Atualmente, um dos grandes desafios dos meios de hospedagem é tocar a gestão do negócio de forma organizada, segura e sem a necessidade de grandes investimentos.
Encontrar o programa de gestão ideal para a sua hospedagem não é difícil. Mas é uma tarefa que demanda pesquisa, comparativos, e até mesmo realizar testes para saber se todas as necessidades serão atendidas.
É preciso ser cauteloso na escolha, pois existem diversas opções que aparentemente são promissoras, mas oferecem soluções incompletas, ou um custo elevado.
Se você está interessado em modernizar e simplificar a forma como gerencia seu meio de hospedagem, continue esta leitura!
O que é um programa de gestão hoteleira?
Um programa de gestão hoteleira ou PMS, é um sistema focado em empreendimentos hoteleiros.
Seu principal objetivo é organizar e centralizar todas as operações da hospedagem, proporcionando uma gestão mais eficiente.
Esses programas integram diversas funcionalidades, desde o controle das reservas até a análise de relatórios financeiros, oferecendo uma solução para gerenciar de forma eficaz todas as atividades de um hotel ou pousada.
Importância para o hotel
Com a implementação de um software de gestão de propriedades é possível automatizar tarefas rotineiras, reduzir erros manuais e melhorar a precisão nas operações.
Além disso, um PMS facilita a coordenação entre diferentes departamentos da hospedagem, melhorando a comunicação interna e aumentando a produtividade.
Com a centralização das informações, os gestores têm uma visão completa e atualizada das operações, possibilitando uma tomada de decisão mais informada e estratégica.
Principais funcionalidades de um PMS
Diversas funcionalidades tornam um software para hotéis indispensável na gestão de um meio de hospedagem. Listamos algumas delas, confira:
- Gestão de reservas: facilita o processo de reserva, permitindo aos hoteleiros gerenciar as reservas em tempo real, evitando overbookings e melhorando a experiência do cliente.
- Controle de disponibilidade e tarifas: permite ajustar automaticamente a disponibilidade de quartos e tarifas com base na demanda, maximizando a ocupação e aumentando a receita.
- Gestão de relacionamento com clientes: um CRM armazena informações detalhadas sobre os hóspedes, ajudando a personalizar o atendimento e a fidelizar clientes.
- Relatórios e análises: gera relatórios detalhados sobre o desempenho da hospedagem, ajudando os gestores a identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados concretos.
Saiba mais – Gestão hoteleira: tudo o que você precisa saber para alavancar seu negócio
Benefícios de investir em um bom sistema
Ao utilizar um sistema de reservas para hotéis, é possível automatizar tarefas administrativas, liberando tempo para que a equipe se concentre no atendimento ao cliente e em outras atividades estratégicas, aumentando consideravelmente a eficiência operacional.
Com processos mais ágeis e informações centralizadas, o atendimento ao cliente se torna mais rápido e personalizado, consequentemente aumentando a satisfação dos hóspedes.
Além disso, a automação reduz a probabilidade de erros manuais, como overbooking e discrepâncias nas tarifas, resultando em uma boa economia de custos.
Critérios para fazer a melhor escolha
Agora que você conheceu um pouco sobre funcionalidades e benefícios, confira como escolher o programa de hotel ideal para o seu meio de hospedagem:
Investimento x necessidade
Em geral, donos de pousadas e hotéis de pequeno porte acreditam que a quantidade de UHs que comercializam não justificam o investimento em um sistema moderno.
Porém, essa é uma mentalidade que precisa ser mudada, afinal, um sistema de gestão significa organização, rapidez e estar à frente da concorrência.
Primeiro você deve realizar um cruzamento do valor que pode investir com as necessidades do seu negócio – Qual valor é possível investir mensalmente sem comprometer a saúde financeira do meu empreendimento?
Com o valor máximo definido, realize uma pesquisa para listar as ferramentas existentes no mercado, seus custos e funcionalidades. Com as informações coletadas, será fácil selecionar as opções que atendem às necessidades específicas da sua hospedagem, seja ela pequena, média ou grande.
Dica: Dê credibilidade para as ferramentas que permitem teste gratuito. Assim você poderá se certificar que as funcionalidades funcionam conforme foram anunciadas.
Saiba mais – Por que seus concorrentes estão utilizando um Software Hoteleiro
Praticidade e flexibilidade
Se a sua intenção é ter uma ferramenta que possa ser colocada em funcionamento pra ontem, procure por uma que seja simples, prática e intuitiva – ferramentas com essas características possuem ações que podem ser realizadas em poucos passos e dispensam treinamentos.
Outros atributos importantes são a flexibilidade e a escalabilidade.
Busque por uma ferramenta que permita acompanhar o que acontece no seu hotel ou pousada pela internet, em qualquer hora do dia, e que possa crescer com o seu negócio e se adaptar às mudanças nas demandas do mercado.
Segurança da informação
Você já deve ter ouvido falar sobre armazenamento em nuvem e sobre aplicativos como o Google Drive ou Dropbox.
Guardar arquivos em nuvem é, atualmente, a forma mais segura de não perde-los. Para evitar problemas que podem ser ocasionados por perda de dados, recomendamos escolher um programa com armazenamento em nuvem.
Assim, os dados do seu negócio estarão seguros e salvos de problemas externos, como falha de backup ou queda de energia, por exemplo.
Suporte e atendimento
Um software intuitivo pode até dispensar treinamentos, mas, mesmo assim, dúvidas poderão surgir.
Por isso, é importante escolher uma ferramenta que já tenha incluído em seu custo o suporte técnico e atendimento de plantão nos demais horários.
Feedback e avaliações de usuários
Ao escolher um programa de gestão, é essencial considerar as avaliações de outros usuários. Essas opiniões fornecem insights valiosos sobre a eficácia e a usabilidade do sistema, baseados em experiências reais de outros hoteleiros e pousadeiros.
Procure por avaliações em sites especializados, perfis em redes sociais com foco na indústria hoteleira e estudos de caso que demonstrem o sucesso do sistema em diferentes tipos de hospedagem.
Leia relatos de usuários que tenham necessidades e desafios semelhantes aos seus, para garantir uma uma visão precisa de como o programa pode beneficiá-lo. Preste atenção em detalhes sobre a facilidade de uso, suporte ao cliente e impacto na eficiência operacional.
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