Qual a importância do setor de compras na hotelaria?

A resposta para essa pergunta seria simples e direta, pois o setor de compras na hotelaria é de grande importância e nunca pode ser negligenciado pelo hoteleiro.

No entanto, para tentar mensurar o quanto esse setor impacta na estrutura e gestão da hospedagem, montamos este artigo.

Continue a leitura e entenda a importância, responsabilidades que lhe dizem respeito, e dicas práticas de como gerir esse setor.

O que é e como funciona o setor de compras de um hotel

A estrutura desse setor depende do tamanho do estabelecimento e da sua organização. Em hotéis de pequeno porte, o gerente ou até mesmo o proprietário, costumam fazer essa gestão. Já em hotéis maiores, há uma pessoa encarregada.

A área de compras abastece todos os ambientes do hotel com os recursos necessários para que todas as operações funcionem com eficiência.

E para um bom funcionamento, é preciso estabelecer o estoque mínimo e o estoque máximo.

O estoque mínimo evita que falte produtos e insumos que são primordiais para o funcionamento do hotel. Ele deve ser feito baseado nas informações sobre a rotatividade e taxas de ocupação.

Já o estoque máximo respeita a previsão de vendas baseado no que o hotel utiliza em ocupação máxima e reservas, estocando o material necessário.

Quem é o profissional de compras na hotelaria

O profissional de compras é escolhido para equilibrar os custos sem prejudicar a qualidade dos serviços oferecidos pelo estabelecimento.

Esse profissional deve ter preparo para realizar as melhores escolhas, medindo o que é fundamental, o que pode ser deixado de lado e o que está dentro do orçamento estipulado pelo financeiro.

Na verdade, ele é a “cola” que junta os interesses dos diversos setores do hotel. 

Isso porque ser um catalisador dos interesses de diferentes gestores, proprietários e funcionários não é tarefa fácil, mas que é de responsabilidade do profissional de compras.

Atribuições do setor de compras

No dia a dia, o setor de compras tem as seguintes atribuições:

• Implementar a padronização no serviço;
• Desenvolver mecanismos de controle de materiais;
• Solicitação e avaliação de propostas;
• Elaboração de pedidos;
• Procura de novos fornecedores;
• Negociação de termos e condições de aquisição;
• Emissão e administração de pedidos de compra;
• Manutenção dos arquivos de controle do setor.

Dicas para melhorar a gestão do setor de compras

Independente de que tamanho do estabelecimento e de quais exigências fazem para quem fica à frente desse setor, as práticas a seguir são muito eficientes. Confira:

Ter uma comunicação eficiente

Imagine que o material de limpeza já esteja em seu final e a pessoa responsável não faz a comunicação para pedir a compra desses insumos? Sim, alguém vai sofrer alguma consequência e, se for o hóspede, certamente virá uma reclamação. 

Se o setor de compras não sabe no que precisa focar nas compras, acaba por errar em sua função. Tanto pode comprar demais ou de menos, como também errar na compra.

Buscar os melhores fornecedores

Essa tarefa envolve alguns itens de bastante importância, pois não é só sobre preço que estamos falando, é também sobre qualidade dos produtos e os valores de cada empresa.

Assim, nesse caso, o melhor fornecedor traz em sua essência um conjunto de atribuições que o hotel avalia positivamente para escolhê-lo.

Acompanhar as mudanças do mercado

A sazonalidade é um fato, mas também muda o mercado. Por exemplo, nos meses de maior frio, a comida desejada pelos hóspedes pode ter um valor maior para o setor de compras, e isso não deve ser um problema. 

O setor precisa ter um planejamento estratégico e financeiro para as mudanças. 

Faça a previsão de compras com um planejamento

Esse é o setor que não descarta um ótimo planejamento, visto que para repor produtos e itens de uso diário, é preciso ter tudo anotado e analisado. Fazer a previsão também depende de um bom banco de dados sobre o consumo do hotel. 

Por isso, um sistema de gestão para gerir a entrada e saída de materiais, o uso da categorização dos produtos e a comunicação com os demais setores se faz muito necessário aqui.

Utilize padrões nos processos

Seguindo um padrão, um modelo para fazer as compras otimiza a função dos envolvidos. O passo a passo desenvolvido inclusive favorece a troca de funcionários caso necessário. 

Por meio de um processo padronizado, cada pessoa envolvida sabe das datas e das suas responsabilidades, isso no começo pode parecer complexo, mas com o uso torna-se um hábito e favorece a todos.

O setor de compras é importante porque garante o abastecimento seguido dos vários setores do hotel em seus insumos e materiais, mas também porque traz benefícios como qualidade nos serviços, traduzindo isso em conforto para os hóspedes e, assim, em lucratividade para o estabelecimento.

 Como é feita a gestão de compras na sua hospedagem? Compartilhe com a gente nos comentários!