Escolher um sistema de hotelaria nem sempre é uma tarefa fácil, conhecemos um hoteleiro que quase desistiu dessa missão depois de apostar em pelo menos três sistemas diferentes.
E mal sabia ele que se renderia a tecnologia para sempre depois de acertar nessa escolha.
A partir das dúvidas desse hoteleiro em encontrar o sistema ideal que decidimos escrever este artigo.
Apesar de ser uma tarefa que exige atenção, o caminho é simples, e nós podemos te ajudar. Continue a leitura e confira 7 requisitos importantes na hora de escolher um sistema hoteleiro.
Índice
O que são sistemas de hotelaria e como um PMS pode transformar sua pousada?
A gestão eficiente de uma pousada envolve diversas tarefas diárias, como controle de reservas, financeiro, atendimento ao cliente e integração com canais de venda.
Um sistema de hotelaria, também conhecido como PMS, é uma ferramenta projetada para automatizar e otimizar essas operações, permitindo que os gestores se concentrem na experiência do hóspede e na rentabilidade do negócio.
Com um PMS eficiente, é possível reduzir erros manuais, minimizar os riscos de overbooking, gerar relatórios precisos e aumentar as reservas diretas. Isso faz com que a escolha do sistema de gestão seja uma decisão estratégica e fundamental para qualquer meio de hospedagem.
Sabemos que hoje em dia, existem diversos sistemas de hotelaria com as mais variadas funções e preços, por isso é preciso ter clareza sobre as suas necessidades antes de optar por qualquer um deles.
7 requisitos para escolher o seu sistema hoteleiro
A lista de requisitos que levantamos aqui é com base na nossa experiência com o PMS Hospedin, portanto ela pode variar de acordo com o tamanho e as características singulares de cada estabelecimento.
Contudo, essa lista lhe dará uma base sólida para escolher o seu sistema. Confira:
1 – Possibilidade de acesso
Imagina se você estiver preso a um computador local, utilizando um software instalado no mesmo, e esse computador sofre uma avaria onde todas as informações são comprometidas – desesperador, não é?
Você não corre esse risco se utilizar um sistema em nuvem, que são modelos on-line que trazem mais mobilidade e segurança aos hoteleiros, e podem ser acessados de qualquer lugar.
Assim, o hoteleiro pode se sentir resguardado quanto ao acesso e confiabilidade das informações dos hóspedes e da hospedagem.
Leia também – Software para hotéis: online x offline
2 – Segurança das informações e backup
Outro ponto a se questionar é sobre a periodicidade e disponibilidade do backup.
O backup é uma cópia de segurança dos dados do hotel que fica salva em um outro ambiente, para ser utilizada imediatamente caso aconteça algum imprevisto com o sistema hoteleiro.
Essa é uma boa prática que deve ser adotada pelas empresas de tecnologia quando se trata de armazenamento de dados.
3 – Funcionalidades básicas
Aqui na Hospedin, entendemos que dentre as funcionalidades essenciais nos sistemas de hotelarai, os primordiais são:
- Mapa de reservas;
- Cadastro de hóspedes;
- Usabilidade e facilidade de navegação;
- Gráficos e relatórios financeiros;
- Atendimento e suporte ao cliente.
Vale ressaltar que cada estabelecimento terá sua própria lista de funções básicas e ao procurar por um sistema hoteleiro se faz necessário ter esta lista em mãos.
Na dúvida, pergunte à sua equipe o que não pode faltar em um sistema que os ajude na gestão e rotina do dia a dia.
Saiba mais – Como os sistemas Hospedin podem dobrar as suas vendas organizando a sua rotina?
4 – Facilidade de uso
A rotatividade de funcionários nos meios de hospedagem ainda é alta, fazendo com que o hoteleiro tenha que treinar novos colaboradores com frequência.
Quando o PMS é simples e fácil de utilizar, o novo colaborador consegue aprender sozinho uma vez apresentado a ferramenta.
Isso é o que nós constatamos com o Hospedin, já que nossa preocupação como empresa sempre foi oferecer um sistema intuitivo, limpo visualmente e com uma linguagem acessível a todos.
5 – Custo x benefício
Outro requisito muito importante que o hoteleiro precisa avaliar é o custo-benefício.
Recomendamos realizar o teste gratuito oferecido pelas empresas para conhecer mais sobre o PMS e verificar se ele atende a lista de funcionalidades essenciais para o seu negócio.
O período de teste grátis é fundamental para avaliar se o sistema tem um custo-benefício adequado para a empresa.
E quando falamos de custo-benefício queremos dizer que o hoteleiro pode considerar o preço a ser pago versus a entrega de valor do sistema hoteleiro.
Colocando esses dois itens na balança é possível fazer uma comparação entre as ofertas do mercado.
6 – Suporte eficiente
Por mais intuitivo e simples que o sistema seja, é comum que surjam dúvidas no dia a dia. Por isso, um requisito básico a ser avaliado nos sistemas é o suporte oferecido pelo fornecedor.
Aqui na Hospedin, o suporte é humanizado, consultivo e a equipe é focada em solucionar todo chamado que chega.
Não à toa que nosso índice de satisfação no atendimento é de mais de 96% (de 0 a 100%) entre os nossos mais de 3.000 clientes.
7 – Integração com sistemas complementares
A hotelaria é um setor dinâmico e além do PMS, existem outras duas ferramentas muito importantes para a gestão eficiente das reservas: o Channel Manager e o Motor de Reservas.
A Hospedin possui essas três ferramentas, oferecendo aos hoteleiros uma solução completa e totalmente integrada.
Ou seja, além dos benefícios individuais de cada sistema, a integração permite que toda a gestão das reservas fique centralizada e você possa acompanhar as disponibilidades em tempo real pelo mapa de reservas.
Por fim, levando em consideração os 7 requisitos que listamos acima, você terá o pontapé inicial para decidir sobre o PMS que melhor lhe atenderá dentre todas as opções de sistemas de hotelaria do mercado.
FAQ (Perguntas frequentes)
Qual é o melhor sistema de hotelaria para pousadas?
O melhor PMS para pousadas depende das necessidades do seu negócio, no entanto, alguns fatores essenciais devem ser considerados, como facilidade de uso, integração com OTAs, relatórios financeiros detalhados e suporte especializado.
O PMS Hospedin se destaca justamente por oferecer esses recursos de forma intuitiva e acessível a pequenos e médios empreendimentos.
Quais são os custos de um programa para pousada?
Os custos de um PMS variam conforme as funcionalidades e o modelo de precificação adotado. Alguns sistemas cobram mensalidades fixas, enquanto outros possuem taxas baseadas no volume de reservas.
O Hospedin é bastante acessível, não possui taxas escondidas, e garante um excelente custo-benefício com planos a partir de R$ 59,90/mês.
Como um sistema de gestão pode aumentar as reservas diretas?
Um sistema eficiente contribui para o aumento das reservas diretas ao ser integrado com um Motor de Reservas, permitindo que os hóspedes reservem diretamente com a hospedagem.
Além disso, a gestão centralizada facilita a criação de estratégias de precificação dinâmica, promoções e pacotes exclusivos para clientes recorrentes.
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