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Gestão de fluxo de caixa na hotelaria: da teoria à prática

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O fluxo de caixa é um instrumento da gestão financeira que responde muitas perguntas por meio de respostas seguras e reais. Será que meu hotel é rentável? Será que meu faturamento expressa minha realidade? A gestão de fluxo de caixa na hotelaria nos mostra o caminho para entender essas e outras questões.

O gestor financeiro do hotel tem diversas responsabilidades e dentre elas está a gestão do fluxo de caixa.

Esse é um processo diário e atencioso que demanda conhecimento aprofundado sobre os números do hotel ou pousada. Isto posto, fazer a gestão do fluxo de caixa permite que o hoteleiro tome decisões claras e assertivas sobre o futuro do seu empreendimento.

Dada a relevância deste assunto, optamos por elaborar o artigo que você tem em mãos. A partir de agora você poderá entender ainda mais sobre o que é gestão de fluxo de caixa na hotelaria, por que esse instrumento merece a sua atenção, além de conhecer um passo a passo simples para gerenciar o fluxo de caixa do hotel.

Para saber mais sobre gestão de fluxo de caixa na hotelaria continue com a gente até o final da leitura.

O que é gestão de fluxo de caixa na hotelaria?

O Caixa é o ponto central de fluxo de dinheiro do hotel, ou seja, é através dele que são recebidas as receitas e efetivadas as despesas, independente da forma de pagamento. O grande desafio do gestor financeiro é não deixar dinheiro parado perdendo a possibilidade de gerar rendimentos futuros.

A gestão de fluxo de caixa na hotelaria, por sua vez, é a prática de registrar todas as movimentações de entradas e saídas de recursos financeiros. É no fluxo de caixa que deve ser feita e registrada a conciliação bancária. 

Tais movimentações estão relacionadas a: 

Conta Dinheiro: registro de entrada e saída de dinheiro em espécie do caixa. Todas as movimentações do caixa em dinheiro devem ser registradas sem exceção, até mesmo aquelas que parecem pequenas e sem importância. Só assim, é possível ter uma visão real sobre os resultados da empresa.

Contas a Pagar: registro e controle de todas as contas a pagar do hotel. É muito importante manter um registro atualizado e que seja consultado diariamente para que nenhuma conta fique sem pagamento. Os juros e taxas por atraso são um calo no pé do financeiro.

Contas a Receber: registro e controle de todas as contas a receber do hotel. As diferentes formas de pagamento utilizadas requerem diferentes tipos de controle. A utilização de cartões de crédito como forma de recebimento envolve uma conciliação das entradas de cartão de crédito exclusiva para verificar se o montante recebido corresponde ao montante vendido.

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Por que você deve ter atenção ao fluxo de caixa

Como o próprio nome diz, o fluxo de caixa demonstra o caminho que o dinheiro percorre dentro da empresa. Esse caminho pode ser marcado pelos anos, meses, semanas e dias dependendo do detalhamento do fluxo de caixa.

Gestores que fazem projeções e acompanhamento do fluxo de caixa diário tendem a ter maior controle sobre o dinheiro da empresa, pois sabem exatamente em que momento vão precisar de recursos financeiros ou não.

Como disse anteriormente, o principal desafio do gestor financeiro é equilibrar 2 pratos importantes: manter o dinheiro disponível para arcar com as obrigações no momento certo e investir o restante de forma que sigam rendendo para o negócio.

Colocar todo o dinheiro disponível em aplicações ou manter tudo em caixa são opostos que comprometem a saúde financeira do hotel.

Portanto, ter atenção especial ao fluxo de caixa é uma atitude notável de um hoteleiro de sucesso.

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Faturamento não é lucro

A gestão financeira do hotel exige que o hoteleiro lance um olhar sobre diversos indicadores de resultado. Ao olhar somente para o faturamento, corre-se o risco de ter uma visão enviesada sobre o lucro da empresa.

Vamos entender melhor?

Se você vem batendo as metas de faturamento mês a mês, pode entender que o hotel está indo bem e que tem lucro a cada período, certo?! Sinto lhe dizer que isso pode ser um sério engano. Faturamento é diferente de receita. E é a receita que vai fluir pelo caixa do seu hotel.

Se você vender a prazo, certamente tem uma diferença considerável entre faturamento e receita. Ao fazer a projeção e a análise do fluxo de caixa é a receita que precisa ser considerada, ou seja, o que efetivamente foi recebido pelo hotel.

Além disso, a receita não entra no caixa da empresa toda de uma vez. Na gestão de fluxo de caixa na hotelaria, o gestor precisa ter clareza sobre em que período do mês ele tem o maior desembolso financeiro para então, centralizar os recursos financeiros líquidos neste período.

Ao negligenciar a gestão do fluxo de caixa, o hoteleiro corre o risco de ter que fazer uso de capital de terceiros para arcar com suas obrigações, sendo que ao pegar empréstimo ou fazer antecipações está comprometendo drasticamente a lucratividade do hotel.

Afinal, quem prevê juros desse tipo na precificação das diárias? E o quanto isso compromete a competitividade do hotel?

Passo a passo simples para fazer a gestão de fluxo de caixa

Se você chegou até esse ponto da leitura pôde perceber que a gestão de fluxo de caixa na hotelaria é peça fundamental no sucesso financeiro do hotel.

E caso tenha ficado em dúvida quanto a prática, chegou a hora de conferir os 5 passos para fazer a gestão de fluxo de caixa de forma simples e segura. Veja:

Passo 1) Domine seus números

A primeira coisa a ser feita quando se deseja gerir o fluxo de caixa é ter domínio sobre os números do hotel. Você tem conhecimento sobre o faturamento e a receita dos últimos 3 anos, mês a mês? E sobre as despesas? Ter esse histórico é fundamental para o processo.

Passo 2) Categorize as receitas e despesas

De posse dos números acima é hora de categorizar suas receitas e despesas. É preciso classificá-las de acordo com com o que elas têm em comum a fim de que se possa visualizar um conjunto resumido de categorias financeiras. Essa visualização é importante para as projeções e acompanhamento do previsto versus realizado.

Passo 3) Use a tecnologia para ser mais produtivo

Fazer tudo manualmente é possível, mas não recomendado. O grande fluxo de informações financeiras centralizadas e analisadas em planilhas de Excel pode comprometer o resultado, sendo que a chance de erros é muito maior se comparado a um sistema de gestão hoteleira. Por meio deste último é possível extrair relatórios personalizados que trazem as informações compiladas e prontas para a análise do gestor financeiro.

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Passo 4) Organize suas contas

Como quarto passo tem-se a palavrinha “organização”. E neste caso, é preciso lançar um olhar sobre a forma como o dinheiro tem entrado e saído da sua empresa. Todo dinheiro que entra tem sua fonte de origem? Todo dinheiro que sai tem sua direção de aplicação? Ou as contas e valores são confusos e, até mesmo, misturados com as contas pessoais?

Passo 5) Separe um tempo todos os dias

Por último e não mesmo importante: dedique tempo. Tudo que dedicamos tempo de qualidade tende a dar bons frutos. Sendo assim, separe alguns minutos diários para cuidar do caixa do seu hotel e verificar se caminha conforme o planejado.

Da teoria à prática

Bom, você é um hoteleiro que se preocupa com o futuro do seu hotel e quer aprender mais sobre como ter bons resultados na prática. Se você está lendo essa frase, não tenho dúvidas de que é.

À vista disso, chegou a hora de colocar a teoria em prática.

Para que os resultados sejam concretos e visíveis você precisa entrar no ciclo virtuoso do aprender, praticar, revisar e aplicar. Somente assim, a gestão do fluxo de caixa do hotel chegará em um patamar interessante para dar o suporte que precisa na tomada das decisões financeiras do seu negócio.

Portanto, mãos a obra hoteleiro! Agora é a sua vez.

Você também pode gostar de ler: Margem de lucro reduzida: como trabalhar com essa nova realidade?

Antes de ir embora, comenta aqui embaixo: como é a gestão de fluxo de caixa do seu hotel? Vem conversar com a gente!

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