2016_05_17_blog_hospedin

Gestão de Reservas: 5 dicas para evitar o overbooking

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Alta temporada ou feriado se aproximando e com ela a expectativa de elevar a 100% a ocupação de seu hotel ou pousada. Ações comerciais e promocionais são tomadas para que essa expectativa seja atingida, mas com elas também vem o risco do temido overbooking. Equilibrar a conta entre esses dois extremos não é uma tarefa fácil para a gestão de reservas, ainda mais quando se trata de um setor onde há tantos altos e baixos e a concorrência é cada vez mais acirrada. Porém, é preciso atenção e muito controle para decisões que possam afetar os ganhos e imagem de seu negócio.

Uma prática muito comum por parte das companhias aéreas é trabalhar com um número maior de reservas do que lugares disponíveis (overbooking), com base em número de passageiros que perdem ou desistem do voo (o famoso no show). Na hotelaria, isso pode acontecer por vários motivos, sendo o maior deles a falta de controle na gestão de reservas, até porque alguns empreendimentos trabalham com vários canais de vendas como agencias / operadoras de viagem, clubes de compras online (Hotel Urbano, Groupon, entre outros) e o próprio site, entre outros, o que não é exatamente um problema, se o hotel tiver um mapeamento claro de sua ocupação, do contrário, a probabilidade de vender mais do que se tem para entregar é muito grande.

Para que nada disso aconteça, trouxemos algumas dicas para gestão de reservas. Vamos a elas!

1. Use sistema para controle de reservas

Se você ainda não aderiu a nenhum sistema de gestão de seu hotel de modo que possa acompanhar a situação de suas reservas, pare tudo! Com tantas oportunidades e canais de venda, você precisa de um sistema que faça essa gestão e forneça visão geral da ocupação para que suas decisões estratégicas sejam desenhadas.

2. Crie processo de controle

Para controlar as reservas e não cair nas armadilhas da “desinformação” crie um procedimento diário de acompanhamento das reservas. Se possível trabalhe com alertas para prazos.

3. Reconfirmação de reservas

Com o controle funcionando e alertas programados, você pode designar um membro de sua equipe para reconfirmar as reservas do próximo período a ser estabelecido conforme o seu fluxo de hóspedes.

4. Não trabalhe com reserva sem sinal

Evite a dor de cabeça e sob hipótese nenhuma efetue uma pré-reserva sem que seja efetuado um pagamento do sinal, para que haja comprometimento por parte do hóspede.

5. Acompanhe o mercado

Fique atento ao que acontece com sua concorrência mais próxima ou região em que está o seu hotel para saber se é o momento de ir para o ataque para gerar demanda (criar promoções, baixar tarifas, aumentar divulgação, entre outras ações), ou se ela virá naturalmente no período analisado.

Ainda assim vale arriscar?

Por outro lado, se decidir arriscar para não sair no prejuízo, analise o seu histórico de reservas e verifique se há um algum índice de “no show” e em que períodos a incidência é maior e, se é considerável praticar o overbooking para proteger a sua margem de lucro. Contudo, você deve estar cercado de algumas medidas de precaução como para reacomodação do hóspede caso “o pior” aconteça. Também esteja preparado para oferecer algo como desconto nas tarifas e/ou para um possível retorno e até hospedagem grátis para compensação pelo inconveniente.

Fique alerta e bons negócios!

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