O check-in e o checkout são processos fundamentais na operação de qualquer meio de hospedagem, marcando o início e o término da experiência do hóspede.
Além de serem momentos importantes para garantir uma boa impressão, esses processos impactam diretamente na organização da equipe, na ocupação dos quartos e na satisfação dos clientes.
Para hoteleiros, gestores e profissionais da hospitalidade, manter o controle eficiente dessas etapas é essencial para otimizar a operação e evitar problemas como atrasos ou erros.
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Índice
O que é check-in e checkout no hotel?
O check-in e o checkout são etapas essenciais na operação hoteleira, representando, respectivamente, o momento em que o hóspede registra sua entrada e saída do hotel.
No check-in, os dados do cliente são confirmados, o quarto é designado e as informações sobre a estada são apresentadas, como horários de café da manhã e regras do local. Esse termo é usado para definir a entrada de um hóspede no hotel – que geralmente começa a contar a partir das 14h.
Já o checkout envolve a finalização do período de estada, incluindo o acerto de contas, a devolução de chaves e a coleta de feedback do hóspede – geralmente realizado até o meio dia. Após esse horário, a depender das regras do estabelecimento, poderá ser cobrada uma tarifa adicional que permite que ele fique no hotel até às 18h.
Esses processos são fundamentais tanto para a organização interna quanto para a experiência do cliente, pois garantem uma recepção ágil e uma despedida sem complicações.
O uso de ferramentas hoteleiras para o controle do check-in e checkout é indispensável para manter a eficiência, evitar erros e proporcionar um atendimento de qualidade.
Como funciona o check-in no hotel?
O processo de check-in do hotel tem uma rotina que vem de anos e se mantém até hoje.
Ao chegar no hotel, o hóspede segue os seguintes passos:
- Informa o número da reserva, se houver;
- Confirma os dados pessoais;
- Tipo de apartamento;
- Número de pessoas;
- Duração da hospedagem;
- Forma de pagamento.
Neste momento, o colaborador deverá pedir ao cliente que preencha a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH).
Vale a pena oferecer o pré check-in ou check-in flexível?
Quem não gosta da ideia de chegar ao hotel, deixar as malas e começar a curtir as férias o mais rápido possível? Ao oferecer o pré check-in ou check-in flexível, você cria uma opção ao seu hóspede que irá ajudá-lo a evitar filas e economizar tempo.
O pré check-in permite que o hóspede confirme todos os dados obrigatórios de que seu meio de hospedagem precisa antes da estada. Isso evita esperas na recepção, necessitando apenas de um documento de identificação para pegar a chave.
Além disso, oferecer a possibilidade para que os hóspedes realizem esse processo de forma antecipada pode ser uma vantagem competitiva real, pois torna o planejamento da viagem muito mais fácil.
Diferenças entre os tipos de check-in no hotel
Como vimos acima, hoje o hóspede espera por maior autonomia e liberdade na hora de fazer seu check-in no hotel. Para que não haja confusão, vamos revisar as diferenças entre eles aqui.
- Presencial: o modelo presencial de check-in é o convencional, em que o hóspede deve comparecer ao balcão da recepção com os documentos de identificação e informações da reserva, caso tiver. O check-in é realizado por um colaborador do hotel;
- Automatizado: ao optar por um check-in automatizado o hoteleiro facilita o acesso dos hóspedes ao hotel, através de tecnologias que centralizam os dados do mesmo e as informações da reserva. O sistema identifica as informações através de códigos enviados aos hóspedes antecipadamente, liberam os cartões de entrada nos quartos e, assim, o hóspede pode acessar a Uh rapidamente;
- On-line: a maioria dos hotéis hoje oferece check-in online. Este modelo permite que o hóspede inicie seu processo em um dispositivo com internet antes de chegar ao meio de hospedagem. Ao chegar ao hotel, basta apresentar o documento, ao invés de passar todos os dados.
Por que o processo de check-in e checkout é fundamental?
Esse processo impacta diretamente a satisfação do cliente, a eficiência operacional e a segurança.
No check-in, uma recepção ágil e organizada transmite profissionalismo e cria uma boa primeira impressão, enquanto um checkout eficiente garante uma despedida sem complicações, deixando o hóspede satisfeito.
Além disso, esses processos ajudam a reduzir erros administrativos, como conflitos de reservas ou cobranças indevidas, ao centralizar e organizar as informações de cada estada.
Outro ponto crucial é a segurança, pois o registro correto de dados protege tanto a hospedagem quanto seus clientes. Quando bem realizados, o check-in e o checkout contribuem para aumentar a retenção de hóspedes e gerar avaliações positivas, fortalecendo a reputação do estabelecimento no mercado.
Para simplificar ainda mais estes processos, baixa gratuitamente a sua Planilha para controle de hotel e pousada e dê o primeiro passo para uma gestão mais profissional.
Passo a passo para um check-in eficiente
- O primeiro passo é a preparação dos documentos, verificando previamente as reservas, identificando solicitações especiais e separando formulários necessários.
- Na sequência, durante a recepção e o primeiro contato com o hóspede, a equipe deve ser acolhedora, transmitir simpatia e estar pronta para esclarecer dúvidas.
- Em seguida, é essencial realizar a conferência de dados, confirmando informações como nome, datas da estada e método de pagamento, além de coletar as assinaturas exigidas em formulários de check-in.
Essas melhores práticas para check-in no hotel ajudam a evitar atrasos, aumentar a eficiência operacional e criar uma excelente primeira impressão, otimizando tanto a operação quanto a satisfação do cliente.
Checklist completo para um checkout ágil
- Comece com a preparação do checkout, revisando previamente as informações da reserva, como datas e serviços contratados, para evitar contratempos.
- Em seguida, faça a verificação de consumo e despesas extras, conferindo itens como consumo do frigobar ou serviços adicionais utilizados durante a estada. Depois, realize os procedimentos de devolução de chaves e cartões, garantindo que tudo esteja em ordem antes da saída do hóspede.
- Por fim, aproveite o momento para coletar feedback sobre a experiência do cliente e reforçar um convite para futuras visitas.
Como se diferenciar nos processos de check-in e check out
Seja no check-in ou no checkout, é fundamental destacar que o hóspede espera rapidez. No primeiro momento, ele pode estar cansado ou ansioso para aproveitar a viagem. No segundo, com pressa para ir embora ou embarcando para uma nova viagem.
Portanto, capriche! A eficiência nos processos pode fazer a diferença na experiência e na impressão que o cliente terá sobre o seu hotel. Para isso invista em:
Recepção personalizada
Independente do modelo de check-in utilizado, instrua a sua equipe a serem sempre cordiais, cumprimentar os hóspedes pelo nome e mostrar-se disponível para ajudar desde o início.
Ofereça uma bebida de boas-vindas
Se possível, ofereça uma bebida de boas-vindas ou um pequeno lanche para criar uma atmosfera acolhedora.
Informações importantes
Forneça informações específicas sobre a estada do hóspede, como horários de café da manhã, serviços adicionais, e destaque pontos de interesse da região, como restaurantes, pontos turísticos e opções de transporte.
Agradeça pessoalmente
Agradeça aos hóspedes pessoalmente pela estada, ouça suas opiniões e pergunte se há algum ponto de melhoria na hospedagem.
Solicite feedback
Como dito anteriormente, incentive os hóspedes a fornecerem feedback sobre a jornada, seja por meio de pesquisas on-line, por escrito ou pessoalmente.
Ofereça descontos
Aproveite a oportunidade de fidelização e considere oferecer descontos ou benefícios em reservas futuras.
Implemente programas de fidelidade que recompensem os hóspedes por estadas repetidas, e assim, aumente seu leque de clientes fidelizados.
Principais desafios no check-in e checkout do hotel
É comum que alguns meios de hospedagem cometam alguns erros nos momentos de check-in e checkout, o que pode afetar diretamente a satisfação de seus hóspedes.
Aqui estão alguns dos principais erros e desafios associados a esses processos:
Tempo de espera
filas longas ou demora no processo de check-in podem causar frustração aos clientes, especialmente após viagens cansativas.
Problemas na reserva
Situações como overbooking ou a falta de um quarto reservado podem causar desconforto e insatisfação no hóspede.
Para minimizar esses riscos, você pode utilizar o Channel Manager da Hospedin, que lhe permite gerenciar as tarifas e as disponibilidades das reservas anunciadas em diferentes canais de venda. Quer saber mais? Clique aqui e fale com um de nossos consultores.
Ausência de colaboradores
Se houver falta de funcionários na recepção, o atendimento ao cliente pode ser comprometido, aumentando o tempo de espera do cliente.
Check-in tardio
Para acomodações que operam 24 horas, garantir um processo de check-in suave para hóspedes que chegam fora do horário comercial pode ser desafiador.
Problemas de faturamento
Se feito de forma manual, o processo de faturamento pode sofrer erros, como cobranças incorretas, o que pode causar desconforto e exigir tempo adicional para correções.
Falta de flexibilidade
A falta de flexibilidade nos horários de check-in e checkout pode ser percebida como uma limitação para os hóspedes, especialmente se tiverem necessidades específicas.
Feedback não coletado
Perder a oportunidade de coletar feedbacks dos hóspedes pode limitar a capacidade da sua hospedagem de melhorar continuamente os serviços.
Tecnologia desatualizada
O não uso da tecnologia pode dificultar a eficiência nos processos gerais da hospedagem, inclusive nos check-in e checkout.
A falta de uma ferramenta adequada pode estar impedindo o crescimento saudável do negócio.
Como deixar o processo de check-in e checkout mais eficiente
Se você chegou até aqui, merece conhecer a solução para simplificar serviços burocráticos e automatizar suas operações.
O PMS da Hospedin é uma ferramenta que oferece inúmeros recursos para facilitar a gestão da sua hospedagem, e dentre eles, o check-in on-line.
O modelo de check-in on-line pode trazer diversos benefícios para o seu negócio, como:
- Mais conveniência para o cliente;
- Redução de filas na recepção;
- Mais proximidade com o seu hóspede;
- Equilibra a carga de trabalho da sua equipe;
- Melhora a experiência geral dos hóspedes.
Viu só? E o PMS Hospedin pode te ajudar a tornar esse processo muito bem sucedido.
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A eficiência nos processos pode fazer a diferença na experiência e na impressão que o cliente terá sobre o seu meio de hospedagem.
FAQ – Perguntas frequentes sobre check-in e checkout
Para esclarecer dúvidas comuns e melhorar a operação, aqui estão algumas questões frequentes sobre check-in e checkout.
- O que fazer em caso de atraso do hóspede no checkout? Reforce políticas claras no momento da reserva e, quando necessário, aplique taxas adicionais.
- Como digitalizar o processo de check-in? Utilize softwares de gestão, que permitem registro rápido e armazenamento seguro de dados.
- É possível realizar check-in e checkout online? Sim, muitas plataformas, como o PMS Hospedin, oferecem essa funcionalidade, garantindo praticidade e eficiência.
O check-in e o checkout são pilares da operação hoteleira, influenciando diretamente a satisfação do hóspede e a eficiência do time, e você não pode deixá-los de lado!
Como funciona o check-in e checkout do seu hotel ou pousada? Deixe nos comentários!
Respostas de 6
Vou me hospedar no Hotel Luupi, Rio Quente.
Tenho a Reserva, LOCALIZADOR 5955167, e fiz o Check In ON LINE.
Quero imprimer o Comprovante mas não consigo encontrá-lo no Computador, podem me ajudar?
Oi Antonio, tudo bem? Você tentou procurar no seu e-mail? Ou falar com o hotel?
Me hospedei em um hotel, e o checkout era pra ser feito até às 12hrs. Mas perdi o horário e sai às 13:30. Recebi uma multa pelo whatsapp. Sou obrigada a pagar?
Olá, tudo bem? Sim, se está previsto na política da hospedagem, a multa é devida.
Algumas dúvidas, diárias são cobrados por horário que faço check in ?
Se chego sexta às 13:00 qual horário que devo sair no domingo?
Att : obrigada
Oi Lélian, tudo bem? Ao contrário do que muitos pensam, a estadia não dura 24 horas, mas sim um período que pode variar de 12 a 20 horas. Por isso, para saber qual o horário do check-in e check-out verifique a informação com a hospedagem.