O voucher de hotel é um documento indispensável entre os processos e trâmites do dia-a-dia na hotelaria. Trata-se de um comprovante de pagamento e confirmação de reserva encaminhado ao hóspede.
Dado sua importância no setor de turismo, preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre o voucher de hotel, e ainda disponibilizamos um modelo de voucher de reserva de hotel exclusivo para você utilizar no seu meio de hospedagem, confira!
O que é um voucher de hotel?
O termo voucher, deriva da língua inglesa, e significa “comprovante”, “garantia”. Ou seja, voucher nada mais é que um recibo ou documento que comprova o pagamento de determinado serviço ou produto.
No setor de turismo um voucher é um documento de confirmação de reserva, encaminhado ao e-mail do hóspede, assim que o hotel recebe a confirmação do pagamento da mesma.
Nota: Para não fazer feio na frente do hóspede, a pronúncia correta é “vautcher” ou “vaucher”.
Como fazer um voucher de hotel?
Independente do assunto em questão, é importante que o atendimento do seu hotel mantenha um padrão entre as mensagens encaminhadas aos hóspedes. Por isso, mesmo você utilizando um modelo de voucher pronto, procure adaptar a mensagem com a identidade do seu meio de hospedagem.
Se utiliza uma linguagem mais formal com seus hóspedes, ou quem sabe mais descolada, faça as alterações de acordo. O formato da mensagem de voucher não tem muita regra, o importante é não deixar as informações necessárias de fora.
Confira a seguir quais informações não podem faltar no seu voucher de hotel:
- Nome, endereço e contatos da sua hospedagem;
- Número do voucher;
- Nome do hóspede responsável pela reserva;
- Número de hóspedes (adultos e crianças);
- Especificação do quarto reservado (simples, duplo, luxo, etc);
- Se há contratação de algum serviço adicional;
- Data de entrada e saída (check-in e check-out);
- Valor total da reserva, valor pago e formas de pagamento;
Juntamente com estes dados, insira uma mensagem informando ao hóspede que a reserva foi confirmada com sucesso, desejando a ele uma ótima estadia.
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Como funciona o envio do voucher de hotel
O voucher de hotel pode ser enviado manual ou automaticamente.
Alguns sistemas de gestão hoteleira possuem como funcionalidade o envio de voucher automático, o que torna o processo muito mais fácil e rápido, economizando um bom tempo do setor de atendimento do seu hotel.
Com o Sistema Hospedin, o envio de voucher funciona da seguinte forma: Logo, que o hotel recebe a confirmação do pagamento e efetua a reserva no sistema, basta clicar no botão “enviar voucher”, que um e-mail é encaminhado ao hóspede automaticamente com todos os dados da reserva.
Assim você não perde tempo procurando os dados da reserva, escrevendo e-mail e tudo mais. Clique aqui para solicitar um teste grátis do Sistema Hospedin, e veja como é simples e prático. Além disso, o sistema conta com diversas funcionalidades que foram feitas para somar e profissionalizar sua gestão.
Mas caso você ainda não possua um sistema hoteleiro, o mais comum é enviar o voucher manualmente por e-mail.
Nesse caso ainda existem duas formas de encaminhar o documento ao hóspede: você pode encaminhar os dados do voucher direto no corpo do e-mail, ou então encaminhar o arquivo anexado em pdf.
Exemplo de voucher de hotel
Para estas duas formas de envio de voucher, preparamos um modelo exclusivo para você baixar grátis e utilizar em seu meio de hospedagem:
Clique aqui para fazer o download desse modelo de voucher de hotel
Agora, confira as duas formas de como você pode utilizar esse modelo de voucher:
Modo 01 – Enviar documento voucher de hotel em pdf anexado ao e-mail:
- Faça o download do modelo de voucher de confirmação de reserva em seu computador;
- Substitua as informações com os dados da reserva do hóspede em questão;
- Exporte o arquivo como pdf;
- Anexe o arquivo ao e-mail, insira uma mensagem no corpo do e-mail e pronto, é só enviar!
Modo 02 – Enviar dados do voucher no corpo do e-mail:
- Faça o download do modelo de voucher em seu computador;
- Copie as informações do modelo de voucher e cole no corpo do e-mail;
- Substitua as informações com os dados da reserva do hóspede em questão;
- Pronto, é só enviar!
O voucher é um documento formal que contém a comprovação de todos os dados da reserva do hóspede. Ele garante às duas partes detalhes que confirmam a compra e prestação dos serviços.
Sendo assim, seu uso é indispensável, pois poderá ser utilizado para quaisquer problemas advindos, como atrasos ou outros transtornos. Por isso, lembre seus hóspedes de sempre levar o voucher de hotel impresso nas viagens.
O que fazer em caso de perda do voucher de hotel?
Caso um hóspede entre em contato informando sobre a perca do voucher de hotel, será simples de resolver a questão.
Se o envio do documento foi realizado por e-mail, conforme as sugestões dadas ao longo deste artigo, basta orientá-lo a acessar novamente a mensagem e fazer uma nova impressão do documento, podendo repeti-la quantas vezes for necessário.
No entanto, caso ele tenha excluído a confirmação de reserva ou não encontre o documento, reenvie-o para o e-mail indicado, a fim de garantir a confiança e boa impressão ao seu hóspede.
Gostou do artigo? Então conta pra gente como é feito o envio do voucher de hotel aí na sua hospedagem, queremos saber sua opinião!