Ditos isto, observe os 3 tipos de notas fiscais eletrônicas que existem hoje em dia:

NF-e: utilizada nas operações de venda e prestação de serviços que estão relacionadas ao ICMS.

NFS-e: criada para substituir as notas fiscais de bloco, exigidas pelos municípios para recolher o ISS – Imposto Sobre Serviço.

NFC-e: usada no varejo para venda direta ao consumidor final, onde não é necessário fazer um cadastro completo de quem está comprando.

A nota fiscal eletrônica tem diversas vantagens, como por exemplo:

  • Redução de custos para armazenar documentos físicos;
  • Diminuição de custos com uso de papel e outros recursos para impressão;
  • Ameniza o impacto ambiental;
  • Aumenta a confiança nas transações de informações fiscais;
  • Facilita o trabalho aumentando a produtividade das pessoas;
  • Colabora com a prestação de contas ao FISCO, agilizando o câmbio de informações.

Como implantar a NF-e no seu hotel

Uma vez que você já sabe o que é a nota fiscal eletrônica e de que forma ela facilita o trabalho do hoteleiro, veja como implantar a nota fiscal eletrônica no seu hotel.

Para isso é preciso seguir um passo a passo simples:

  1. Ter acesso a internet. Não existe definição quanto a velocidade da internet, ela somente precisa comportar o envio das suas notas fiscais eletrônicas mês a mês.
  2. Estar credenciado na Secretaria da Fazenda. Você deve solicitar um cadastro para cada estabelecimento que tiver.
  3. Fazer sua Certificação Digital. Esta serve como uma assinatura eletrônica e deve ser feita por uma empresa autorizada pela IPC – Brasil. Diferente do cadastro na Secretaria da Fazenda, você pode fazer somente uma certificação digital para todos os estabelecimentos que tiver.
  4. Fazer o download do software do FISCO. Por fim, é necessário realizar o download e instalação do Software Emissor de NF-e, disponibilizado gratuitamente.

E pronto, você já estará habilitado para emitir as suas notas fiscais eletronicamente.

Para que o processo não cause problemas com sua equipe hoteleira, será preciso treiná-los e sensibilizá-los sobre a importância do documento.

Sistemas que ajudam

A informatização e a internet chegaram para ficar e cada vez mais, vamos ter a presença desses elementos eletrônicos no nosso dia a dia. 

Portanto, vamos usá-los a nosso favor.

Os sistemas para emissão de nota fiscal eletrônica, assim como os PMSs, são fundamentais na organização e qualidade dos serviços hoteleiros. E isso fica ainda mais interessante se ambos forem integrados.

Hoje em dia, existem diversos sistemas que ajudam o hoteleiro na sua gestão, contudo é preciso sair da zona de conforto e estar aberto as mudanças para colher os bons frutos dessas oportunidades.

E você? Tem alguma dificuldade com a emissão da nota fiscal eletrônica? Conta pra gente aqui nos comentários.

Leia mais: Hospedin versus sistemas de hotelaria: entenda as principais diferenças

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