Desde as instalações do empreendimento até as finanças, a administração de um meio de hospedagem exige organização e controle.
Talvez por se tratar de uma maneira mais “econômica” de gerenciamento, administradores de pequeno e médio porte recorrem aos métodos manuais de gestão, como as planilhas de excel para pousada.
Mas, se você busca otimizar tempo, reduzir erros operacionais e melhorar a experiência dos seus hóspedes, nem sempre as planilhas serão a forma mais eficaz. E é aqui que entra o software on-line.
Continue a leitura e descubra as vantagens e limitações de cada ferramenta e escolha a melhor solução para otimizar a gestão do seu negócio.
Índice
Por que usar planilhas de Excel na gestão de pousadas?
As planilhas de excel são uma opção popular entre os pequenos e médios hoteleiros devido à sua simplicidade e custo reduzido.
Muitos gestores e funcionários já estão acostumados com o uso do Excel, e por receio às mudanças, optam por seguir utilizam a ferramenta de domínio.
Além disso, o custo da planilha costuma ser bastante acessível, muitas vezes até gratuito, como é o caso da Planilha de Controle de Hotel da Hospedin.
Desafios do uso de planilhas de excel em pousadas
Apesar das vantagens, o Excel possui limitações que podem causar sérios impactos na gestão da hospedagem, como:
- Risco de erros: qualquer falha na inserção de dados pode comprometer a confiabilidade das informações;
- Falta de automação: atualizações manuais demandam tempo e aumentam o risco de inconsistências;
- Dificuldade na integração: o Excel não se conecta automaticamente com canais de vendas e outras ferramentas hoteleiras, como Channel Manager e Motor de Reservas;
- Segurança limitada: não oferece backup automático, aumentando o risco de perda de dados;
- Armazenamento pouco eficiente: as informações são armazenadas no sistema local (PC ou servidor), demandando de alguém ou uma equipe para desenvolver e controlar o sistema, correndo risco de ocorrências e contratempos.
Software online: a solução moderna para gestão de pousadas
Com a evolução da tecnologia, os softwares online tornaram-se a melhor alternativa para a gestão eficiente de uma pousada ou hotel.
E ao contrário do que se imagina, existem diversas soluções no mercado com investimento relativamente baixo, e que vão facilitar as atividades diárias e otimizar o tempo dos colaboradores e dos hóspedes.
Algumas vantagens dessa adoção incluem:
- Automação de processos: atualização automática de reservas, check-ins e checkouts;
- Interface intuitiva: informações centralizadas em um único local, garantindo uma visualização mais mais simples, padronizada.
- Integração com OTAs e sistemas hoteleiros: sincronização direta com canais de venda, Motor de Reservas e Gestor de Canais;
- Acessibilidade: permite o gerenciamento remoto, acessando informações de qualquer lugar;
- Segurança de dados: armazenamento em nuvem com backups automáticos e mais segurança na proteção de dados e informações;
- Geração de relatórios: análise de desempenho e previsão financeira de forma mais fácil e completa.
Planilha de excel ou software online: qual é o melhor para sua pousada?
A escolha entre o uso da planilha e a adoção de um software online depende diretamente do tamanho da pousada, do volume de reservas e da disponibilidade de investimento.
Observe a seguinte comparação:
| Critério | Planilhas de Excel | Software Online |
|---|---|---|
| Custo | Baixo | Pode variar, mas proporciona maior ROI |
| Facilidade de uso | Depende da complexidade das planilhas | Interfaces intuitivas e treinamentos disponíveis |
| Integração com OTAs | Não possui | Automatiza tarifas e disponibilidade |
| Automação | Baixa | Alta |
| Segurança | Risco de perda de dados | Backup em nuvem |
| Relatórios e insights | Limitado | Relatórios avançados para tomada de decisão |
Saiba mais – Como um software para pousada pode aumentar sua produtividade
Exemplo prático: como migrar de planilhas para um software online
Se você chegou até aqui e por ventura decidiu substituir as planilhas por um software, confira o passo a passo para garantir uma adesão tranquila:
- Avalie suas necessidades: identifique os principais desafios da sua gestão;
- Escolha um software confiável: considere fatores como custo-benefício, suporte e integração com OTAs e avaliações de outros clientes, como o PMS Hospedin que possui 96% no nível de satisfação;
- Treine sua equipe: garanta que todos saibam como utilizar o sistema da melhor forma;
- Monitore os resultados: avalie a melhoria na eficiência operacional, na redução de erros e o retorno sobre o investimento (ROI).
Embora as planilhas de Excel sejam uma solução inicial para pequenas pousadas, suas limitações podem comprometer a eficiência e a segurança da gestão.
Por outro lado, o software online oferece automação, integração e segurança, tornando-se a melhor opção para hoteleiros e pousadeiros que desejam otimizar processos e aumentar a rentabilidade.
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