Como administrar uma pousada de sucesso

Engana-se quem acredita que é só abrir as portas e qualquer estabelecimento se torna um sucesso absoluto da noite para o dia.

Assim como grande parte das empresas, administrar um meio de hospedagem exige dedicação e atenção em uma série de detalhes.

Para entregar uma boa experiência aos clientes e satisfazê-los, é fundamental entender os processos e particularidades de uma boa administração.

Pensando nisso, separamos os principais pontos que um hoteleiro iniciante deve se atentar para administrar a pousada. Confira!

O que é administração

A administração nasceu junto com a necessidade de se organizar, prever, estabelecer regras e estudar métodos para se alcançar um resultado desejado. Sem esses elementos, todo o esforço empenhado na busca dos objetivos parece não levar a lugar algum.

Através de um conjunto de conhecimentos e práticas, o administrador tem a capacidade de gerenciar pessoas, processos e recursos. De acordo com a teoria, as principais funções do administrador são: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar.

Vejamos cada uma delas com mais detalhes:

Você, como administrador hoteleiro, consegue se visualizar exercendo ou gerenciando essas funções?
Essa é uma boa análise para identificar se você está no caminho certo.

Perfil do administrador hoteleiro

Nem todas as pessoas têm perfil para ser empreendedor, por mais que sonhem com isso. A boa notícia é que as habilidades necessárias podem ser desenvolvidas com disciplina e empenho.

Mesmo que o dono da pousada não deva executar todas as funções, ele deve conhecê-las para que possa gerenciar de forma eficaz. O hoteleiro deve ser:

• Líder: influencie pelo exemplo;
• Organizado: as pessoas não podem depender 100% de você;
• Comunicativo: converse com todos e entenda as expectativas das pessoas, para depois, atendê-las sempre que possível;
• Flexível: os problemas sempre vão existir e tudo depende da forma como você vai resolvê-los;
• Persistente: o mercado de hotelaria tem seus desafios, é preciso enfrentá-los e buscar inovar sempre.

Você possui algumas dessas características? Ou todas? Isso é ótimo!

Mas não desanime se for o contrário. A coragem de empreender, por si só, faz com que o hoteleiro saia da sua zona de conforto e desenvolva novas habilidades.

Por que devo me preocupar com a administração?

Como proprietário, você pode delegar a administração da sua pousada para alguém que tenha os conhecimentos necessários. Mas, por outro lado, não pode negligenciar a necessidade de estar por dentro de tudo que envolve a administração do seu negócio.

Uma pesquisa feita pelo SEBRAE/SP identificou que 72% dos empresários tiveram dificuldades no primeiro ano de vida da empresa. E os principais motivos, por ordem de relevância são:

• Falta de capital ou lucro
• Inexistência de planejamento administrativo
• Burocracia com impostos
• Mão de obra
• Alta concorrência
• Falta de experiência

Nota-se que a carência de conhecimentos administrativos ou de gestão empresarial é motivadora de tais dificuldades. Os empresários têm uma tendência a assumir vários papéis dentro do negócio, impossibilitando que ele cresça como deveria e que novos conhecimentos sejam agregados.

E no mercado de hotelaria não é diferente. O hoteleiro precisa estar cercado de pessoas competentes e desenvolver as habilidades necessárias para saber como conduzir a hospedagem.

Unidades gerenciais básicas da pousada

Agora que já sabemos quais são as principais áreas da administração e o perfil do hoteleiro administrador, podemos explorar as áreas da gestão hoteleira com suas especificidades.

Nesse tópico vamos conversar sobre os processos operacionais de uma pousada, e assim, poder visualizar as várias áreas que compõem um serviço de hospedagem.

O hoteleiro precisa conhecer e administrar esses processos para garantir a qualidade no atendimento aos hóspedes. De acordo com Geraldo Castelli (2006), uma pousada é dividida em Unidades Gerenciais Básicas, ou seja, UGBs.

Além das áreas administrativas, cada uma dessas UGBs tem seus processos operacionais padronizados para garantir que sempre serão executados da mesma forma.

Os Procedimentos Operacionais Padronizados (POP), garantem que os processos acima sejam executados de acordo com o padrão de qualidade definido pela pousada. Esses POPs também são utilizados para treinar as equipes e revisar os processos da UGBs.

Leia também – Gestão hoteleira: tudo o que você precisa saber para alavancar seu negócio

Como administrar uma pousada em 9 passos:

Como falamos anteriormente, a administração de empresas é composta por um conjunto de técnicas e métodos que auxiliam na gestão em busca dos resultados desejados.

Essas técnicas podem ser aplicadas em todo o tipo de empresa, sendo que, o mais importante é não deixá-las de lado. Confira:

Passo 1: Elabore um plano de negócios

Este é um documento importantíssimo para quem deseja empreender.

O plano de negócios descreve detalhadamente os objetivos da empresa e quais ações devem ser tomadas para alcançá-los.

Neste planejamento, deve constar as estratégias, análises de mercado, a descrição dos serviços que serão oferecidos, dados sobre o público-alvo e a projeção de ganhos e custos.

Além de outras informações que vão demonstrar se o seu negócio é ou não viável.

Com o plano definido, um hoteleiro iniciante pode antecipar-se aos possíveis erros, além de conhecer os pontos fortes e fracos do negócio.

Com isso, terá mais conhecimento e segurança para administrar um hotel de pequeno porte.

Saiba mais – Plano de negócio para pousada: dicas e modelo para montar o seu

Passo 2: Leve o controle financeiro a sério

Saber onde estão concentrados os maiores gastos, entender quais áreas demandam mais investimento, cuidar do fluxo de caixa e economizar para ter reservas emergenciais são essenciais para a saúde financeira do hotel.

Por isso, ter esses números analisados constantemente e equilibrar as finanças faz com que a empresa cresça de forma sustentável.

Aqui vale destacar também um ponto bem importante: jamais se deve misturar as finanças pessoais com as do negócio.

Estabeleça um pró-labore fixo e passe o mês com essa remuneração. Pegar dinheiro do caixa para cobrir despesas que não são do negócio ou vice-versa é uma prática perigosa que pode pôr em risco o andamento da empresa.

Passo 3: Fique de olho nos seus concorrentes

Mesmo que a sua hospedagem seja pequena, é fundamental saber com quem você está competindo.

Por isso, fique de olho no que os seus concorrentes estão fazendo e o que estão oferecendo.

Monitorá-los de perto é importante para ter um panorama do que está sendo praticado no mercado e consequentemente, ajuda a definir estratégias para conquistar espaço e novos hóspedes.

Passo 4: Aprenda a vender melhor

Vender é fundamental em qualquer negócio. E saber vender, pode ser um diferencial e tanto na vida da empresa.

As área de Marketing e Vendas trabalham juntas para fortalecer o nome da pousada e torná-la conhecida entre os hóspedes.

No mercado hoteleiro a concorrência é grande, e o desafio é não entrar em guerras de preços. Nesse caso, explore os seus diferenciais.

Passo 5: Divulgue a hospedagem

Quem não é visto, não é lembrado – e isso também se aplica aqui. Ter uma forte presença digital é essencial para se conectar com clientes e futuros hóspedes.

Faz parte da administração do meio de hospedagem o planejamento da marca na internet:

• um site bem estruturado, responsivo e com as principais informações disponíveis;
• perfil com conteúdo relevante nas redes sociais como Instagram, Facebook e Youtube;
• sistema de reservas on-line;
• cadastro nas principais agências de viagem (OTAs).

Mais importante do que estar nesses canais é atualizá-los com frequência.

Passo 6: Parcerias com empresas locais

Estabelecer relações comerciais é essencial para potencializar o seu negócio – e existem diversas formas de fazer isso acontecer:

• Apoiando eventos locais;
• Promovendo uma agenda com atrações em datas específicas;
• Oferecendo cupons de desconto;
• Parceria com agencias de turismo
• Montando pacotes exclusivos nos fins de semana, entre outros.

Converse com outros empresários da cidade/região e proponha parcerias que podem trazer resultados para os dois lados.

Assim, além de novos parceiros, o fluxo de pessoas frequentando a pousada pode ser ainda mais constante.

Passo 7: Contrate uma boa equipe

É fato que ninguém consegue fazer tudo sozinho, especialmente quando falamos em administrar uma empresa.

Contar com pessoas confiáveis, qualificadas e aptas para trabalhar em equipe vale para o sucesso de qualquer negócio.

Mesmo que seja uma equipe enxuta, é importante analisar as áreas e atividades que cada um irá desenvolver, recrutando pessoas que tenham o perfil mais adequado para desempenhar as novas funções.

Para aprofundar ainda mais seus conhecimentos em gestão de pessoas, baixe nosso Guia completo de Gestão de Pessoas na hotelaria.

Passo 8: Atente-se aos feedbacks gerais

Seja dos hóspedes ou da equipe, ambos podem fornecer insights e informações valiosas que ajudam a melhorar a operação.

Mostre-se aberto a ouvir o que eles têm a dizer.

Deixe caixinhas na recepção, envie pesquisas de satisfação após a estadia e mantenha um cronograma de reuniões periódicas com a equipe para saber o que pode ser ajustado dentro da hospedagem.

Passo 9: Use a tecnologia a seu favor

Utilizar a tecnologia ao seu favor pode tornar a administração da empresa muito menos trabalhosa.

Ao apostar em softwares de gestão, além de centralizar informações e torná-las acessíveis de qualquer lugar, deixam os processos mais ágeis e otimizados, com menos chances de erros.

Administrar um meio de hospedagem não é uma tarefa simples, mas pode tornar-se muito menos burocrática quando você facilita os processos.

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Indicadores hoteleiros

Não poderíamos finalizar esse artigo sem falar de indicadores. Toda administração e padronização de processos requer um conjunto de medidas para verificar o andamento dos resultados.

Não se pode gerenciar de forma correta e assertiva aquilo que não é medido.
Se o hoteleiro não conhece os indicadores de resultado da pousada, não terá condições de tomar decisões para melhorar a qualidade e o retorno do estabelecimento.

Portanto, defina e acompanhe seus indicadores periodicamente. Dedicar um tempo para administrar sua pousada é um investimento, tenha isso em mente e tudo se tornará mais fácil.

Gostou de saber um pouco mais sobre como administrar uma pousada? Conta pra gente como você administra a sua.