Planilha para Controle de Hotel grátis: organize seu negócio e aumente seus lucros

Nós vivemos na era da informação e da velocidade, consumidores conectados e ágeis requerem um atendimento que os acompanhe de forma eficiente e prática.

O controle sistematizado do hotel é um forte aliado na missão de deixar hóspedes mais satisfeitos e fidelizados, e uma Planilha para Controle de Hotel pode te ajudar a começar essa tarefa desafiadora.

A falta de controle pode trazer vários problemas, como insatisfação do hóspede, riscos de overbooking e confusão nas reservas. E não é o que desejamos para você!

Por isso, elaboramos este artigo com informações importantes de como a planilha pode facilitar sua gestão manual. Continue a leitura!

Como organizar seu hotel

A organização é fundamental em todo o tipo de empresa, e ela se torna ainda mais importante quando se fala em gerenciar reservas.

A organização tem inúmeros benefícios e dentre eles estão:

• Melhor gestão do tempo;
• Diminuição do estresse;
• Aumento da produtividade e agilidade de processos;
• Economia no orçamento;
• Facilidade para manter o asseio;
• Aumento do tempo livre, entre outros.

Desta forma, organizar e controlar a hospedagem requer alguns cuidados e atenção. Confira 5 dicas para controlar suas reservas de maneira apropriada e direcionada para a realidade do hotel ou pousada.

Tenha um playbook

O playbook pode ser um caderno físico que precisa ficar na recepção do hotel o tempo inteiro.

Neste caderno, devem ser anotadas todas as considerações importantes sobre hospedagens, hóspedes, serviços e produtos, como por exemplo, a anotação de uma restrição alimentar de um hóspede em específico.

Toda a equipe deverá consultar o playbook constantemente.

Revise suas tarefas e reservas do dia

Tire alguns minutos para analisar como será o seu dia.

Relembre as tarefas que precisa executar, as reservas que estão para entrar, quais devem sair e etc. Refresque sua memória para garantir que nada ficou de fora do seu dia.

Mantenha o ambiente limpo e organizado

Não deixe fichas, recibos e extratos soltos na mesa ou acumulados no ambiente de trabalho. Um ambiente organizado inspira agilidade.

Encontre um local adequado para armazenar cada um deles e coloque etiquetas de identificação sempre que necessário.

Separe as tarefas pessoais das profissionais

Na medida do possível, separe o tempo para esses dois tipos de tarefas.

Enquanto estiver na hospedagem foque nos processos internos, pois um bom funcionamento e organização depende muito do hoteleiro e do exemplo dado a toda equipe.

Utilize uma planilha ou um sistema para controlar as reservas

Se você faz esse controle através de agendas, quadros, bloco de notas, entre outros, corre um grande risco de se perder nas informações.

Além disso, existe a possibilidade de alguma reserva não ser registrada, causando um overbooking que deixará o hóspede insatisfeito.

Um gerenciamento informal também gera uma dependência sobre uma única pessoa, sendo que a sua equipe não vai poder inserir informações a todo o momento e ao mesmo tempo.

Planilha para Controle de Hotel gratuita

Não seria justo chegarmos até aqui falando sobre organização sem ajudar você a colocar em prática tudo que consideramos importante no controle do hotel.

Sendo assim, você pode clicar aqui e baixar a sua Planilha para Controle de hotel elaborada por nossa equipe.

Com essa planilha, você pode gerenciar hóspedes, reservas, mapa de reservas e fluxo de caixa.
E o melhor, ela é 100% GRATUITA.

Passo a passo para configurar a planilha

1. Baixe a planilha: clique aqui para fazer o download gratuito;
2. Abra no Excel ou software compatível: certifique-se de ter uma versão atualizada do Excel ou programas como Google Sheets;
3. Personalize as abas: renomeie as abas para “Reservas”, “Financeiro”, “Estoque” e outras áreas relevantes para sua hospedagem;
4. Insira suas informações: comece registrando as reservas atuais, o inventário de estoque e as despesas mensais;
5. Configure fórmulas: utilize as fórmulas pré-definidas para automatizar cálculos, como ocupação mensal e fluxo de caixa.

Exemplos práticos

• Controle de reservas: atualize a ocupação diária e evite overbooking.
• Gestão de estoque: registre o consumo diário de itens como lençóis e produtos de limpeza.
• Relatórios financeiros: analise receitas e despesas para ajustar estratégias de vendas.

Sistema ou Planilha

Vale destacar que toda e qualquer planilha de excel para controlar reservas, por melhor que seja, tem suas limitações, tanto de dados e informações, como o risco de perdê-la caso aconteça algum problema no computador em que está salva.

Tornando-se uma ferramenta não tão eficiente a partir do crescimento e robustez do estabelecimento.

Por isso, se você deseja uma operação sem limitações e 100% automatizada, um sistema de gestão hoteleira, como o PMS Hospedin, é a solução!

Com ele, você centraliza as informações em um único lugar, gera relatórios dinâmicos, atualizados e em tempo real com apenas um clique, o que é bem mais mais trabalhoso com o uso de uma planilha.

E você pode testar nosso PMS por 10 dias e comprovar a facilidade na gestão.

Clique aqui e peça seu teste grátis!

FAQ: Perguntas Frequentes

Como faço para baixar a planilha para controle de hotel grátis?

Clique aqui para baixar a planilha gratuitamente. É necessário preencher um breve cadastro para personalizar sua experiência.

Quais são os requisitos mínimos para usar a planilha?

A planilha é compatível com Excel 2010 ou superior, e também funciona no Google Sheets, desde que tenha uma conexão estável à internet.

A planilha é compatível com dispositivos móveis?

Sim! É possível acessá-la e editá-la via aplicativos como o Excel Mobile ou o Google Sheets, disponíveis para Android e iOS.

Como faço para inserir novas reservas na planilha?

1. Abra a aba “Reservas”;
2. Insira o nome do hóspede, datas de check-in e checkout e o status do pagamento;
3. Atualize o campo de disponibilidade para garantir o controle.

Posso personalizar a planilha de acordo com as necessidades do meu hotel?

Sim! É possível alterar fórmulas, cores e colunas para atender às suas demandas específicas.

Porém, à medida que sua operação cresce, considere investir em um sistema de gestão, como o Hospedin, para um controle mais robusto e eficiente.

A planilha oferece recursos para controle financeiro?

Sim! Ela permite registrar receitas, despesas e gerar gráficos que ajudam na análise do fluxo de caixa.

Como a planilha me ajuda a evitar overbooking?

A aba de reservas inclui campos de disponibilidade, onde você pode registrar o número de quartos disponíveis e ocupados, emitindo alertas quando a capacidade for atingida.

Posso compartilhar a planilha com outros membros da minha equipe?

Sim. No Google Sheets, configure permissões para acesso simultâneo e edições colaborativas.

A planilha oferece recursos para gestão de canais de venda?

Não diretamente. Para gerenciar canais como Booking.com e Expedia de forma eficiente, recomendamos uma solução integrada com PMS + Channel Manager.

O que você não pode perder de vista é a necessidade de organização. Existem diversas formas de fazer isso e você deve encontrar aquela que melhor se adequa a realidade do hotel e da sua equipe.

Os níveis hierarquização das melhores formas de gestão são sistema > planilha > caderno/papel.

Conta pra gente como você organiza suas reservas. Deixe aqui nos comentários!