Para potencializar o desempenho do seu meio de hospedagem é preciso atenção a todos os detalhes. Sendo assim, para auxiliar na gestão hoteleira, muitos apostam no uso de um sistema hoteleiro.
Porém, antes de sair por aí aderindo a qualquer um é preciso pesquisar, testar e avaliar.
Existem diversos sistemas de gestão hoteleira disponíveis no mercado. Alguns mais completos, outros mais simples, alguns mais baratos e outros com preços bem elevados. Por isso, é preciso analisar atenciosamente a questão da necessidade do negócio versus o valor do produto.
Para o investimento compensar é preciso escolher um sistema de gestão que atenda as demandas da empresa. Mas independente do modelo e tamanho do meio de hospedagem algumas funcionalidades são indispensáveis em um software hoteleiro bacana.
Pensando nisso, preparamos esta lista com 7 funcionalidades que não podem faltar no seu sistema hoteleiro. Confira!
Funcionalidades do sistema hoteleiro
Confira abaixo as 7 funcionalidades que você não pode deixar de lado ao escolher seu sistema hoteleiro:
1. Mapa de reservas
Se não a principal, o mapa de reservas está entre as funcionalidades que não podem faltar no seu sistema hoteleiro de jeito algum. Podemos dizer que esta é uma forte razão pela qual donos e gestores utilizam o programa.
Por meio do mapa de reservas é possível ter uma visão clara e rápida dos períodos, situação e ocupação dos quartos. Assim, você consegue manter tudo organizado em um único lugar e evitar problemas complicados, como o caso de um overbooking.
Com o mapa de reservas você garante um atendimento muito mais rápido, prático e seguro para os seus hóspedes.
Abaixo é possível ter uma prévia de como fica simples a gestão das reservas utilizando, por exemplo, o Mapa de Reservas do Hospedin:
Por meio do filtro de datas, você visualizada as reservas de determinado período e ainda consegue ter informações mais detalhadas de cada reservas, como: quantidade de hóspedes, data de check-in e check-out, número de diárias, o valor total da reserva e quanto ainda tem a receber.
Além disso, para cadastrar uma nova reserva ou alterar uma já existente também é bem simples e intuitivo. Basta clicar sobre a opção desejada.
O uso de cores para a classificação dos status das reservas deixa a organização das informações mais visual e clara. Ao “bater o olho” no mapa já é possível identificar facilmente os quartos, disponíveis, ocupados, pré-reservados, liberados para a limpeza.
2. Situação dos quartos
Juntamente com o mapa de reservas, o quadro com a situação dos quartos também é de extrema importância para uma gestão prática e organizada.
Este lhe permite visualizar e gerenciar os quartos que estão livres, ocupados, reservados, limpos ou a serem encaminhados para limpeza.
Um dos cuidados mais importantes que qualquer hotel precisa ter é disponibilizar o quarto pronto e limpo no horário de check-in do hóspede.
Com a funcionalidade de situação dos quartos, é possível controlar quem saiu e quem entrou e se os locais reservados já estão prontos para atender aos hóspedes que possuem reserva.
Com o quadro de situação dos quartos você evita qualquer imprevisto com seus hóspedes.
3. Gráficos e relatórios financeiros
Quanto entrou de dinheiro no dia? Quais pagamentos foram feitos? Como foi o rendimento do mês?
Para responder essas e outras perguntas essenciais na gestão do estabelecimento é necessário que o seu sistema hoteleiro ofereça como funcionalidade, gráficos e relatórios financeiros.
É analisando os gráficos e relatórios que a evolução do negócio poderá ser observada, bem como a identificação de problemas, como por exemplo, se o crescimento parou ou o faturamento caiu bruscamente. Quando essas e outras informações são apresentadas através de um relatório, é mais fácil para o gestor identificar o motivo dessas alterações e tomar as devidas providências para reestabelecer o negócio.
Além disso, com o relatório financeiro, é possível ter uma curva precisa dos meses nos quais o movimento é maior e também daqueles em que é menor. Com isso, o gestor pode apostar em estratégias para alavancar as reservas nos meses com menor fluxo de hóspedes.
Com os gráficos e relatórios financeiros você tem uma visão geral do seu negócio e uma gestão muito mais profissionalizada.
4. Cadastro de hóspedes
Ter um sistema hoteleiro que lhe possibilite manter um banco de dados de todos os hóspedes é indispensável para a gestão do seu meio de hospedagem. Com esta funcionalidade é possível obter dados de todos os hóspedes que passaram pelo seu estabelecimento, bem como suas preferências, restrições e até frequência de estadia.
Com o cadastro de hóspedes você mantém um relacionamento muito mais assertivo com seus clientes, além de promover ações de marketing mais assertivas e coerentes com o seu público-alvo.
Leia também: Cadastro de hóspedes com estratégia de marketing: um guia completo
5. Interação entre os usuários
Dependendo do tamanho do hotel ou pousada, sabemos que a recepção do hotel é composta por diversos colaboradores que atuam em diferentes turnos. Por isso é importante que o sistema hoteleiro possua como funcionalidade a opção de cadastrar diversos usuários. Como também a possibilidade de interação entre eles, deixando notas, recados e avisos.
Muitas vezes, a pessoa que trabalhou de manhã precisa avisar algo para quem vai assumir a recepção do hotel no período da noite. Para facilitar, o sistema deve possibilitar a inserção de avisos e lembretes que possam ser visualizados com facilidade assim que a pessoa o acessar.
Com a interação entre os usuários, os bilhetes tradicionais são desnecessários e você poderá centralizar toda a comunicação da equipe no sistema de gestão hoteleira.
6. Usabilidade e facilidade de navegação
Com a rotatividade de profissionais na recepção dos hotéis e pousadas, é importante que o sistema hoteleiro escolhido seja intuitivo e de fácil navegação. Assim, quando surgir um novo colaborador, este terá facilidade para aprender as tarefas rapidamente.
Além disso, para garantir um atendimento mais rápido aos clientes, o sistema precisa ser prático. Assim, evitará que o recepcionista se perca ou demore para encontrar uma informação necessária.
Com a usabilidade e a facilidade de navegação seus colaboradores se tornam muito mais produtivos.
7. Atendimento e suporte online
Ao utilizar o sistema hoteleiro no dia a dia algumas dúvidas e dificuldades podem surgir, por isso, ter um sistema que disponibilize atendimento e suporte online é muito importante. Principalmente nos primeiros meses de contratação, em que tudo é novo para o usuário.
Imagine se você está realizando a reserva de um cliente, ou encerrando uma estadia, e surge alguma dúvida? Com o suporte online, você sana a dúvida praticamente na hora, facilitando o atendimento ao hóspede.
Com o atendimento e suporte online você tem profissionais especializados prontos para lhe ajudar em qualquer situação.
Leia também: Programa para hotel: como escolher o melhor?
Agora que você já sabe quais funcionalidades não podem faltar no seu sistema hoteleiro, pesquise, avalie, compare e teste o melhor para o seu meio de hospedagem.
O ideal é realizar um teste gratuito antes de adquirir, assim, você avalia se o sistema atende bem as demandas do seu negócio.
Sabia que o sistema Hoteleiro Hospedin disponibiliza 10 dias para você testar gratuitamente? Além disso, ele possui todas estas 7 funcionalidades citadas e muito mais. Clique aqui para conhecer e saber mais sobre o Hospedin.
