Quem trabalha no setor hoteleiro sabe que gerir um hotel ou pousada possui diversas particularidades. Uma delas é a sazonalidade, que influencia diretamente no movimento do estabelecimento.
Esse fator exige que o empreendedor tenha ferramentas e estratégias para que todos os períodos sejam bem administrados.
Mas, em meio a um entra e sai de hóspedes, funcionários temporários e uma lista enorme de reservas, como ter uma gestão inteligente e eficaz?
Graças à tecnologia, o setor tem se beneficiado cada vez mais. Hoje estão disponíveis no mercado diversos softwares e programas que ajudam donos de estabelecimentos nas tarefas administrativas.
Além de garantir mais organização e agilidade nos processos do dia a dia, optar por um software para pousada pode aumentar e muito a produtividade, principalmente no período de alta temporada.
Quer saber como? Confira a seguir!
O que é um software para pousada?
Um software para pousada é uma solução tecnológica projetada para ajudar na administração e operação de meios de hospedagens.
Esses sistemas automatizam tarefas rotineiras, facilitam a gestão de reservas, melhoram a comunicação com os hóspedes e ajudam na análise de dados para tomadas de decisão mais informadas.
Ao integrar várias funções em uma única plataforma, esses softwares permitem que os proprietários e gestores se concentrem em oferecer um serviço de qualidade, ao invés de se preocuparem com detalhes operacionais.
Tipos de softwares disponíveis
No mercado, existem diversos tipos de software de gestão hoteleira, cada um com características e funcionalidades específicas. Entre os mais comuns, temos:
Property Management System (PMS)
O PMS é o coração de qualquer sistema para pousada. Ele gerencia todas as operações diárias, incluindo reservas, check-in e check-out, manutenção de quartos, e faturamento.
Um PMS eficiente pode reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que a equipe se concentre mais nos hóspedes e na eficiência operacional da pousada.
Channel Manager
Um channel manager permite que as pousadas gerenciem suas reservas provenientes de várias plataformas de reservas on-line, como Booking.com, Expedia e Airbnb, a partir de uma única tela.
Ele sincroniza automaticamente a disponibilidade e os preços dos quartos em todos os canais, evitando overbookings e erros manuais.
Motor de Reservas
O Motor de Reservas é uma ferramenta que torna mais fácil o processo de compra e o fechamento da reserva para o cliente.
Quando utilizado de forma estratégica, pode contribuir muito para a atração de novos hóspedes, por isso pode ser considerado como um canal de vendas diretas muito relevante na composição de canais de distribuição de uma hospedagem.
Se integrado ao site do hotel ou pousada, esse software permite que hóspede tenha acesso direto às melhores tarifas, disponibilidade atualizada e informações relevantes sobre a hospedagem.
Além disso, permite a venda de reservas 24h por dia, sem que seja necessário custos adicionais com
funcionários ou com comissões a canais terceiros.
Customer Relationship Management (CRM)
O CRM é uma ferramenta crucial para gerenciar a relação com os hóspedes. Ele armazena informações detalhadas sobre os clientes, permitindo personalizar a comunicação e as ofertas.
Além disso, facilita o envio de e-mails marketing e o acompanhamento da satisfação dos clientes.
Ferramentas de análise e relatórios
Softwares que oferecem recursos de análise e relatórios, como o PMS Hospedin, ajudam os gestores a entenderem melhor o desempenho da sua hospedagem.
Eles fornecem insights sobre a taxa de ocupação, receitas, custos operacionais, e feedback dos hóspedes, permitindo ações e tomadas de decisão mais estratégicas.
Leia também – PMS, Motor de Reservas e Channel Manager: entenda as tecnologias hoteleiras
Principais funcionalidades de um software para pousada
Como dito anteriormente, existem diversos tipos de software no mercado, e cada um possui suas particularidades e funções. Aqui estão algumas das principais:
- Gestão de reservas: permite a visualização e o gerenciamento de reservas em tempo real, facilitando o check-in e check-out e evitando conflitos de disponibilidade.
- Automação de tarefas: automatiza tarefas rotineiras, como envio de confirmações de reserva, atualização de tarifas, e gestão de disponibilidade, economizando tempo e reduzindo erros.
- Integração com OTA’s: facilita a gestão de reservas provenientes das OTA’s, garantindo que a disponibilidade e as tarifas estejam sempre atualizadas.
- Comunicação com os clientes: facilita a comunicação com os hóspedes antes, durante e após a estada, através de e-mails automatizados, mensagens de boas-vindas, e pesquisas de satisfação.
- Controle de inventário: gerencia o inventário de produtos e suprimentos, garantindo que a pousada esteja sempre equipada com os itens necessários para o bom funcionamento.
Automatização dos processos
É impossível pensar no trabalho diário de uma pousada sendo feito com papéis, anotações soltas e cadernos. Além do risco de perda dessas informações, imagine o tempo que um colaborador levaria para encontrar determinada informação em meio a um movimento intenso.
Com as façanhas da tecnologia, um software para pousada elimina o volume de papéis através de processos automatizados, como cadastro de clientes, reservas, check-in e check-out, entre outros.
Além disso otimiza o tempo de trabalho do funcionário – que poderá assim executar tarefas mais estratégicas e até ter mais tempo livre para melhor atender os hóspedes.
Informações integradas
Esperar a camareira telefonar para avisar sobre o consumo do quarto ou aguardar informações de estoque para comprar mais insumos para o restaurante, são coisas do passado. Essas são apenas duas de diversas situações em que um software para pousada pode ajudar.
Com as informações lançadas corretamente na ferramenta, além da interação entre as equipes ser mais ágil – evitando o famoso “telefone sem fio”-, tomar as devidas decisões tornam-se mais seguras e produtivas.
Situação dos quartos em tempo real
Ter que ficar perguntando para uma camareira como anda a arrumação ou limpeza dos quartos requer atenção, e não facilita em nada o trabalho – nem do colaborador e nem do gestor.
Com um software para pousada, é possível visualizar a situação atual do estabelecimento: se um quarto está disponível, ocupado, em limpeza ou com a diária vencida. E ainda, dá para conferir rapidamente as informações sobre toda e qualquer estada.
Imagina essa funcionalidade no entra e sai de hóspedes da alta temporada? Gerenciar a situação dos quartos vai ser mamão com açúcar!
Fácil análise e mensuração das informações
Gastar horas e horas de um colaborador para receber um relatório já não é mais necessário. Com um software implementado no hotel ou pousada, é possível fazer esse trabalho de forma produtiva e ágil.
Obter esses relatórios de maneira automatizada fornecerá informações importantes para tomar decisões mais assertivas. E assim melhorar frequentemente os resultados do estabelecimento.
Faz a gestão da ocupação
O período é de muito movimento e os colaboradores estão trabalhando dobrado para dar conta de todo o serviço. Controlar a ocupação da pousada de forma manual pode gerar erros e esquecimentos na hora de fazer atualizações.
Ao trabalhar com um software para pousada, é possível administrar a ocupação por período, tarifa e categoria de quarto. Tudo isso de forma simples e visual, ajudando a administrar os riscos do temido overbooking.
Faz o controle financeiro
O trabalho em um meio de hospedagem é tão intenso que os dias parecem passar muito mais rápido! Será que nesse corre-corre, alguém lembra de pagar as contas do estabelecimento?
Um software para pousada que contempla o serviço de contas a pagar e receber, ajuda o gestor a controlar os pagamentos, bem como programar quais serão os recebimentos de acordo com as reservas. Com isso, não compromete-se a saúde financeira do hotel ou pousada devido a esquecimentos.
Mantém os dados seguros
Como já mencionamos anteriormente, imagine deixar as informações sobre seus hóspedes soltas em papéis. E se forem parar no lixo? Investir em um software para pousada faz com que os dados sejam centralizados na ferramenta e armazenados com segurança.
Importante: lembre-se que ao implementar um software para pousada, é fundamental que os colaboradores estejam preparados para utilizá-lo. Caso contrário o resultado não será o esperado. Capacite os funcionários para que todos saibam trabalhar com a ferramenta. Além disso, tenha consciência de que o período inicial pode demandar mais tempo até que todos se familiarizem com os processos tecnológicos.
Aqui a dica é investir em um sistema simples e auto didata, para que não se perca muito tempo ensinando seus colaboradores.
A tecnologia é uma aliada dos negócios. Um software para pousada permite aos gestores não apenas agilizar as tarefas administrativas rotineiras, mas também aumenta a produtividade da equipe, tornando a experiência do hóspede ainda mais positiva.
As vantagens levantadas são apenas algumas entre tantas que a implementação da ferramenta proporciona para tornar o trabalho dos colaboradores mais eficaz.
Seja uma grande rede hoteleira ou uma pequena pousada, buscar um software flexível e que se adeque ao modelo de negócio é essencial para a otimização do trabalho, independente do período do ano.
Conheça o software para pousada Hospedin
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O PMS Hospedin é um software em nuvem desenvolvido para administrar pousadas, hotéis ou qualquer conjunto de acomodações de forma simples e profissional. O sistema é voltado para pequenos e médios estabelecimentos que procuram uma solução para facilitar e otimizar sua gestão.
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