A gestão eficiente de um hotel envolve diversos aspectos, desde o atendimento ao hóspede até a manutenção das instalações.
E, para garantir o sucesso e a eficiência operacional desse estabelecimento, torna-se indispensável o uso da tecnologia.
Nesse contexto, o uso de um software hoteleiro desempenha um papel fundamental, uma vez que essa ferramenta auxilia na administração e automatização de todos os processos da hospedagem, desde reservas e check-ins até a gestão financeira.
Neste artigo, discutiremos a importância de uma boa gestão de software hoteleiro e como essa ferramenta pode beneficiar tanto as hospedagens quanto seus hóspedes, quando utilizada conforme as boas práticas.
O que é um software hoteleiro
Se você optou por ler este artigo, saiba que iremos destrinchar cada aspecto importante sobre o software hoteleiro e sanar todas as dúvidas sobre esta ferramenta. Então já pegue seu bloco de notas e vamos nessa.
Um software hoteleiro, como o próprio nome sugere, é um sistema tecnológico projetado especificamente para atender às necessidades do setor hoteleiro.
Voltado para a gestão de propriedades, ele possui uma variedade de funcionalidades e recursos, como gestão das reservas, check-in e checkout automatizados, controle de estoque, faturamento, relatórios, indicadores, entre outros.
Um bom software hoteleiro é capaz de integrar todos esses processos em um único sistema, proporcionando uma visão abrangente e em tempo real das operações do meio de hospedagem.
Benefícios ao utilizar um software hoteleiro na sua gestão
Aplicar boas práticas no uso do sistema hoteleiro traz inúmeros benefícios para a gestão do seu hotel, como:
Eficiência Operacional
Uma das principais vantagens de um software hoteleiro é a melhoria da eficiência operacional.
Com este sistema, tarefas manuais e demoradas, como a inserção de dados, reservas, check-ins e checkouts e atualizações de inventário, são realizadas de forma rápida e precisa.
Isso reduz a possibilidade de erros humanos e permite que a equipe hoteleira possa se concentrar em atividades mais estratégicas e no atendimento ao cliente.
Saiba mais – Tecnologia e atendimento na hotelaria: como fazer das ferramentas suas aliadas?
Melhoria do atendimento ao cliente
Uma hospedagem que possui uma boa gestão de software hoteleiro pode oferecer um atendimento excepcional aos seus clientes.
Com a eficiente do sistema, é possível coletar e armazenar no banco de dados as preferências e necessidades dos hóspedes, desde suas reservas até o checkout.
Isso oferece ao hotel a possibilidade de individualizar a estada de cada hóspede, oferecendo serviços e sugestões personalizados de acordo com seus interesses, como recomendações de restaurantes, atrações locais e opções de alimentação.
Além disso, é possível agilizar o processo de check-in e checkout, reduzindo o tempo de espera e proporcionando uma experiência mais agradável, conveniente e satisfatória aos clientes.
Centralização de informações
Um dos benefícios de utilizar um bom sistema é conseguir visualizar todo o andamento do negócio e controlar tudo o que acontece no estabelecimento.
É possível buscar e filtrar facilmente toda e qualquer informação da reserva, quarto ou hóspedes, como também ordenar e exportar as informações.
Assim, há uma maior organização e padronização nos processos internos e nada fica perdido ou guardado na memória das pessoas, desde que elas tenham a rotina de alimentar o software.
Integração de sistemas
Outro aspecto importante de um software hoteleiro é a possibilidade de integração com outros sistemas utilizados pelo hotel, como Channel Manager, CRM, Chatbot, Motor de Reservas, entre outros.
Essa integração garante uma troca contínua de informações entre os diferentes sistemas, evitando a duplicação de esforços, reduzindo erros de comunicação e centralizando todas essas informações.
Controle financeiro e de estoque
Manter a gestão das finanças é um hábito indispensável para o sucesso de qualquer meio de hospedagem.
Com o software hoteleiro, os proprietários acompanham as receitas, despesas e lucros de forma eficiente.
Além disso, eles podem gerar relatórios detalhados, facilitando o planejamento financeiro a longo prazo e a tomada de decisões de forma assertiva.
Outro ponto importante, é que hotéis precisam ter uma variedade de estoque, desde produtos de limpeza até alimentos e bebidas.
E neste ponto o sistema também torna-se fundamental, uma vez que ajuda a manter o controle desses estoques, evitando escassez de itens essenciais e o desperdício, garantindo uma gestão eficiente.
Análise de dados e tomada de decisões
Ao coletar e armazenar informações sobre reservas, ocupação, receita e preferências dos hóspedes, o software hoteleiro fornece insights valiosos para o monitoramento de desempenho.
Esses dados podem ser analisados para identificar tendências, padrões da demanda, oportunidades de crescimento e pontos de melhoria, como a necessidade de novas manutenções ou de treinamento mais frequentes para a equipe.
Com base nessas informações, os hoteleiros podem tomar decisões informadas sobre preços, promoções, disponibilidade de recursos e estratégias de marketing.
Isso ajuda a maximizar a receita, otimizar a ocupação do hotel e melhorar a satisfação do cliente.
Além disso, o sistema fornece relatórios personalizados e detalhados sobre o desempenho do hotel em diferentes áreas.
Esses relatórios podem auxiliar nas áreas de melhoria, avaliação de desempenho da equipe e monitoramento do progresso em relação a metas estabelecidas.
Segurança e privacidade
A segurança e a privacidade dos dados dos hóspedes são preocupações essenciais para qualquer hospedagem.
Um bom software hoteleiro deve garantir a segurança das informações dos hóspedes, como detalhes pessoais, informações de pagamento e histórico de reservas.
Isso é especialmente importante em um cenário em que a proteção de dados é uma prioridade para os clientes.
Um sistema confiável utiliza medidas de segurança robustas, como criptografia de dados, autenticação de usuário e backups regulares, para garantir a proteção das informações confidenciais do hotel e de seus clientes.
Principais recursos de um software hoteleiro
Muitos gestores procuram por um sistema hoteleiro simplesmente para organizar as reservas sem o uso de planilhas ou agendas de papel.
E isso é um ótimo passo para o crescimento saudável do hotel!
Contudo, o software hoteleiro possui diversas funcionalidades e proporciona uma gestão mais prática e segura do seu negócio como um todo.
Desta forma, tenha acesso a:
- Mapa de reservas e disponibilidades
- Indicadores e métricas atualizados
- Controle das reservas
- Gestão de estoque e serviços
- Lista de contas a pagar e a receber
- Histórico de estadas dos hóspedes
- Reservas em grupos
- Gestão de Day use
- Tarifário dinâmico, e muito mais!
Como escolher o software hoteleiro ideal
Agora que você já conhece as vantagens em utilizar um software hoteleiro, entramos no próximo passo: a escolha do sistema ideal.
Escolher um software adequado é um passo de suma importância para garantir o sucesso de qualquer hospedagem, confira os principais aspectos a serem considerados ao adotar o seu:
Avalie as necessidades do seu hotel
Cada hotel tem sua realidade, por isso, avalie as necessidades específicas do seu estabelecimento.
Considere o tamanho do hotel, o número de UH, os tipos de serviços oferecidos e os desafios operacionais que você enfrenta.
Isso ajudará a determinar quais recursos do software são essenciais para atender às suas necessidades.
Outro ponto importante, é certificar-se de que o sistema tenha uma interface intuitiva e prática, permitindo que a equipe aprenda a usá-lo facilmente.
Uma interface bem projetada pode contribuir para uma adaptação suave durante o processo de implementação.
Gestão de tarifas e disponibilidade
A flexibilidade na gestão de tarifas e disponibilidade é o que pode estar faltando para otimizar a receita do seu hotel.
Por isso, opte por um software que permita ajustar tarifas com facilidade, aplicar descontos e gerenciar a disponibilidade de quartos de forma dinâmica.
Isso ajuda a maximizar a ocupação e a lucratividade.
Integrações com outros sistemas
Como já dito neste texto, a integração com outros sistemas é indispensável para garantir uma operação contínua, centralizada e com poucos erros.
Portanto, certifique-se que o software hoteleiro seja compatível com os sistemas que você já utiliza ou planeja adotar no futuro.
Suporte e treinamento
Optar por um software que ofereça um bom suporte é fundamental para garantir que sua equipe possa tirar o máximo de proveito dessa implementação.
Por isso, verifique se o provedor do software oferece um suporte técnico confiável e solícito, como o do PMS Hospedin.
O nosso suporte conta com um time super qualificado e disponível a qualquer momento.
Além disso, oferecemos treinamentos periodicamente, para que a sua equipe hoteleira esteja sempre preparada e familiarizada com o nosso sistema.
Segurança de dados
A segurança de dados da sua hospedagem é um fator de extrema importância e deve estar no seu radar constantemente.
Por isso, certifique-se de escolher um software com medidas de segurança robustas para proteger as informações e dados financeiros dos hóspedes.
Também atente-se ao período de migração de dados para o novo sistema, que inclusive, é acompanhado de perto pelo nosso time de suporte, para garantir que todo o processo de implementação seja extremamente satisfatório.
Isso ajuda a construir uma relação de confiança, e a cumprir as regulamentações de privacidade.
Avaliações e recomendações
Antes de tomar uma decisão final, pesquise avaliações de outras hospedagens que utilizam o software hoteleiro que você está considerando.
Em meio a tantas opções no mercado, as experiências e avaliações de outras pessoas podem oferecer insights valiosos sobre a eficácia e confiabilidade do sistema. A exemplo de hotéis que prosperaram a gestão com o uso do PMS Hospedin.
Confira o depoimento da nossa cliente, Jaquelyne Wiltler do Leme Plaza Hotel:
Você também pode tornar a gestão do seu meio de hospedagem mais simples e eficiente. Teste grátis por 10 dias o nosso PMS Hospedin e tenha eficácia comprovada.
Melhores práticas na gestão do software hoteleiro
Após a escolha do software ideal, a implementação de boas práticas de uso são fundamentais para aprimorar a eficiência, maximizar os lucros e otimizar a experiência do seu hóspede. Por isso, confira a seguir as melhores práticas de uso para o seu software hoteleiro:
Treinamento da equipe
A capacitação da equipe é indispensável para aproveitar ao máximo a nova ferramenta.
Forneça treinamento abrangente para todos os membros da equipe que irão utilizá-la, isso inclui a compreensão de como realizar reservas, fazer check-ins, gerenciar tarifas e disponibilidade, entre outros pontos.
Quanto mais a equipe souber, mais eficaz será a implementação do software.
Automatização de tarefas e integração com outros sistemas
Aproveite ao máximo a automatização de tarefas oferecida pelo software hoteleiro, como automação de reservas, check-ins, checkouts, e-mails de confirmação e até mesmo a distribuição de tarefas para a equipe de limpeza.
Além disso, integrá-lo a outros sistemas também é recomendado, pois os dados flutuam entre os sistemas, economizando tempo e reduzindo erros manuais.
Essas duas práticas reduzem o risco de erros, melhoram a eficiência operacional, facilitam a análise de dados e o acompanhamento do desempenho da hospedagem.
Personalização da experiência do hóspede
Registre as preferências individuais dos seus hóspedes, a exemplo do tipo de quarto, travesseiros, alimentos e bebidas preferidos, para criar a para personalização da experiência.
Isso pode resultar em uma experiência mais memorável para o cliente e na fidelização dos mesmos.
Gestão de tarifas dinâmicas
Adote uma estratégia de gestão de tarifas dinâmicas com o auxílio do sistema hoteleiro.
Essa implementação permite que você ajuste as tarifas de acordo com a demanda, a época do ano, sazonalidade, feriados ou eventos especiais.
Também é possível definir valores por adulto e criança, além de pacotes e categorias por quarto ou apartamento.
Maximizar a receita por quarto disponível é fundamental para a lucratividade.
Monitoramento do desenvolvimento
Use o software para monitorar o desempenho da sua hospedagem em diversos setores.
Por meio dos relatórios, é possível ter clareza sobre o crescimento do hotel ou o quanto deixou de crescer em determinado período.
No PMS Hospedin, por exemplo, os principais relatórios são de Vendas, Financeiro, Consumo e Ocupação. Com eles, você pode filtrar as informações e fazer os mais variados tipos de análise e tomar decisões mais assertivas.
Atualização e manutenção constante
Mantenha seu software hoteleiro sempre atualizado e realize manutenções regularmente.
Assim, você garante que o sistema funcione sem problemas, evitando interrupções nas operações da hospedagem.
Investir em um software hoteleiro de qualidade é um passo importante para o sucesso e a sustentabilidade do seu hotel, por isso, conte com a Hospedin neste processo!
