Atualmente, um dos grandes desafios dos meios de hospedagem é tocar a gestão do negócio de forma organizada, segura e sem a necessidade de grandes investimentos.
Encontrar o programa de gestão ideal para a sua hospedagem não é difícil. Mas é uma tarefa que demanda pesquisa, comparativos, e até mesmo realizar testes para saber se todas as necessidades serão atendidas.
É preciso ser cauteloso na escolha, pois existem diversas opções que aparentemente são promissoras, mas oferecem soluções incompletas ou de custo elevado.
Se você está interessado em otimizar operações e aumentar a satisfação dos seus hóspedes, continue a leitura deste artigo!
Índice
O que é um programa de gestão hoteleira?
Um programa de gestão hoteleira ou PMS, é um sistema focado em empreendimentos hoteleiros.
Seu principal objetivo é organizar e centralizar todas as operações da hospedagem, proporcionando uma gestão mais eficiente.
Esses programas integram diversas funcionalidades, desde o controle das reservas até a análise de relatórios financeiros, oferecendo uma solução para gerenciar de forma eficaz todas as atividades de um hotel ou pousada.
Principais funcionalidades de um PMS
Diversas funcionalidades tornam um software para hotéis indispensável na gestão de um meio de hospedagem. Listamos algumas delas, confira:
- Gestão de reservas: facilita o processo de reserva, permitindo aos hoteleiros gerenciar as reservas em tempo real, evitando overbookings e melhorando a experiência do cliente.
- Controle de disponibilidade e tarifas: permite ajustar automaticamente a disponibilidade de quartos e tarifas com base na demanda, maximizando a ocupação e aumentando a receita.
- Gestão de relacionamento com clientes: um CRM armazena informações detalhadas sobre os hóspedes, ajudando a personalizar o atendimento e a fidelizar clientes.
- Relatórios e análises: gera relatórios detalhados sobre o desempenho da hospedagem, ajudando os gestores a identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados concretos.
Importância para o hotel
Com a implementação de um software de gestão de propriedades é possível automatizar tarefas rotineiras, reduzir erros manuais e melhorar a precisão nas operações.
Além disso, um PMS facilita a coordenação entre diferentes departamentos da hospedagem, melhorando a comunicação interna e aumentando a produtividade.
Com a centralização das informações, os gestores têm uma visão completa e atualizada das operações, possibilitando uma tomada de decisão mais informada e estratégica.
Benefícios de investir em um bom sistema
Ao utilizar um sistema de reservas para hotéis, é possível automatizar tarefas administrativas, liberando tempo para que a equipe se concentre no atendimento ao cliente e em outras atividades estratégicas, aumentando consideravelmente a eficiência operacional.
Com processos mais ágeis e informações centralizadas, o atendimento ao cliente se torna mais rápido e personalizado, consequentemente aumentando a satisfação dos hóspedes.
Além disso, a automação reduz a probabilidade de erros manuais, como overbooking e discrepâncias nas tarifas, resultando em uma boa economia de custos.
Critérios para fazer a melhor escolha
Agora que você conheceu um pouco sobre funcionalidades e benefícios, confira como escolher o programa de hotel ideal para o seu meio de hospedagem:
Investimento x necessidade
Em geral, donos de pousadas e hotéis de pequeno porte acreditam que a quantidade de UHs que comercializam não justificam o investimento em um sistema moderno.
Porém, essa é uma mentalidade que precisa ser mudada, afinal, um sistema de gestão significa organização, rapidez e estar à frente da concorrência.
Primeiro você deve realizar um cruzamento do valor que pode investir com as necessidades do seu negócio – Qual valor é possível investir mensalmente sem comprometer a saúde financeira do meu empreendimento?
Com o valor máximo definido, realize uma pesquisa para listar as ferramentas existentes no mercado, seus custos e funcionalidades. Com as informações coletadas, será fácil selecionar as opções que atendem às necessidades específicas da sua hospedagem, seja ela pequena, média ou grande.
Dica: Dê credibilidade para as ferramentas que permitem teste gratuito. Assim você poderá se certificar que as funcionalidades funcionam conforme foram anunciadas.
Leia também – Qual melhor sistema para hotel? Hospedin vs. Concorrentes [Estudo]
Praticidade e flexibilidade
Se a sua intenção é ter uma ferramenta que possa ser colocada em funcionamento pra ontem, procure por uma que seja simples, prática e intuitiva – ferramentas com essas características possuem ações que podem ser realizadas em poucos passos e dispensam treinamentos.
Outros atributos importantes são a flexibilidade e a escalabilidade.
Busque por uma ferramenta que permita acompanhar o que acontece no seu hotel ou pousada pela internet, em qualquer hora do dia, e que possa crescer com o seu negócio e se adaptar às mudanças nas demandas do mercado.
Segurança da informação
Você já deve ter ouvido falar sobre armazenamento em nuvem e sobre aplicativos como o Google Drive ou Dropbox.
Guardar arquivos em nuvem é, atualmente, a forma mais segura de não perde-los. Para evitar problemas que podem ser ocasionados por perda de dados, recomendamos escolher um programa com armazenamento em nuvem.
Assim, os dados do seu negócio estarão seguros e salvos de problemas externos, como falha de backup ou queda de energia, por exemplo.
Suporte e atendimento
Um software intuitivo pode até dispensar treinamentos, mas, mesmo assim, dúvidas poderão surgir.
Por isso, é importante escolher uma ferramenta que já tenha incluído em seu custo o suporte técnico e atendimento de plantão nos demais horários.
Feedback e avaliações de usuários
Ao escolher um programa de gestão, é essencial considerar as avaliações de outros usuários. Essas opiniões fornecem insights valiosos sobre a eficácia e a usabilidade do sistema, baseados em experiências reais de outros hoteleiros e pousadeiros.
Procure por avaliações em sites especializados, perfis em redes sociais com foco na indústria hoteleira e estudos de caso que demonstrem o sucesso do sistema em diferentes tipos de hospedagem.
Leia relatos de usuários que tenham necessidades e desafios semelhantes aos seus, para garantir uma uma visão precisa de como o programa pode beneficiá-lo. Preste atenção em detalhes sobre a facilidade de uso, suporte ao cliente e impacto na eficiência operacional.
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