Como automatizar o seu hotel sem comprometer a hospitalidade?

A automação é uma alternativa poderosa para aumentar a eficiência e reduzir custos operacionais em meios de hospedagem. 

No entanto, a implementação de sistemas automatizados deve ser feita com cuidado para garantir que a qualidade e a hospitalidade não sejam prejudicadas. 

Pensando nisso, este artigo, contempla dicas de como automatizar sua hospedagem de forma eficaz para manter a excelência no atendimento ao hóspede, sem comprometer o que a hotelaria tem mais valioso: as relações e interações humanas.

Avaliação dos processos atuais para automatizar o seu hotel

A iniciativa de automatizar o seu hotel deve começar por uma etapa de diagnóstico, a fim de compreender se faz sentido o esforço e investimento e, também, ter clareza sobre a melhor forma e por qual motivo um determinado processo ou setor deve ser automatizado.

Para um diagnóstico eficaz, 3 etapas básicas precisam ser cumpridas, conforme veremos a seguir.

Etapa 1: Identificação de tarefas repetitivas e passíveis de automação

O ponto de partida deste diagnóstico deve ser o levantamento das tarefas que são repetitivas e podem ser automatizadas. Algumas dessas tarefas incluem, por exemplo:

• Check-in/check-out;
• Processamento de reservas;
• Faturamento e pagamentos;
• Atendimento a solicitações de serviços de quarto;
• Gestão de inventário e manutenção.

Etapa 2: Análise do tempo e recursos dedicados a essas tarefas

Ao analisar o tempo e os recursos utilizados nessas tarefas, é possível identificar onde a automação pode trazer benefícios significativos.

Por exemplo, processos manuais de check-in e check-out podem ser demorados e exigir uma quantidade considerável de trabalho da equipe, enquanto um sistema automatizado pode reduzir esse tempo significativamente.

Etapa 3: Avaliação do impacto na eficiência e qualidade do serviço prestado 

É  essencial avaliar como a automação afetará a eficiência e a qualidade do serviço. 

Automatizar tarefas rotineiras pode liberar a equipe para se concentrar em interações mais personalizadas com os hóspedes, melhorando a experiência geral.

Melhores áreas para automação

Nem todas as áreas de um hotel se beneficiam igualmente da automação. É importante priorizar áreas que oferecem maior retorno sobre o investimento. 

Para isso, os principais critérios a considerar incluem a demanda dos hóspedes, a complexidade das tarefas e o potencial de economia de tempo e recursos.

Nesse sentido, alguns exemplos de áreas e/ou processos comumentes automatizados são:

• Reservas on-line: sistemas de reservas on-line permitem que os hóspedes façam suas reservas de forma rápida e eficiente, 24 horas por dia.
• Check-in/Check-out automático: quiosques de autoatendimento ou aplicativos móveis que permitem aos hóspedes realizar sua entrada ou saída sem interação com a equipe.

Entretanto, para que processos automatizados funcionem de forma eficiente, sem gerar dificuldades de gestão ou experiência negativa aos hóspedes, o uso de algumas ferramentas se faz indispensável, a exemplo de um sistema de gerenciamento de propriedade (PMS): software que integra toda as operações do hotel, desde reservas até a gestão de inventário.

Investimento em tecnologia e infraestrutura

São inúmeras as ferramentas e tecnologias disponíveis no mercado quando falamos de automação de processos na hotelaria. Elas estão ganhando cada vez mais robustez com a popularização e uso da inteligência artificial na hotelaria. 

No entanto, pela falta de compreensão do assunto, por vezes a hotelaria independente ainda sustenta uma resistência a essa prática, acreditando que automatizar o hotel ou pousada é caro, sendo a iniciativa possível apenas para as grandes redes.

E é aí que você se engana! 

Com pesquisa de mercado, cumprimento das etapas anteriores de diagnóstico, clareza dos seus objetivos quanto ao uso da automação e compreensão dos benefícios reais que ela pode proporcionar, você encontrará ferramentas que atendam às suas necessidades e que se encaixem à realidade do seu negócio.

Para isso, antes de investir nesse tipo de tecnologia, duas análises se fazem necessárias:

Avaliação do custo inicial de implementação

Investir em automação requer um custo inicial que inclui a compra de software e hardware, além do treinamento da equipe. 

É essencial realizar uma análise detalhada dos custos iniciais para garantir que o investimento seja viável.

Comparação: custos de longo prazo x benefícios esperados

Embora o custo inicial possa ser significativo, os benefícios a longo prazo geralmente incluem economias substanciais em mão de obra e aumentos na eficiência. 

Um estudo detalhado dos custos e benefícios ajudará a justificar o investimento.

Optar por soluções escaláveis que possam crescer com a hospedagem é fundamental. Isso garante que o sistema possa ser atualizado e expandido conforme o estabelecimento evolua e as demandas aumentem.

Saiba mais – Sistema para hotelaria: Gasto ou Investimento? 

Impacto na experiência do hóspede

A automação deve melhorar a experiência do hóspede, não prejudicá-la. 

Sistemas integrados e de fácil uso garantem que os hóspedes desfrutem de uma estadia mais conveniente, eficiente e personalizada. 

Desde o processo de reserva até o check-out, a experiência do hóspede deve ser fluida, por isso, sistemas que permitem um fluxo contínuo de informações e serviços são essenciais para uma boa experiência. 

Segurança e privacidade

Os sistemas de automação devem estar em conformidade com os padrões de segurança para proteger as informações dos hóspedes.

Isso inclui o uso de criptografia e medidas de segurança cibernética, como a LGPD. 

Políticas claras e procedimentos rigorosos também devem ser estabelecidos para lidar com questões de privacidade e conformidade regulatória. 

Invista no treinamento da equipe para lidar com os dados sensíveis de forma segura.

Avaliação contínua e ajustes

A implementação de sistemas automatizados não é um processo único. 

Requer monitoramento contínuo para garantir que tudo funcione corretamente e para identificar pontos de melhoria.

Coleta de feedback dos hóspedes e da equipe

Os feedbacks ajudarão a entender como a automação está sendo recebida e onde pode existir problemas. Tanto os hóspedes quanto a equipe devem ter canais fáceis para fornecer feedbacks.

Para facilitar esta etapa para você, preparamos um modelo de Formulário de Pesquisa de Satisfação de Hotel totalmente GRATUITO para você baixar e utilizar na sua hospedagem. 

Adoção de uma abordagem flexível e adaptável

A automação deve ser vista como um processo dinâmico e intuitivo. 

Estar aberto a ajustes e atualizações garante que o meio de hospedagem permaneça eficiente e atenda às expectativas dos hóspedes à medida que o ambiente operacional evolui.

Esse processo no setor hoteleiro oferece benefícios significativos em termos de eficiência e economia de custos, mas deve ser implementado com cuidado para manter a hospitalidade e a satisfação do hóspede. 

Avaliações contínuas e ajustes, juntamente com um foco na experiência do hóspede e na segurança dos dados, são essenciais para o sucesso a longo prazo.

Você já utiliza automação na sua hospedagem? Deixe nos comentários!