Ainda hoje, é muito comum encontrar hoteleiros que operam seus negócios por meio da gestão manual, com base em planilhas, agendas de papel e processos fragmentados.
Embora funcionem inicialmente, esses métodos não acompanham o crescimento e a complexidade da hotelaria atual.
Nesse contexto, a transição para um sistema de gestão hoteleira (PMS) não é apenas uma questão de modernização, mas sim um investimento estratégico.
Implementar um PMS pode gerar algumas inseguranças iniciais, no entanto, com planejamento adequado, é possível garantir uma transição tranquila e eficiente, preparando o hotel ou pousada para uma nova fase de produtividade e controle.
Continue a leitura e confira!
Índice
O que considerar antes de começar a implantação
Antes de iniciar a implantação de um PMS no hotel, é essencial fazer um diagnóstico da operação atual.
Quais processos estão funcionando bem? Onde estão os gargalos? Que tipo de informação você precisa acessar com mais rapidez e precisão?
A escolha do sistema ideal deve levar em conta o porte do estabelecimento, o nível de digitalização da equipe e as integrações desejadas. Também é importante verificar a infraestrutura básica e reservar um tempo adequado para a implantação.
Saiba mais – Qual melhor sistema para hotel? Hospedin vs. Concorrentes [Estudo]
Passo a passo para a implantação de um PMS em hotéis
Depois de avaliar a necessidade e escolher a ferramenta, chega o momento decisivo: colocar o PMS em funcionamento.
Essa etapa exige organização, envolvimento da equipe e atenção aos detalhes para garantir uma transição sem contratempos.
A seguir, apresentamos um passo a passo prático para implementar seu sistema de gestão com segurança, eficiência e o menor impacto possível na rotina:
Passo 1: definir responsáveis e cronograma
Escolha um responsável pelo projeto de implantação do PMS e elabore um cronograma realista, com prazos definidos para cada etapa.
Envolver os gestores de cada área, como recepção e governança, pode ajudar a garantir o alinhamento de toda a equipe.
Passo 2: realizar onboarding com o fornecedor do sistema
O processo de onboarding é essencial para conhecer o funcionamento da ferramenta. A maioria dos fornecedores oferece atendimento personalizado para ajudar o hoteleiro nas configurações conforme necessário.
Passo 3: migração de dados
Organize e transfira informações relevantes como reservas futuras, tarifas, cadastro de hóspedes e categorias de quartos. Uma boa preparação evita perdas e inconsistências.
Passo 4: configuração do sistema
Configure o sistema de acordo com a realidade do seu negócio: tipos de acomodação, políticas comerciais, categorias de tarifas, formas de pagamento e documentos.
Passo 5: testar os fluxos principais
Antes de iniciar a operação com o novo PMS, teste os fluxos como check-in e checkout, cadastro de reservas, emissão de relatórios e atualização de tarifas. Isso ajuda a identificar a necessidade de possíveis ajustes.
Passo 6: treinar a equipe
Promova treinamentos objetivos com todos os colaboradores que usarão o sistema. Quanto mais confortável a equipe estiver com o uso da ferramenta, menores serão os erros operacionais.
Passo 7: Acompanhar os primeiros dias de uso
Acompanhe de perto a operação inicial. Anote dúvidas, dificuldades e conte com o suporte do fornecedor para eventuais correções ou ajustes.
Boas práticas para garantir uma transição tranquila
Além do passo a passo, algumas boas práticas fazem toda a diferença na implantação de um PMS em hotéis:
- Iniciar a implantação durante a baixa temporada, se possível;
- Envolver toda a equipe e comunicar cada etapa do processo;
- Usar os materiais de apoio do fornecedor, como guias, treinamentos, vídeos e FAQs;
- Escolher uma empresa confiável e ter um canal direto com o suporte técnico;
- Acompanhar os primeiros relatórios com atenção, buscando entender padrões e inconsistências.
Leia também – PMS para hotéis: veja quanto custa e se vale a pena investir
Como a Hospedin facilita a implantação do seu PMS
A Hospedin oferece um processo de implantação simplificado, com foco em tornar a transição o mais leve e segura para o hoteleiro, com facilidades como:
- Onboarding personalizado com especialistas nos sistemas;
- Suporte humanizado e totalmente em português;
- Sistema intuitivo e fácil de aprender;
- Integração nativa com Motor de Reservas e Channel Manager.
E mais: casos reais como o da Pousada Canário Azul mostram como a adoção do PMS Hospedin transformou a rotina e os resultados da gestão.
Adotar um PMS não é apenas atualizar a gestão com tecnologia, é abrir caminho para uma hotelaria mais eficiente, segura e orientada por dados.
Com planejamento e apoio especializado, a implantação é mais simples do que parece — e os resultados são percebidos desde os primeiros dias de uso.
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