Emitir nota fiscal na hotelaria ainda é um processo manual em muitos hotéis e pousadas, mas isso consome tempo da equipe, aumenta as chances de erro e pode impactar diretamente o atendimento ao hóspede.
Além da obrigatoriedade, a nota fiscal faz parte da organização financeira e da experiência do cliente. Quando o processo não está bem estruturado, surgem retrabalhos, inconsistências e atrasos no checkout.
Neste artigo, você vai entender quando a emissão é obrigatória, como fazer corretamente e o que pode estar travando a sua operação hoje.
Índice
O que é nota fiscal na hotelaria
A nota fiscal na hotelaria é o documento que formaliza a prestação de serviços de hospedagem, deve ser emitida sempre que há cobrança do hóspede, e segue as regras do município, geralmente por meio da NFS-e.
Ela pode ser comparada com um contrato de compra e venda. Ou seja, quando o vendedor transfere a posse de um item ou confirma a prestação de um serviço com a pessoa que pagou por ele; deixando ambas as partes seguras quanto ao que foi acordado e servindo de respaldo caso aconteça algum problema após a compra.
Na prática, ela garante segurança jurídica, organiza a operação financeira e mantém o hotel em conformidade com o Fisco.
A emissão da nota fiscal na hotelaria deve ocorrer no próprio mês em que houve o fato gerador da mesma. Contudo, é importante saber que emiti-la não concretiza o pagamento, principalmente quando o hotel costuma cobrar o valor antecipado da reserva.
Neste caso, o hotel poderá emitir a nota fiscal de serviço do valor recebido dentro do mês ou somente quando a prestação de serviços finalizar complemente, ou seja, após a estadia.
Ainda assim, é importante consultar o seu contador, que é a pessoa mais indicada para lhe auxiliar na melhor forma de emitir as suas NFs, pois isso implica em organização de fluxo de caixa para pagamento de impostos.
Quando é obrigatório emitir nota fiscal em hotel ou pousada
A emissão da nota fiscal na hotelaria é obrigatória nas seguintes situações:
- Sempre que houver cobrança por hospedagem
- Quando houver consumo de serviços vinculados à estadia
- Conforme exigência da prefeitura local
- Quando o hóspede solicitar
Mesmo quando o hóspede não solicita, a emissão continua sendo obrigatória na maioria dos municípios.
O que você precisa saber sobre as notas fiscais eletrônicas
Anos atrás a emissão das notas fiscais era feita exclusivamente com papel e isso exigia uma demanda maior de trabalho e de recursos. A cada final de mês era preciso juntar todos esses papéis para enviar para a contabilidade, que por sua vez, fazia um trabalho manual ao enviar para o FISCO.
Dada a morosidade de todo este trâmite, o Governo iniciou um projeto de implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e), projeto este que dura até os dias de hoje.
No começo, a NF-e era obrigatória para todas as empresas que recolhiam ICMS – Imposto Sobre Circulação de Mercadoria e IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados. Mas com o passar do tempo, outras empresas foram entrando na fila da obrigatoriedade e passaram a ter que se adequar ao novo modelo.
Veja abaixo os tipos de empresas que devem emitir nota fiscal eletrônica, obrigatoriamente:
- MEI (Microempreendedor Individual);
- ME (Microempresa);
- EPP (Empresa de Pequeno Porte);
- Empresa do Simples Nacional;
- Empresa do Lucro Real e Presumido.
Se o seu hotel se encaixa em algumas dessas classificações e ainda não emite a NF-e, comece logo o processo de implantação.
Tipos de notas fiscais eletrônicas
Por meio da nota fiscal eletrônica as informações de compra e venda são facilmente acessadas pelo sistema do FISCO, sendo que é preciso somente enviar um arquivo digital para a contabilidade após o fim do mês.
À vista disso, não há mais a necessidade de imprimir notas fiscais e o consumidor pode recebê-las eletronicamente no seu e-mail.
Ditos isto, observe os 3 tipos de notas fiscais eletrônicas que existem hoje em dia:
NF-e: utilizada nas operações de venda e prestação de serviços que estão relacionadas ao ICMS.
NFS-e: criada para substituir as notas fiscais de bloco, exigidas pelos municípios para recolher o ISS – Imposto Sobre Serviço.
NFC-e: usada no varejo para venda direta ao consumidor final, onde não é necessário fazer um cadastro completo de quem está comprando.
A nota fiscal eletrônica tem diversas vantagens, como por exemplo:
- Redução de custos para armazenar documentos físicos;
- Diminuição de custos com uso de papel e outros recursos para impressão;
- Ameniza o impacto ambiental;
- Aumenta a confiança nas transações de informações fiscais;
- Facilita o trabalho aumentando a produtividade das pessoas;
- Colabora com a prestação de contas ao FISCO, agilizando o câmbio de informações.
Como implantar a NF-e no seu hotel
Uma vez que você já sabe o que é a nota fiscal eletrônica e de que forma ela facilita o trabalho do hoteleiro, veja como implantar a nota fiscal eletrônica no seu hotel.
Para isso é preciso seguir um passo a passo simples:
- Ter acesso a internet
Não existe definição quanto a velocidade da internet, ela somente precisa comportar o envio das suas notas fiscais eletrônicas mês a mês.
- Estar credenciado na Secretaria da Fazenda
Você deve solicitar um cadastro para cada estabelecimento que tiver.
- Fazer sua Certificação Digital
Esta serve como uma assinatura eletrônica e deve ser feita por uma empresa autorizada pela IPC – Brasil. Diferente do cadastro na Secretaria da Fazenda, você pode fazer somente uma certificação digital para todos os estabelecimentos que tiver.
- Fazer o download do software do FISCO
Por fim, é necessário realizar o download e instalação do Software Emissor de NF-e, disponibilizado gratuitamente.
Como emitir nota fiscal na hotelaria passo a passo
Emitir nota fiscal pode parecer simples, mas erros acontecem com frequência quando o processo não está estruturado.
Veja o passo a passo para emitir nota fiscal na hotelaria:
- Coletar os dados do hóspede
- Conferir as informações da reserva
- Registrar corretamente os serviços prestados
- Emitir a nota no sistema da prefeitura ou no PMS
- Enviar a nota fiscal ao cliente
Hoje, muitos sistemas de gestão hoteleira já permitem emitir a nota fiscal integrada à prefeitura, evitando retrabalho manual, como o PMS Hospedin.
Quais dados são necessários para emitir nota fiscal
Para emitir corretamente a nota fiscal na hotelaria, você precisa de:
- Nome do hóspede
- CPF ou CNPJ
- Período da hospedagem
- Valor cobrado
- Descrição dos serviços prestados
Quando essas informações estão incompletas, o erro na emissão é praticamente inevitável.
Erros comuns ao emitir nota fiscal na hotelaria
Na rotina de hotéis e pousadas, alguns erros se repetem:
- Dados incompletos no cadastro
- Informações divergentes da reserva
- Emissão manual e repetitiva
- Esquecer de emitir
- Erros no valor ou descrição
Esses problemas geralmente começam no check-in, quando os dados do hóspede não são registrados corretamente.
Como a nota fiscal impacta a operação do hotel
A emissão de nota fiscal não é apenas uma obrigação fiscal. Ela impacta diretamente a operação:
- Check-out mais lento
- Equipe sobrecarregada
- Retrabalho no financeiro
- Falta de padronização
Quando o processo não está organizado, o impacto aparece no atendimento ao hóspede e na produtividade da equipe.
Como simplificar a emissão de nota fiscal no dia a dia
A forma mais eficiente de simplificar a emissão de nota fiscal na hotelaria é centralizar as informações em um sistema de gestão.
Com isso, você consegue:
- Emitir notas fiscais automaticamente
- Reduzir erros de digitação
- Evitar retrabalho
- Agilizar o check-out
Com um PMS integrado à prefeitura, a nota já é gerada com base nos dados da reserva, reduzindo esforço manual e aumentando a confiabilidade.
Se você busca integração, centralização de informações e facilidade na emissão de notas fiscais e outros processos, o PMS Hospedin pode ser a solução que você procura. Clique aqui e teste gratuitamente!
FAQ — Guia rápido sobre emissão de nota fiscal na hotelaria
Sim. Na maioria dos municípios, a emissão é obrigatória independentemente da solicitação.
Na hotelaria, o mais comum é a NFS-e, pois se trata de prestação de serviços.
Depende do modelo de cobrança. Em muitos casos, a emissão ocorre após a prestação do serviço. O ideal é alinhar com o contador.
Sim. Mesmo sendo eletrônicas, é importante manter o controle e armazenamento dos documentos.
Sim. A emissão é uma obrigação legal do estabelecimento, independentemente da solicitação do hóspede.
O ideal é automatizar o processo com um sistema integrado ao PMS. Dessa forma, todos os dados da reserva já são levados para a nota fiscal de forma padronizada, reduzindo falhas e garantindo conformidade com a legislação.
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Respostas de 12
Excelente artigo, me tirou várias dúvidas. Tenho uma pergunta: Meu contador disse que eu posso emitir as notas fiscais usando um certificado digital do modelo e-CNPJ também, isso procede? Muito obrigado
Olá, tudo bem? Que bom que o artigo ajudou. 😊
O que o seu contador falou procede sim, principalmente se você for usar a emissão de NFs por meio da internet.
Muito bom o artigo!
Fiquei com uma dúvida: A nota fiscal pode ser emitida somente depois da estadia? Mesmo sendo uma estadia futura?
E em caso de cancelamento, se já estiver emitido a nota no momento do pagamento?
Oi Junior, obrigada!
Se a empresa é optante do Simples Nacional, o fato gerador da NF é a Hospedagem. Logo, o recebimento antecipado seria um adiantamento e após a hospedagem emitiria a NF. Quando a empresa não é do Simples Nacional, e segue o regime de caixa, a NF pode ser emitida conforme o recebimento. Mas também possui discussão sobre mesmo sendo regime de caixa não ser obrigado a gerar a NF conforme o recebimento. Com relação ao cancelamento da NF você pode fazer normalmente, mas se for dentro da competência é melhor, devido ao pagamento de impostos.
Um hotel pode ou deve fornecer nota fiscal eletrônica de serviço a um Hospede pessoa física ou este hóspede só recebe a NFCe?Qual o modelo de ambas e sua eficácia e diferença?
Oi Elisabeth, tudo bem? Sim, o hotel precisa fornecer a NF de acordo com o tipo. Se for o serviço de hospedagem terá que emitir a NF de serviço. Se for somente um consumo em restaurante a NF de consumo ou cupom fiscal. Consegui esclarecer?
Fiz a reserva de uma hospedagem no Hotéis.com e efetuei o pagamento no próprio site. Após o término da hospedagem, solicitei a nota fiscal de serviço ao hotel, que se recusou a emiti-la, informando que já a haviam emitido em nome do site de reserva. Isso é decorrente da opção pelo regime de caixa?
Oi Arno, tudo bem? Pesquisando no Reclame Aqui identifiquei outras reclamações como a sua. A principal alegação da empresa é que atua como agente e portanto não pode emitir Notas Fiscais em nome do viajante.
Olá… poderiam me ajudar? Eu tou querendo arrendar um hostel…tenho que abrir empresa?? Se e sim… que tipo empresa eu tenho que abrir? Preciso de cnpj?
Ei Paola, tudo bem? Te convido a conferir este artigo nosso, o qual esclarecerá suas dúvidas: https://blog.hospedin.com/como-legalizar-um-hostel/
Qual o Codigo de serviço para emiçao da nota fiscal de prestaçao de serviço para ” ALUGUEL DE IMOVEL “
Olá Marcos, tudo bem?
Pesquisando em sites, encontramos a informação de que na modalidade de locação não é emitida a NF.
A comprovação do recebimento da venda neste caso se faz por meio de recibo simples e contrato de locação entre as partes.
Mas aconselhamos que faça contato com a Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, da localidade onde seu negócio está cadastrado para confirmar a informação. Boa sorte!