A resposta a essa pergunta seria simples e direta, pois o setor de compras na hotelaria é de grande importância e nunca pode ser negligenciado pelo hoteleiro.
No entanto, para tentar mensurar o quanto esse setor impacta na estrutura e gestão do hotel, foi feito esse artigo.
Nele você vai entender a importância do setor, quais os prejuízos por não investir nele dentro da hotelaria, vai conhecer as rotinas e responsabilidades que lhe dizem respeito, e, também, receber dicas de como gerir bem esse setor para que funcione de forma bem-sucedida, criando uma política de compras para a hospedagem.
Então, boa leitura!
O que é como funciona o setor de compras de um hotel
A estrutura desse setor depende do tamanho do estabelecimento e da sua organização. Em hotéis de pequeno porte, o gerente, ou até mesmo o proprietário, fazem a gestão do setor de compras. Já em hotéis maiores há uma pessoa encarregada por cuidar do setor.
A área de compras abastece todos os ambientes do hotel, ela traz os recursos necessários para que todas as operações do hotel funcionem com eficiência. Mas para o bom funcionamento do setor é preciso estabelecer o estoque mínimo e o estoque máximo.
O estoque mínimo evita que falte produtos e insumos e até mesmo o mau funcionamento do hotel. Ele deve ser feito baseado nas informações que se tem sobre a rotatividade dos produtos e as taxas de ocupação do hotel.
O estoque máximo respeita a previsão de vendas, isso quer dizer que baseado no que o hotel utiliza em ocupação máxima e reservas que será estocado o material no setor de compras do hotel.
Quem é o profissional de compras na hotelaria
O profissional de Compras é um talento dentro da hotelaria, em um mercado cada vez mais competitivo, esse profissional é escolhido para equilibrar os custos sem jamais prejudicar a qualidade dos serviços oferecidos pelo estabelecimento.
Esse profissional deve ter preparo para saber escolher o melhor para o hotel, isso porque nem sempre o fornecedor que tem o preço mais adequado, tem o melhor produto, por exemplo. Nesse momento, há de se medir o que de fundamental o hotel não abre mão.
Na verdade, ele é a “cola” que junta os interesses dos diversos setores do hotel.
Isso porque ser um catalisador dos interesses de diferentes gestores, dos proprietários do estabelecimento, dos funcionários do hotel, e, até mesmo dos hóspedes não é tarefa fácil, mas que é de responsabilidade do profissional de compras.
Atribuições do setor de compras na hotelaria
No que se refere às atribuições, o colaborador do setor, precisa ficar dentro do orçamento passado pelo financeiro, contentar o setor de limpeza com os produtos que escolher e deixar de comprar àqueles solicitados especificamente por marcas ou que estejam muito acima da média do orçamento e, ainda, negociar com o fornecedor pode se queixar de que não pode mais baixar o preço.
No dia a dia, no fazer do hotel, o setor de compras tem as seguintes atribuições:
- Implementar a padronização no serviço;
- Desenvolver mecanismos de controle de materiais;
- Solicitação e avaliação de propostas;
- Elaboração de pedidos;
- Procura de novos fornecedores;
- Negociação de termos e condições de aquisição;
- Emissão e administração de pedidos de compra;
- Manutenção dos arquivos de controle do setor.
Dicas para melhor gestão do setor de compras
A compra feita pelo hotel exige prática e conhecimentos específicos do setor. Alguns hotéis podem exigir que no setor tenha um profissional com nível superior e algum conhecimento em idiomas para conseguir melhores negociações.
Independente de que tamanho é o estabelecimento e de quais exigências fazem para quem fica à frente desse setor, as práticas a seguir são muito eficientes.
1- Ter uma comunicação perfeita
Imagine que o material de limpeza já esteja em seu final e a pessoa responsável não faz a comunicação para pedir a compra desses insumos? Sim, alguém vai sofrer alguma consequência e, se for o hóspede, certamente virá uma reclamação.
Se o setor de compras não sabe no que precisa focar nas compras, acaba por errar em sua função. Tanto pode comprar demais ou de menos, como também errar na compra.
2- Buscar os melhores fornecedores
Essa tarefa envolve alguns itens de bastante importância, pois não é só sobre preço que se está falando, é também sobre qualidade dos produtos, os valores de cada empresa- uma empresa que é vegana não vai comprar algo que desagrade as suas convicções-, um excelente serviço de suporte.
Assim, nesse caso, o melhor fornecedor traz em sua essência um conjunto de atribuições que o hotel avalia positivamente para escolhê-lo.
3- Acompanhar as mudanças do mercado
A sazonalidade é um fato, mas também muda o mercado. Por exemplo, nos meses de maior frio, a comida desejada pelos hóspedes pode ter um valor maior para o setor de compras, e isso não deve ser um problema.
O setor precisa ter um planejamento estratégico e financeiro para as mudanças.
A questão das tendências traz, inclusive, inovações no âmbito da sustentabilidade e da saúde, com comida orgânica, por exemplo.
Saiba mais: 4 vantagens de oferecer um cardápio sazonal no seu hotel
4- Faça a previsão de compras com um planejamento
Esse é o setor que não descarta um ótimo planejamento, visto que para repor produtos e itens de uso diário, é preciso ter tudo anotado e analisado. Fazer a previsão também depende de um bom banco de dados sobre o consumo do hotel.
Por isso, um sistema de controle para gerir a entrada e saída de materiais, o uso da categorização dos produtos e a comunicação com os demais setores se faz necessário aqui.
5- Utilize padrões nos processos
Seguindo um padrão, um modelo para fazer as compras otimiza a função dos envolvidos. O passo a passo desenvolvido inclusive favorece a troca de funcionários caso necessário.
Por meio de um processo padronizado, cada pessoa envolvida sabe das datas e das suas responsabilidades, isso no começo pode parecer complexo, mas com o uso torna-se um hábito e favorece a todos.
Pode-se ver que o Setor de Compras de hotel pode ser considerado um centro de lucro e não simplesmente um centro de custos. Uma vez que bem gerenciado, chega a trazer economias e até lucros para o Hotel.
O setor de Compras é importante porque garante o abastecimento seguido dos vários setores do hotel em seus insumos e materiais, mas também porque traz benefícios como qualidade nos serviços, traduzindo isso em conforto para os hóspedes e, assim, em lucratividade para o estabelecimento.
Como é feita a gestão do setor de compras na sua hospedagem? Compartilhe com a gente aqui nos comentários!
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