Quando se fala em gestão de um meio de hospedagem, vale tudo para garantir um desempenho de sucesso.
Nesse sentido, muitos hoteleiros apostam no uso de um sistema hoteleiro para auxiliar na rotina e potencializar os resultados. Porém, antes de aderir a uma ferramenta hoteleira, é preciso pesquisar, testar e avaliar as melhores opções.
Pensando nisso, preparamos este guia com 7 funcionalidades essenciais que não podem faltar no seu sistema hoteleiro. Continue a leitura e confira!
Índice
Funcionalidades essenciais de um sistema hoteleiro
Existem diversos sistemas de gestão disponíveis no mercado, alguns mais completos, outros mais simples, mais baratos ou com preços bem elevados.
Por isso, é preciso analisar atenciosamente as necessidades do seu negócio x valor do produto, o famoso custo-benefício.
Mas, independente do modelo e tamanho do meio de hospedagem, algumas funcionalidades são indispensáveis em um software hoteleiro, como:
1. Mapa de reservas
O mapa de reservas está entre as funcionalidades que não podem faltar no seu sistema hoteleiro. Afirmamos dizer que esta é a razão principal pela qual gestores utilizam o programa.
Por meio do mapa de reservas, é possível ter uma visão clara e rápida dos períodos, situação e ocupação dos quartos, facilitando para manter tudo organizado em um único lugar e evitar problemas, como riscos de overbooking.
Abaixo, é possível ter uma prévia de como fica simples a gestão das reservas utilizando o Mapa de Reservas, a exemplo do Hospedin:
Por meio do filtro de datas, você visualizada as reservas de determinado período e ainda consegue ter informações mais detalhadas de cada reservas, como:
- Quantidade de hóspedes;
- Data de check-in e checkout;
- Número de diárias;
- Valor total da reserva e quanto ainda tem a receber;
- Status do quarto, entre outros.
Além disso, cadastrar uma nova reserva ou alterar uma já existente também é bem simples e intuitivo. Basta clicar sobre a opção desejada.
O uso de cores para a classificação dos status das reservas deixa a organização das informações mais simples e intuitiva. Ao “bater o olho” no mapa, já é possível identificar facilmente os quartos disponíveis, ocupados, pré-reservados ou liberados para a limpeza.
Também é possível garantir um atendimento muito mais rápido e prático para os seus hóspedes.
2. Situação dos quartos
Juntamente com o mapa de reservas, o quadro com a situação dos quartos também é de extrema importância para uma gestão prática e organizada.
Este lhe permite visualizar e gerenciar os quartos que estão livres, ocupados, reservados, limpos ou a serem encaminhados para limpeza.
Um dos cuidados mais importantes que qualquer hotel precisa ter é disponibilizar o quarto pronto e limpo no horário de check-in.
Com a funcionalidade de situação dos quartos, é possível controlar quem saiu e quem entrou e se
os locais reservados já estão prontos para atender aos hóspedes.
3. Gráficos e relatórios financeiros
Quanto entrou de dinheiro no dia? Quais pagamentos foram feitos? Como foi o rendimento do mês?
Para responder essas e outras perguntas essenciais na gestão do estabelecimento é necessário que o seu sistema hoteleiro ofereça gráficos e relatórios financeiros.
É analisando os gráficos e relatórios que a evolução ou não do negócio poderá ser observada, como o crescimento saudável e o faturamento. Quando essas e outras informações são apresentadas através de um relatório, é mais fácil para o gestor identificar o motivo dessas alterações e tomar as devidas providências.
Além disso, com o relatório financeiro é possível ter uma curva precisa dos meses de maior e menor movimento no estabelecimento, podendo apostar em estratégias para alavancar as reservas nos meses com menor fluxo de hóspedes.
Com os gráficos e relatórios financeiros você tem uma visão geral do seu negócio e uma administração mais profissional.
4. Cadastro de hóspedes
Com esta funcionalidade, é possível manter um banco de dados de todos os hóspedes que já passaram pelo seu estabelecimento, bem como suas preferências, necessidades, restrições e até frequência de estada.
Com o cadastro de hóspedes você mantém um relacionamento muito mais assertivo com seus clientes, além de promover ações de marketing mais personalizadas e coerentes com o seu público-alvo.
5. Interação entre os usuários
Dependendo do tamanho do hotel ou pousada, sabemos que a recepção pode ser composta por diversos colaboradores em diferentes turnos.
Por isso, é importante que o sistema hoteleiro possua como funcionalidade a opção de cadastrar diversos usuários, como também a possibilidade de interação entre eles, deixando notas, recados e avisos.
Muitas vezes, a pessoa que trabalhou de manhã precisa avisar algo para quem vai assumir no período da noite. Para facilitar, o sistema possibilita a inserção de avisos que possam ser visualizados com facilidade assim que a pessoa acessar, como é o caso do PMS Hospedin.
Com a interação entre os usuários, os bilhetes tradicionais são desnecessários e você poderá centralizar toda a comunicação da equipe no sistema de gestão hoteleira.
6. Usabilidade e facilidade de navegação
Com a rotatividade de profissionais na recepção, é importante que o sistema escolhido seja intuitivo e de fácil navegação. Assim, quando surgir um novo colaborador, este terá facilidade para aprender os comandos e tarefas rapidamente.
Além disso, para garantir um atendimento mais rápido aos clientes, o sistema precisa ser prático, evitando que o recepcionista se perca ou demore para encontrar uma informação importante.
Com a usabilidade e a facilidade de navegação, seus colaboradores se tornam muito mais produtivos.
Leia também: Programa para hotel: como escolher o melhor?
7. Atendimento e suporte on-line
Ter um sistema que disponibilize atendimento rápido e suporte on-line é de extrema importância, principalmente nos primeiros meses de contratação, em que tudo é novo para o usuário.
Imagine se você está realizando a reserva de um cliente, ou encerrando uma estada, e surge alguma questão? Com o suporte on-line, você esclarece a dúvida praticamente na hora, facilitando o atendimento ao hóspede.
Agora que você já sabe quais funcionalidades não podem faltar no seu sistema hoteleiro, pesquise, avalie, compare e teste o melhor para o seu meio de hospedagem.
Sabia que o PMS Hospedin disponibiliza 10 dias para você testar gratuitamente? Além disso, ele possui todas as funcionalidades citadas acima e muito mais.
