Como funciona a diária em hotéis e pousadas

Para garantir uma experiência impecável e organizada, os meios de hospedagem precisam lidar com um dos aspectos mais desafiadores da operação: a gestão das diárias. Esse é um processo que impacta diretamente na satisfação dos clientes e no sucesso do empreendimento.

Afinal, como definir o que realmente compõe uma diária? Quantas horas ela cobre? E quais são as regras que os hotéis devem seguir?

Gerenciar diárias é muito mais do que definir um horário de entrada e saída, envolve garantir que todos os processos internos estejam alinhados com as expectativas dos hóspedes.

Neste artigo, vamos explorar essas questões e esclarecer tudo sobre a diária hoteleira, ajudando você a entender os principais pontos e evitar armadilhas. Continue a leitura!

Como funciona uma diária?

Diária é uma unidade de estada determinada pelo meio de hospedagem para calcular o valor e a duração da permanência do hóspede no estabelecimento.

Assim, a entrada e saída dos hotéis é determinada pela quantidade de diárias.

Com esses horários bem definidos, o hotel consegue manter uma rotina de arrumação dos quartos, além de otimizar o trabalho da equipe – que não precisa estar sempre de prontidão para dar conta de tantas saídas ao longo do dia. 

Diferentes tipos de diárias

Os hotéis e pousadas oferecem modalidades de diárias para atender a diferentes perfis de hóspedes e necessidades. Entender essas opções é essencial para saber o que seu público-alvo busca e oferecer uma experiência personalizada. Aqui estão os principais tipos de diária:

• Diária completa: inclui hospedagem e, geralmente, todas as refeições – café da manhã, almoço e jantar. É uma opção ideal para quem deseja aproveitar ao máximo as comodidades do hotel.
• Meia diária: abrange um período reduzido, com permanência de até 12 horas, por exemplo. É indicada para situações de trânsito rápido, onde o hóspede precisa de um local para descansar sem permanecer por uma noite completa.
• Day use: voltada para pessoas que precisam apenas de um espaço confortável para o dia, sem pernoitar. Muito comum em estabelecimentos próximos a aeroportos e para hóspedes que desejam usufruir de áreas de lazer, como piscinas e spas.
• Bed and Breakfast (B&B): geralmente inclui apenas hospedagem e café da manhã, sendo uma opção prática e econômica para muitos viajantes.

Cada modalidade impacta o valor cobrado e os recursos necessários, desde a alimentação até o uso de áreas comuns e serviços adicionais.

Serviços incluídos na diária

O que está incluso na diária varia bastante entre os estabelecimentos, mas geralmente abrange o quarto e o café da manhã.

Outras opções, como acesso à internet, limpeza diária do quarto, uso de áreas comuns (como piscina e academia), e itens de higiene pessoal são comuns.

É importante deixar claro ao hóspede o que está incluso, para que não haja surpresas ou frustrações.

Leia também – Serviços de hotelaria para atrair mais hóspedes

Qual a duração de uma diária na hotelaria?

Uma diária de hotel representa 24 horas, mas isso não significa que o hóspede ficará todo esse tempo. Por exemplo: se a reserva for às 20h, o checkout deve ser feito até às 12h, pois é o horário que se encerra a diária do estabelecimento.

Em alguns hotéis, as diárias começam e terminam ao meio-dia; em outros, às 14h. Cada estabelecimento define suas próprias regras.

Mesmo assim, os hotéis podem cobrar a diária de 24 horas como valor mínimo, mesmo que o hóspede fique menos tempo nas instalações.   

Saiba mais – Como calcular a diária do seu hotel ou pousada

O que é a lei sobre diária de pousada e hotel?

A Lei Federal 11.771/2008, a chamada Lei Geral do Turismo, regulamentada pelo Decreto nº 7.381/2010, prevê em seu Art. 23, que se consideram meios de hospedagem os empreendimentos ou estabelecimentos, independentemente de sua forma de constituição, destinados a prestar serviços de alojamento temporário, ofertados em unidades de frequência individual e de uso exclusivo do hóspede.

Bem como outros serviços necessários aos usuários, denominados de serviços de hospedagem, mediante adoção de instrumento contratual, tácito ou expresso, e cobrança de diária.

No 4º parágrafo do mesmo artigo está publicado que entende-se por diária o preço de hospedagem correspondente à utilização da unidade habitacional e dos serviços incluídos, no período de 24 horas, compreendido nos horários fixados para entrada e saída de hóspedes.

Ou seja, se você faz um check-in às 14h, o checkout também deve ser às 14h do dia seguinte e não às 12h – como costumava ser praticado.

Embora a lei defina a duração, os hotéis têm autonomia para estabelecer horários de check-in e checkout, desde que deixem claro aos hóspedes.

Importância da agilidade nos processos de check-in e checkout

Um hóspede que acabou de chegar no seu estabelecimento está ansioso para aproveitar a estada; já aquele que está indo embora precisa de rapidez devido aos horários de voo, por exemplo. 

Imagine todas essas pessoas em fila aguardando para serem atendidas ao mesmo tempo?

Contar com a tecnologia e ter um bom sistema de check-in e checkout no hotel é fundamental para agilizar os processos diários e evitar constrangimentos entre os hóspedes.

No momento de check-in, os colaboradores devem

• informar e solicitar todos os detalhes sobre a estada;
• pedir ao cliente que preencha a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH);
• fornecer todas as informações que o hóspede precisa saber – inclusive a data e horário do término de sua estada.

Ou, enviar a FNRH por e-mail ou WhatsApp para antecipar o fornecimento de dados e agilizar o processo de check-in.

Baixe grátis: Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH)

Já no checkout, caso o hóspede não desocupe o quarto, pode ser cobrada uma tarifa adicional que permite que ele fique por mais algumas horas no local. No momento de saída do cliente, é fundamental que a equipe seja cordial e agradeça pela escolha.

Ter todas essas informações cadastradas em um sistema de gestão, como o PMS Hospedin, faz toda a diferença tanto no atendimento quanto na percepção dos clientes.

Preparativos para uma diária: o trabalho da equipe hoteleira

Para que qualquer operação tenha bons resultados é fundamental contar com uma equipe treinada.

Antes mesmo de efetuar uma reserva a equipe precisa saber como está a taxa de ocupação do estabelecimento, quantos quartos pode ofertar durante um determinado período e como está a demanda da equipe por turnos. 

Com isso evita-se a superlotação e problemas com atendimento ou overbooking.

A equipe de atendimento deve estar sempre pronta para solucionar as dúvidas que os hóspedes venham a ter – não apenas no momento do check-in, mas durante toda a sua estada. 

Além disso, é esse time que irá informar ao cliente horários, atividades, funcionamento dos espaços, entre outras informações importantes.

Já a equipe de governança precisa dar a devida atenção na arrumação do espaço como um todo para que o hóspede chegue e esteja tudo impecável. 

Aqui também vale o lembrete sobre as informações de reuso de toalhas ou trocas das mesmas, reposição de frigobar, itens de higiene pessoal, entre outros.

Espera-se que a equipe como um todo seja cordial, respeitosa, discreta e sempre disponível para ajudar o hóspede durante sua estada.

Como definir o melhor valor da sua diária? 

Antes de calcular a diária do hotel é preciso conhecer todos os custos fixos, como:

• água, energia e salários;

e as despesas variáveis, como:

• materiais de limpeza, café da manhã, almoço, entre outros.

Depois de entender a estrutura de custos do local fica mais simples de ajustá-los ou reduzi-los para chegar num valor adequado de diária para o hotel.

Existem algumas formas de calcular o valor da diária do hotel, entre elas:

• A fórmula Hubbart: considera custos, depreciação de bens, e retorno sobre o investimento, permitindo um cálculo detalhado e preciso;
• A fórmula por Apuração de Custos: envolve apenas os custos e despesas do estabelecimento, resultando em um valor que cobre as necessidades básicas;
• Utilizar os fatores qualitativos: entender o quanto os concorrentes cobram e quanto o público está disposto a pagar é essencial. Avaliar o perfil dos hóspedes e os diferenciais do seu hotel ajuda a definir um valor justo e competitivo. 

Além de demonstrar lucratividade, calcular adequadamente a diária mostra o valor que o seu meio de hospedagem tem no mercado.

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Exemplo prático

Imagine uma pousada em uma região turística, onde a sazonalidade afeta diretamente.

Durante a alta temporada, o valor das diárias pode ser reajustado para refletir a alta demanda, já na baixa temporada, oferecer descontos ou pacotes promocionais pode atrair mais clientes e manter o fluxo de hóspedes.

Esses ajustes são fundamentais para equilibrar ocupação e rentabilidade, evitando perdas financeiras.

Melhores práticas para a gestão de diárias

Para otimizar a precificação das diárias, é recomendável contar com um bom sistema de gestão.

Como citado anteriormente, o PMS Hospedin é uma ótima opção, pois ele automatiza os preços das diárias do seu estabelecimento e define tarifários de alta e baixa temporada.

Também é possível definir valores por adulto e criança, além de pacotes e categorias de cada quarto ou apartamento.

Teste grátis o PMS Hospedin e comprove a facilidade na gestão da sua hospedagem como um todo.

Dicas de fidelização e aumento de receita

Uma gestão estratégica de diárias pode atrair e fidelizar clientes.

Ofereça benefícios exclusivos para hóspedes frequentes, como descontos em estadas futuras, upgrades de quarto ou acesso a serviços exclusivos.

Parece pouco, mas esses mimos agregam valor à experiência e incentivam os hóspedes a retornarem.

A gestão eficaz das diárias envolve muito mais do que definir preços, é uma estratégia que impacta a imagem, a rentabilidade e a qualidade do atendimento.

Compartilhe nos comentários se há alguma particularidade sobre o funcionamento da diária aí na sua hospedagem!