Nós vivemos na era da informação e da velocidade. Consumidores conectados e ágeis requerem um atendimento que os acompanhe de forma eficiente e prática. O controle sistematizado do hotel é um forte aliado na missão de deixar hóspedes mais satisfeitos e fidelizados, e uma planilha para controle de hotel grátis pode te ajudar nessa tarefa desafiadora.

Sem contar com o fato de que ao adotar uma planilha para controle de hotel, por exemplo, o hoteleiro ganha tempo, agilidade e produtividade para focar seus esforços nas ações que realmente trarão resultados efetivos para o hotel.

A organização é fundamental em todo o tipo de empresa, e ela se torna ainda mais importante quando se fala em gerenciar uma grande quantidade de reservas.

A falta de um controle preparado para isso pode trazer vários problemas, a exemplo da insatisfação do hóspede, de possíveis overbookings e até mesmo o aumento da chance de perder reservas por não saber exatamente a disponibilidade do hotel.

E foi pensando nisso que elaboramos este artigo e, também, uma planilha para controle de hotel grátis, que você pode baixar ao final deste artigo.

Através deste conteúdo você poderá conhecer algumas dicas de organização para gerenciar melhor o seu hotel, e poderá fazer o download de uma planilha para controle de reservas de hotel gratuita.

Vamos lá?

Como organizar seu hotel

A organização tem inúmeros benefícios e dentre eles estão:

  • Melhor gestão do tempo;
  • Diminuição do estresse;
  • Aumento da produtividade e agilidade de processos;
  • Economia no orçamento;
  • Facilidade para manter o asseio;
  • Aumento do tempo livre;

Desta forma, organizar e controlar o hotel requer alguns cuidados e atenção. Veja nossas 5 dicas para controlar suas reservas de maneira apropriada e direcionada para a realidade do hotel.

Dica nº 1) Tenha um playbook

O playbook pode ser um caderno físico que precisa ficar na recepção do hotel o tempo inteiro. Neste caderno devem ser anotadas todas as considerações importantes sobre hospedagens, hóspedes, serviços e produtos. Como por exemplo, uma anotação de uma restrição alimentar de um hóspede em específico. Toda a equipe deverá consultar o playbook constantemente.

Dica nº 2) Revise suas tarefas e reservas do dia

Tire alguns minutos para analisar como será o seu dia. Relembre as tarefas que precisa executar, as reservas que estão para entrar, quais devem sair e etc. Refresque sua memória para garantir que nada ficou de fora do seu dia.

Dica nº 3) Mantenha o ambiente limpo e organizado

Empilhe os papéis, encontre um local adequado para armazenar cada um deles e coloque etiquetas de identificação sempre que necessário. Não deixe todas aquelas fichas, recibos e extratos soltos na mesa ou acumulados no ambiente de trabalho. Um ambiente organizado inspira agilidade.

Dica nº 4) Separe as tarefas pessoais das profissionais

Na medida do possível separe o tempo para esses dois tipos de tarefas. Enquanto estiver no hotel foque nos processos do mesmo, pois um bom funcionamento e organização depende muito do hoteleiro e do exemplo dado a toda equipe.

Dica nº 5) Utilize uma planilha ou um sistema para controlar as reservas

Se você faz esse controle através de agendas, quadros, post it e etc, corre um grande risco de se perder nas informações. Além do que, existe a possibilidade de alguma reserva não ser registrada causando um overbooking que vai deixar o hóspede insatisfeito. Um gerenciamento informal também gera uma dependência sobre uma única pessoa, sendo que a sua equipe não vai poder inserir informações a todo o momento e ao mesmo tempo.

Leia também: Como administrar uma pousada de sucesso

Planilha para controle de hotel grátis

Não seria justo chegarmos até aqui falando sobre organização sem ajudar você a colocar em prática tudo que consideramos importante no controle do hotel. Sendo assim, você poderá fazer o download de uma planilha para controle de hotel grátis elaborada por nossa equipe.

Na planilha você poderá gerenciar hóspedes, reservas, mapa de reservas e fluxo de caixa. Para fazer o download clique no link abaixo:

Baixar planilha para controle de hotel grátis

Sistema ou Planilha

Vale destacar que toda e qualquer planilha de excel para controlar reservas, por melhor que seja, tem suas limitações. Além das limitações de dados você precisa gerenciá-la corretamente, sobre o risco de perdê-la caso aconteça algum problema no computador em que está salva.

Portanto o item indispensável na gestão hoteleira é o PMS – Property Management Suite, ou seja, um sistema para gerenciar suas reservas e o hotel como um todo centralizando as informações em um único lugar. Um sistema de gestão hoteleira, a exemplo do Hospedin, gera relatórios dinâmicos, atualizados e em tempo real com apenas um clique, o que pode ser um pouco mais trabalhoso com o uso de uma planilha de excel.banner-mais-facil-que-planilha

O que você não pode perder de vista é a necessidade de organização. Existem diversas formas de fazer isso e você deve encontrar aquela que melhor se adequa a realidade do hotel e da sua equipe.

Se você chegou até aqui é porque quer dar o primeiro passo rumo a um hotel mais organizado e eficiente através de um controle sistematizado das suas reservas. E isso é muito bom!

Leia também: 5 benefícios de automatizar o gerenciamento do seu hotel

Conta pra gente como você organiza suas reservas. Comente abaixo = )

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