Buscar uma gestão mais eficiente é o caminho natural de toda pousada que cresce além da operação inicial feita “na raça”. No começo, agendas, planilhas e controles improvisados parecem suficientes.
Porém, quando o negócio aumenta a quantidade de quartos, amplia serviços e contrata mais pessoas, o risco de erros, desencontro de informações e perda financeira também se intensifica.
Foi exatamente esse desafio vivido pela Pousada Águas do Jalapão, em Ponte Alta do Tocantins.
Administrada por João Roverssi e sua família, o empreendimento saiu de apenas 7 quartos em 2006 para mais de 60 unidades, somando pousadas e bangalôs, além de restaurante, bar, loja, spa, áreas de lazer e experiências próprias.
Nas palavras do próprio João:
“Se a gente tivesse só uma pousada, ia ser lindo. Mas quando você agrega restaurante, bar, loja, spa e entretenimento, vira um Lego gigante — e tudo precisa funcionar junto.”
Nesse cenário, a tecnologia se tornou essencial para estruturar processos. A partir de 2018, com a implantação do PMS Hospedin, a pousada deu um passo decisivo rumo à profissionalização da gestão.
Índice
O crescimento exigiu profissionalização da operação
Durante anos, João administrou as reservas usando uma agenda manual no Google. Isso funcionava bem até cerca de 20 quartos. Porém, ao atingir mais de 30 unidades, a falta de um sistema passou a gerar insegurança.
Ele relembra:
“Até 24 quartos dava pra controlar. Quando fomos para 33, já não tinha mais como. O fantasma do overbooking começou a rondar.”
O modelo artesanal deixou de ser sustentável. Surgiram dores comuns a muitas pousadas em expansão:
- Falta de visão clara da ocupação
- Risco de erros em reservas
- Dificuldade para organizar entradas e saídas
- Perda de tempo em conferências manuais
Foi então que João buscou uma solução que garantisse um controle mais profissional e encontrou a Hospedin por meio de indicações do Sebrae e de parceiros do setor.
“A gente precisava trabalhar de forma profissional. Foi aí que decidimos testar a Hospedin.”
PMS como base da gestão mais eficiente
Com a implantação do PMS Hospedin, a operação alcançou um novo nível de organização.
O mapa de ocupação passou a ser o principal aliado da equipe, permitindo:
- Visualizar em tempo real a disponibilidade por quarto
- Controlar check-ins, check-outs e bloqueios
- Reduzir drasticamente riscos de overbooking
- Centralizar dados de hóspedes e reservas
João destaca o impacto direto disso na rotina:
“O controle que a Hospedin faz para a gente é maravilhoso. O mapa evoluiu muito e hoje a visualização por cores facilita demais o acompanhamento.”
A mudança trouxe o que toda pousada em crescimento busca: menos retrabalho e menos tensão operacional.
Segurança financeira com políticas de reserva bem implementadas
Uma das dores mais sensíveis da pousada eram os cancelamentos em cima da hora. Em feriados e datas de alta ocupação, desistências inesperadas geravam prejuízo certo: quartos vazios que já não conseguiam ser revendidos.
João recorda um episódio marcante:
“Teve um 7 de setembro que a gente estava com lotação máxima. No fim, ficamos com 46 quartos ocupados por causa de um monte de cancelamento.”
A partir disso, a pousada passou a definir regras claras utilizando os relatórios do PMS:
Após a reserva ser realizada:
- Com 40 dias de antecedência, o sistema gera relatórios de entradas futuras e a equipe entra em contato para confirmação do pagamento.
- Próximo ao check-in, uma nova rodada de contatos confirma dados e documentos dos hóspedes.
- Cancelamentos fora do prazo passaram a seguir política definida, evitando perdas financeiras.
Nas palavras de João:
“A gente roda tudo pelo Hospedin. Dá trabalho, mas evita perder hospedagem em cima da hora. Hoje funciona muito melhor.”
Com isso, o resultado é direto: mais previsibilidade de faturamento e menos estresse na gestão diária.
Mobilidade e gestão na nuvem
João e o irmão não vivem na pousada em tempo integral. Morando a cerca de 130 km da operação principal, precisam se deslocar com frequência, algo comum a muitos donos de pousadas.
Nesse ponto, o acesso em nuvem se tornou um grande diferencial:
“Ter o Hospedin no celular, rodando 100% na nuvem, é fantástico. Dá pra acompanhar tudo de qualquer lugar.”
Com isso, os gestores conseguem:
- Consultar ocupação em tempo real
- Monitorar vendas e movimentações
- Ver projeções de meses futuros
- Tomar decisões mesmo fora da pousada
Além disso, a hospedagem opera com internet principal via fibra e backup via Starlink — garantindo que o PMS esteja sempre disponível.
Decisões baseadas em dados, não em achismos
Um dos hábitos atuais de João é abrir diariamente relatórios de meses futuros:
“Eu abro o relatório do mês atual e os próximos quatro ou cinco meses. Qualquer informação que a gente precisa, está lá.”
Essa prática permite um nível de planejamento impossível sem tecnologia:
Benefícios do acompanhamento de dados
- Organizar férias e escalas da equipe
- Planejar obras e ajustes estruturais
- Antecipar necessidades de estoque
- Ativar ações comerciais para meses mais fracos
Assim, a gestão deixa de ser reativa e passa a ser estratégica — característica central de uma gestão mais eficiente.
Organização da equipe e padronização dos processos
Na recepção e administração, a pousada conta com uma equipe de oito pessoas. Dentro desse time, uma colaboradora se tornou a principal responsável pela operação no PMS:
“A Jucielma é nossa referência de reservas. Ela organiza tudo pelo Hospedin.”
Isso trouxe ganhos fundamentais:
- Padronização do atendimento
- Menos dependência direta dos proprietários
- Comunicação mais fluida entre áreas
- Redução de gargalos operacionais
Quando o sistema é intuitivo e pensado para a realidade da hotelaria independente, o uso pela equipe se torna natural e o efeito aparece no resultado.
Mais tempo para estar com o hóspede
Uma consequência positiva dessa organização foi a possibilidade de retomar algo essencial: o contato direto com os hóspedes.
Durante a pandemia, João percebeu que se afastou desse convívio. Agora, com processos mais estruturados, voltou a participar da experiência do cliente:
“A gente senta com o hóspede, conversa, recebe feedback na hora. Dá pra socorrer alguma coisa e ajustar rápido.”
E foi desse diálogo que surgiram iniciativas como:
- Ampliação do cardápio e criação de porções
- Montagem da adega
- Oferta de pratos regionais como a empadinha de chambari
- Criação de experiências gastronômicas diferenciadas
Ou seja: a gestão mais eficiente liberou tempo para pensar em experiência, não só em operação.
O que mudou com a gestão mais eficiente?
O uso do PMS Hospedin na Pousada Águas do Jalapão gerou mudanças práticas e consistentes:
- Redução de erros e conflitos de reserva
- Segurança nas políticas de pagamento e cancelamento
- Gestão remota com acesso total à operação
- Planejamento com base em dados reais
- Padronização da rotina da equipe
- Mais foco na experiência do hóspede
Tudo isso permitiu que o crescimento, incluindo novos serviços além da hospedagem, acontecesse de forma sustentável, sem transformar a gestão em um caos diário.
Tecnologia como suporte ao crescimento sustentável
A história da Pousada Águas do Jalapão comprova: crescer sem organizar a gestão é abrir espaço para problemas e limitar o próprio potencial de expansão.
A tecnologia não substitui o atendimento humano, ela viabiliza que ele aconteça com mais qualidade.
Se você também quer conquistar uma gestão mais eficiente na sua pousada, reduzindo riscos, ganhando tempo e organizando processos, conheça de perto as soluções da Hospedin.
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