Uma boa administração pede organização e controle. Desde as instalações do empreendimento, até a parte burocrática das finanças, ocupação e dados dos clientes. Em hotéis e pousadas de pequeno e médio porte, alguns administradores recorrem a métodos manuais, como as planilhas de excel para pousada.
Talvez por ser uma maneira mais econômica de gerenciar as reservas. Mas dependendo do que você busca para seu hotel ou pousada, nem sempre essas planilhas de controle de hospedagem serão a forma mais eficaz.
Ao contrário do que se imagina, no mercado existem soluções diversas que atendem a essa entre outras demandas, com investimento relativamente baixos. Soluções que visam facilitar as atividades diárias e otimizar o tempo dos colaboradores dentro de um empreendimento hoteleiro, sobretudo na gestão.
Mas para saber qual a melhor opção para o seu modelo de gestão, é preciso entender as vantagens e desvantagens de cada um deles.
Por isso, vamos apresentar a seguir algumas comparações para você analisar a diferença entre um software online e as planilhas de excel para pousadas. Confira!
Armazenamento
Software online
Possui armazenamento em “nuvem“, ou seja todas as informações ficam armazenadas em um ambiente online. Essa modalidade permite que as mesma sejam acessadas a qualquer hora através de qualquer dispositivo com internet.
Trata-se de uma ambiente seguro em que os fornecedores de infraestrutura em sua maioria cumprem com rigorosas regras estabelecidas por órgãos de gestão de segurança, como a ISO, por exemplo.
Planilhas de excel para pousada
Armazenamento no sistema local (PC ou servidor). Demandam de alguém ou uma equipe dedicada a desenvolver e controlar o sistema e servidor.
Correndo ainda o risco de ocorrências e contratempos que causam danos as informações armazenadas.
Visualização
Software online
Com todas as informações num único local, você consegue visualiza-las de forma mais simples, padronizada e clara, para que todos seus colaboradores possam compreendê-las.
Planilhas de excel para pousada
Para cada tipo de dado é necessário um planilha diferente. Isso torna a visualização mais complexa para análise de dados.
Reservas
Software online
Com alguns cliques já é possível verificar no mapa de reservas a disponibilidade de quartos e realizar a pré-reserva para seu cliente.
Planilhas de excel para pousada
As informações podem não ser tão fiéis se houver mais pessoas manuseando a mesma, correndo o risco de reservar um quarto já ocupado.
Alerta de prazos
Software online
É possível contar com alertas avisando sobre prazos de pré-reservas que devem ser confirmadas, entrada e saída de hóspedes, compra de produtos pagamentos com vencimento em datas próximas, entre outras coisas.
Planilhas de excel para pousada
não oferece recursos de alertas das tarefas. Depende 100% de alguém para verificar periodicamente a programação e atividades a serem executadas.
Relatórios
Software online
Com alguns filtros e poucos cliques é possível extrair informações precisas. Desde lista de quartos reservados, pré reservas para confirmação e contas a pagar um determinado período, por exemplo.
Confira: Como os relatórios gerenciais hoteleiros facilitam a tomada de decisão
Planilhas de excel para pousada
Levam mais tempo para serem organizadas, as vezes até dias, já que dependem do “fator humano”. O nível de precisão também é menor do que quando se utiliza um sistema.
Se você viu vantagem e quer trocar as planilhas de excel por um software online para gerenciar o seu meio de hospedagem, conheça o Hospedin.
Leia também: Como um software para pousada pode aumentar sua produtividade
