Em algumas épocas do ano você vai conquistar a taxa de ocupação mais desejada e planejada: aquela que deixa o seu mapa de reservas praticamente completo.
Eu digo praticamente, porque talvez, você ainda não tenha percebido que com uma gestão organizada e estratégica das suas reservas, mais vendas poderão ser feitas.
Isso porque, à medida que as reservas entram, as datas e os quartos reservados se diferem, e se você não ficar atento, vários “furos” surgirão no seu mapa de reservas.
Saber organizar o mapa corretamente é a peça chave para encaixar uma nova reserva quando ele já parece estar lotado, e assim garantir uma taxa de ocupação máxima.
E para que você possa aproveitar ainda mais seu período de alta temporada, escrevemos este artigo explicando como você pode vender mais a partir de uma gestão estratégica e organizada das suas reservas.
Se quer descobrir como, continue a leitura e confira o que você vai ver neste artigo:
- O que é um mapa de reservas?
- Quais são suas características indispensáveis
- Os benefícios de se utilizar um mapa de reservas organizado
- Como organizar o mapa de reservas na prática
O que é um mapa de reservas?
No contexto da hotelaria, um mapa de reservas diz respeito a uma visualização gráfica da disponibilidade de quartos em determinadas datas. Ele pode ser usado pelos funcionários do hotel para identificar rapidamente os quartos que estão ocupados, disponíveis ou reservados em um determinado período.
O mapa de reservas, normalmente, é uma das funcionalidades mais utilizadas em um PMS – sistema de gestão hoteleira. Ou seja, se trata da tela que fica constantemente aberta no dia a dia da recepção ou da central de reservas, para que seja possível atender rapidamente o pedido de um cliente.
A visualização simples e o uso intuitivo são elementos obrigatórios no mapa de reservas. Telas muito complexas ou com informações desnecessárias acabam por atrapalhar o fluxo de gestão de reservas.
Características indispensáveis de um mapa de reservas
Por este motivo, vamos citar abaixo as características indispensáveis no mapa de reservas.
Com isso, você pode avaliar se a sua ferramenta atual atende bem ou até mesmo, buscar um sistema que tenha tais elementos.
1) Status das reservas: O mapa precisa apresentar um conjunto de status de reservas que seja condizente com a sua realidade. Nem com status demais ou de menos, super simplificado. Além disso, os status diferenciados por cor, são o melhor cenário no quesito visualização rápida da ocupação. No mapa de reservas do PMS Hospedin temos os status: pré-reservado, reservado, hospedado, em limpeza, finalizado, bloqueado e em espera.
2) Intuitividade de uso: Acompanhando a ideia dos status por cor, o mapa precisa ser simples para cadastrar, alterar e visualizar uma reserva. A possibilidade de mover as reservas entre datas e quartos diretamente no mapa (sem ter que abri-la) é um ponto positivo e facilita bastante quando você precisa de agilidade.
3) Centralização das informações:: Além de ter acesso a todas as informações das reservas, é interessante que o mapa mostre informações de preço de diárias, disponibilidade e uma visão simples das datas e finais de semana. Tudo em uma única tela.
4) Disposição simples das categorias e UHs: O mapa de reservas organiza as categorias e as UHs conforme a sua realidade. Contudo, a visualização dessa disposição precisa ser rápida e simples e que, de preferência, possa caber em toda sua tela do computador. Se você tem quartos em manutenção, por exemplo, você precisa ter condições de ocultar tais quartos para que não cause confusão no time de vendas e na recepção.
5) Botões de fácil acesso das rotinas de reservas: Ter acesso às principais rotinas de reservas diretamente no mapa é a opção mais interessante. As rotinas podem ser reservas em grupo, bloqueio de datas, cadastro de uma nova reserva/hóspedes, alterações nas reservas existentes bem como cadastro de pagamento e itens, por exemplo.
6) Ser bonitão: Por último e não menos importante, o mapa de reservas precisa ser bonitão e gostoso de utilizar. Essa é uma premissa bem relevante aqui na Hospedin. Nós sabemos que passar o dia inteiro usando um sistema complexo, cheio de campos e informações, só consome mais energia das pessoas. Por isso, prezamos por um mapa que entregue agilidade e um dia a dia mais leve.
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Os benefícios de se utilizar um mapa de reservas organizado
A partir da nossa experiência com os clientes do PMS Hospedin, percebemos que muitos deles não conseguem atingir 100% de sua ocupação nos períodos de alta temporada, pelo simples fato de não alocar adequadamente as reservas.
O cenário ideal é ir organizando as reservas no momento em que são inseridas no sistema. Pois se deixar pra organizar quando o mapa estiver praticamente cheio, vai ficar mais complicado de evitar os “furos” que citamos no começo do artigo..
Quantas vezes seu estabelecimento deixou de receber uma reserva porque as disponibilidades dos quartos não batiam com as datas?
Vejamos um exemplo real:
Em um quarto havia a disponibilidade dos dias 15 a 17/08, o outro de 17 a 19/08, e o outro quarto de 19 a 21/08.
Você não vai receber uma reserva e ficar trocando seu hóspede de quarto a cada dois dias, não é mesmo?
Mas se você faz uma gestão estratégica e organizada do seu mapa de reservas, ao começar a inserir as reservas deste período, teria um quarto vago de 15 a 21/08. Consegue perceber?
Para quem tem um channel manager integrado com o mapa de reservas a atenção deve ser ainda maior. Pois o gestor de canais vai entender que você tem disponibilidade de 15 a 21/08. E tem mesmo, porém em quartos diferentes, e é neste momento que você pode ter um overbooking.
Parece complicado? Mas não é!
Agora veremos na prática, utilizando como exemplo o mapa de reservas do Hospedin.
Como organizar o mapa de reservas na prática
Observe a situação a seguir:
Perceba que existe um “furo” entre os dias 05 e 08. E que se aparecer uma reserva de 03 a 11 para um apartamento standard, você não terá como receber.
Mas uma pequena modificação já é suficiente para conseguir encaixar novas reservas de forma segura e otimizada. Basta levar a reserva do apartamento 02 para o 01. Veja na imagem abaixo:
Nesse contexto, em que temos a visão de apenas 4 UHs, parece simples, mas organizar um mapa de reservas com pelo menos 10 unidades habitacionais e uma taxa de ocupação de 90%, se torna algo um pouco mais complexo.
É por este motivo que a gestão das reservas é feita diariamente, quiçá a todo momento. A partir dessa visão de mosaico, você consegue otimizar suas vendas e suas disponibilidades.
Para aprimorar seu mapa de reservas e conquistar a ocupação máxima, procure inserir uma nova reserva no mesmo quarto que estiver com check-out agendado para aquele dia – parece algo banal, mas muita gente não faz. Desta forma, você organiza suas reservas uma atrás da outra, com antecedência, ganhando mais autonomia na hora de fazer qualquer realocação.
É disso que estamos falando:
Vale reforçar que você precisa organizar suas reservas sempre dentro da mesma categoria. Você nunca pode dar um downgrade na reserva – colocar o hóspede em um quarto de categoria inferior a reservada – sem o devido conhecimento por parte do cliente.
Já o upgrade pode fazer sentido, caso você esteja em um momento de alta demanda para determinada categoria. Seria uma decisão estratégica.
Essa gestão só será possível se o seu PMS possuir um mapa de reservas, como é o caso do Hospedin.
Conheça o mapa de reservas do Hospedin
O PMS Hospedin possui um mapa de reservas que carrega com ele muitos dos elementos que citamos neste artigo.
Como empresa de tecnologia que busca facilitar o dia a dia do hoteleiro, nós damos uma considerável atenção a usabilidade, simplicidade, beleza e performance.
No mapa de reservas do Hospedin você encontra as funções que precisa para gerenciar as reservas em uma única tela. Ou seja, visão de disponibilidade, tarifas, status das reservas, cadastro de hóspede, bloqueio de datas, alterações de reservas, cadastro de itens, lista de espera e muito mais.
Muitos profissionais do seu time trabalharão na maior parte do tempo nessa funcionalidade tão necessária.
Além disso, você consegue fazer filtros otimizados tão facilmente, quanto cadastrar uma nova reserva. Com poucos cliques você pode navegar pelo mapa em todos os períodos, passados e futuros.
Parece uma mão na roda para a rotina corrida de um meio de hospedagem, não é mesmo?
Podemos afirmar que sim, mas o bacana é que você possa conferir essa facilidade por si só.
Você pode pedir um teste gratuito de 10 dias do PMS Hospedin e navegar pelo nosso mapa de reservas testando todas as suas funções a fim de verificar se, de fato, atende a sua necessidade.
Se você quer saber um pouco mais sobre o mapa de reservas do PMS Hospedin, solte o play no vídeo do nosso Canal do Youtube.
