A alta concorrência no setor, a demanda crescente por experiências personalizadas e a necessidade de otimizar custos são apenas alguns dos obstáculos enfrentados diariamente por hoteleiros e pousadeiros.
Nesse cenário, um Sistema de Gestão Hoteleira ou PMS, surge como uma ferramenta essencial para organizar e centralizar todas as operações da hospedagem, proporcionando uma gestão muito mais eficiente.
De acordo com a STR, a ocupação global dos hotéis atingiu 66,2% em 2023, e a implementação de um PMS contribui diretamente para esses números.
Então, se você deseja dominar o uso dessa ferramenta e revolucionar a gestão da sua hospedagem, continue a leitura!
Um Property Management System (PMS) é um software projetado para ajudar os meios de a gerenciar e simplificar suas operações diárias.
Ele automatiza processos que vão desde a gestão de reservas até o checkout, permitindo que a equipe se concentre em oferecer um melhor serviço aos hóspedes. Para entender melhor, imagine um PMS como o cérebro da hospedagem, onde todas as operações importantes estão conectadas e sincronizadas.
O PMS também é conhecido de outras formas como, por exemplo:
A gente sabe que agilidade no atendimento, organização nos processos e engajamento da equipe, são elementos essenciais para estabelecimentos que desejam se destacar no mercado hoteleiro. E para isso, conte com o PMS.
Veja abaixo, como basicamente ele funciona:
Reservas: o PMS permite o gerenciamento eficiente das reservas como um todo. Com o Mapa de Reservas, você visualiza sua ocupação, controla a disponibilidade dos quartos e automatiza a confirmação de vendas, além de gerenciar tarifas e promoções.
Check-in e checkout: automatiza o processo de check-in e checkout ao oferecer a opção de check-in on-line, registra os dados dos hóspedes e gerencia pagamentos. O sistema pode até enviar alertas automáticos para lembrar os hóspedes do horário de saída.
Gestão de hóspedes: armazena informações detalhadas sobre os clientes no cadastro de hóspedes, como preferências, histórico de estadas e solicitações especiais. Isso permite personalizar a experiência, o que é essencial em um mercado onde a fidelização é um diferencial competitivo.
Tarifário: permite a criação de diferentes tipos de tarifas, gerencia promoções e pacotes, e aplica regras de desconto conforme a ocupação e sazonalidade.
Relatórios: fornecem uma visão detalhada da ocupação, receita, despesas, performance dos canais de venda e perfis dos hóspedes, ajudando a tomar decisões mais assertivas e embasadas em dados reais.
Outros módulos: dependendo do PMS, é possível incluir módulos para gestão de governança, manutenção, eventos, restaurantes, spas, e até mesmo sistemas de entretenimento.
Há três principais tipos de PMS disponíveis no mercado, cada um com suas próprias características, vantagens e desvantagens, confira:
Um PMS baseado em nuvem é acessado via internet, sem necessidade de instalação local.
Ele oferece backups automáticos e atualizações frequentes, além de ter um menor custo inicial.
A flexibilidade de acesso remoto e a escalabilidade são grandes vantagens, especialmente para pequenas e médias hospedagens.
Instalado nos servidores do próprio hotel, o PMS on-premise oferece maior controle sobre os dados e permite personalizações mais avançadas.
Ele é ideal para grandes redes de hotéis que lidam com volumes significativos de dados e necessitam de uma infraestrutura mais robusta.
Combina características dos sistemas em nuvem e on-premise, oferecendo flexibilidade e adaptabilidade.
Essa é uma opção atrativa para hotéis que buscam equilibrar controle de dados com a conveniência do acesso remoto.
Abaixo, um comparativo entre os principais sistemas de PMS disponíveis no mercado:
Saiba mais: Hospedin versus sistemas de hotelaria: entenda as principais diferenças
Já sabemos o que é PMS e sua importância na estratégia de crescimento do meio de hospedagem.
No entanto, nos falta descobrir quais são os reais benefícios que o hoteleiro terá ao investir neste sistema. Sendo assim, observe abaixo 7 super benefícios que um PMS pode oferecer:
Acessar um único sistema e conseguir visualizar todo o andamento do negócio em uma única tela além de deixar os processos mais organizados, é sinônimo de alta produtividade.
Nada fica perdido ou guardado na memória das pessoas, desde que elas tenham a rotina de alimentar o PMS.
Com a centralização de informações se torna mais fácil cadastrar um hóspede, lançar uma reserva e fazer com que as informações cheguem a quem precisa delas, garantindo assim mais eficiência e agilidade na execução de tarefas importantes.
O hóspede sente quando o meio de hospedagem está, de fato, preparado para atendê-lo.
O hoteleiro pode contar com ferramentas como CRM, Channel Manager, Motor de Reservas, ferramenta de E-mail Marketing, Chatbot e etc.
O PMS acaba centralizando todas essas informações, trocando os dados necessários entre elas e possibilitando a emissão de relatórios mais robustos e assertivos.
Leia também – Channel Manager: gestão de canais de venda para o seu hotel
Com a utilização de um PMS, a equipe hoteleira tende a seguir o processo definido e organizado pelo mesmo.
Desta forma, se evita que os colaboradores executem as tarefas de diferentes maneiras causando ruídos, problemas na prestação de serviços e retrabalho.
Com sistemas integrados e operando em nuvem, como é o caso do PMS Hospedin, o hoteleiro pode se sentir resguardado quanto à segurança das suas informações.
Os backups automáticos também o resguardam de uma possível interferência no uso do sistema, além de oferecer a praticidade de poder ser acessado de qualquer lugar.
A rotatividade na hotelaria ainda é algo que atrapalha um pouco o alinhamento da equipe. Com entradas e saídas de funcionários é preciso ter um centralizador de informações e processos, o que acontece com o uso do PMS.
Um sistema fácil de utilizar, como o Hospedin, acaba sendo fundamental nesse processo.
Viu só quantas vantagens? Mas, para que esse sistema possa fazer seu trabalho e ajudá-lo a ter mais tranquilidade ao longo do tempo, é preciso dar o primeiro passo.
Confira alguns depoimentos de hoteleiros que escolheram o PMS Hospedin para garantir uma gestão mais eficaz:
Para escolher o sistema ideal, siga este guia passo a passo:
Já deu para perceber que o PMS possui muitos benefícios para a gestão da hospedagem. Contudo, algumas dúvidas ainda podem estar passando pela sua cabeça.
Portanto, separamos 3 perguntas frequentes para esclarecê-las de vez.
Não. O PMS é uma ferramenta valiosa para estabelecimentos de diferentes tamanhos e pode beneficiar diferentes tipos de hospedagens, principalmente os de pequeno e médio porte.
Afinal, com ele é possível automatizar muitos processos, reduzindo o tempo dedicado a tarefas manuais. Isso é especialmente importante para estabelecimentos menores, onde a equipe é enxuta e desempenha várias funções.
Sim. Além de otimizar as operações e melhorar a experiência do hóspede, o PMS de hotel pode ser uma ferramenta muito útil para a gestão de estratégias de preço.
Ao centralizar e armazenar os dados relacionados às reservas, histórico de hóspedes e tarifas é possível identificar informações valiosas para sua precificacão de diárias, como tendências sazonais, picos de demanda e períodos de baixa ocupação.
Além disso, todas as despesas também podem ser registradas no PMS e assim, o hoteleiro tem em mãos todos os dados sobre seus custos.
A implementação de um PMS requer um planejamento cuidadoso para garantir que tudo ocorra da forma esperada.
Por isso, crie um cronograma detalhado para a implementação, incluindo as etapas de instalação, configuração, treinamento e migração de dados.
A sua equipe terá contato direto com a ferramenta, portanto, treine todos os funcionários para garantir que eles saibam utilizá-lo de forma eficiente.
Lembre-se de integrá-lo a outros sistemas que você utiliza como Channel Manager, Motor de Reservas, e sistemas de pagamento, pois assim você evita retrabalhos, erros e perda de informações.
E por fim, mas não menos importante, monitore o desempenho do PMS após a implementação e contate o suporte técnico em caso de eventuais problemas.
Se você chegou até aqui, já deve ter entendido como o PMS pode ajudar no controle das reservas e na gestão da sua hospedagem como um todo.
Então, que tal contar com o PMS Hospedin na sua jornada?
Você pode testá-lo gratuitamente por 10 dias e comprovar os benefícios de uma gestão mais simples e produtiva.
Se você deseja se destacar neste mercado altamente competitivo deve considerar a implementação desta ferramenta na sua gestão.
Agora conta pra gente: você já utiliza um PMS? Qual é o papel dessa ferramenta no seu negócio?
Para garantir uma experiência impecável e organizada, os meios de hospedagem precisam lidar com um…
Com o mercado hoteleiro cada vez mais dominado pelas OTAs, os meios de hospedagem têm…
Pode parecer fácil, porém encantar clientes requer habilidade. É preciso proporcionar uma experiência ímpar, a…
Há um tempo, ter presença no digital deixou de ser apenas um complemento para o…
Quem trabalha no setor hoteleiro sabe que um dos grandes desafios enfrentados nessa área é…
Você sabia que a imagem do seu meio de hospedagem, seja nas mídias on-line ou…