Na luta pelo mercado, muitos empreendimentos adotam um PMS – ou sistemas de gestão hoteleiro – para auxiliar na administração dos seus negócios. Esta ferramenta de gerenciamento hoteleiro automatiza e controla todos os processos administrativos e operacionais do hotel ou pousada, dando muito mais liberdade para a equipe focar em questões estratégicas.
Porém, muitos negócios, desde pequenos hotéis até médias redes de pousadas, ainda acreditam que o investimento na automatização do sistema de gerenciamento não se paga por si só. Sendo assim, para provar o contrário, listamos 5 problemas que todo empreendimento hoteleiro pode enfrentar por não se automatizar.
1 – Inconsistência nas informações
“Errar é humano“, diz o velho e conhecido ditado. Embora seja verdade, esses erros podem prejudicar sua imagem e comprometer a possibilidade de criar um vínculo mais estreito com o hóspede, resultando assim em grandes prejuízos aos hotéis e pousadas. Empreendimentos hoteleiros que não adotam um sistema unificado e automatizado de gestão estão sempre propensos aos erros mais comuns:
- Registro de consumo do frigobar incorreto;
- Falta de controle na parte financeira;
- Ficar sem registros dos clientes;
- Não estar de acordo com as preferencias pré-definidas pelo hóspede;
- Perda ou ausência de formulários de check-in e/ou checkout.
O problema se agrava não somente pela ausência das informações, mas também pela falta de meios para comprovar a autenticidade dos fatos. Por outro lado, isso não acontece em negócios informatizados, onde o usuário se vê obrigado a realizar verificações e checagem por meio de cartões ou IDs em cada processo adicional, seja um consumo de frigobar, internet ou estacionamento extra.
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2 – Ausência de base para tomada de decisões
Para se manter competitivo, é preciso tomar decisões de acordo com as necessidades exigidas pelo próprio mercado. Tais decisões devem ser tomadas após a análise das diversas informações que seu empreendimento hoteleiro gera no dia-a-dia.
No entanto, sem uma sistema automatizado, captar e analisar essas informações exigirá muito mais tempo, recursos e, dificilmente, gerarão os relatórios mais concretos. Por exemplo, será muito complicado saber em qual setor o hotel deve investir sem ter todos os relatórios acerca das preferências de hospedagens, consumo e frequência. Esses dados em sistemas automatizados são coletados de forma instantânea e autônoma.
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3 – Consumo elevado de tempo e recursos humanos
Ao realizar tudo de forma manual, coletar as informações, validá-las e verificá-las será muito mais trabalhoso para gestor hoteleiro. Afinal, é tempo que ele terá que despender para processar e analisar todos os dados. Além disso, esse processo operacional e manual aumenta a chance de erros e gera lentidão nas ações fundamentais em todo hotel, como check-in e checkout.
4 – Deficiência no relacionamento com o cliente
A base de todo empreendimento hoteleiro é o hóspede. Sem ele, não existe negócio algum. Por isso, relacionar-se com o cliente é fundamental para a manutenção e existência do negócio. Além de oferecer um serviço de alta qualidade, é importante estar visível e se comunicando periodicamente com o seu hóspede.
Nesse ponto, a maior dificuldade é saber exatamente quem é o hóspede e quais são as suas preferências. Sendo assim, não estar sincronizado com essas informações torna a ação de se relacionar com o cliente algo muito mais custoso, resultando na maioria dos casos em baixa conversão.
Em sistemas automatizados de gerenciamento hoteleiro, é possível saber tudo sobre hóspede no período em que ele se hospedou. Dessa forma, pode-se filtrar promoções, serviços adicionais e benefícios adequados ao seu perfil. Sem uma boa ferramenta de gestão, é muito mais difícil criar um cross-selling de sucesso.
5 – Dificuldade em relacionar todos os setores do hotel
Para melhorar o rendimento do hotel, é preciso que todos os setores se comuniquem constantemente. Isso significa que fornecedores, agências de viagens, clientes e funcionários devem estar relacionados de forma que as necessidades dos hóspedes e funcionários sejam transmitidas de forma mais eficiente a fornecedores e agências. Dessa forma, há um ganho de tempo, recursos e a diminuição de gastos extras. E neste sentido, o uso de sistema de gerenciamento hoteleiro pode ajudar a tornar esse processo mais simples.
Por fim, o grande segredo de qualquer negócio é conseguir ganhar mais gastando o menos possível, e isso não é exceção no mundo da hotelaria. Sendo assim, é importante saber investir naquilo que te ajudará a potencializar os seus resultados.
Complemente a leitura e entenda o que é um PMS:
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