Que a receita é protagonista na trajetória de sucesso do hotel, todos nós sabemos. Mas o que muitos desconhecem são os bastidores dessa história. E um dos atores indispensáveis para se alcançar a receita desejada, se chama gestão financeira.
O conjunto de ações comerciais, de marketing, de recursos humanos e financeiras é que faz com que o hoteleiro tenha êxito nesse ramo.
Já falamos sobre vários desses assuntos aqui no blog, e o foco deste artigo é, pontualmente, a gestão financeira do seu hotel.
E para começar a nossa conversa, propomos um desafio a você!
Você sabe dizer, neste instante, qual foi o resultado do seu hotel no último mês ou qual é o resultado financeiro dele hoje? Se a resposta for não, é sinal de que você precisa de um software de gestão hoteleira imediatamente.
As funções básicas para realizar a gestão financeira do hotel estão inseridas na maioria dos sistemas de gestão hoteleira. Alguns oferecem módulos robustos, gráficos e relatórios para auxiliar o hoteleiro, enquanto que outros têm funções mais simplificadas que são aliadas na organização do dia a dia do hotel.
O Hospedin é um sistema de gestão hoteleira que oferece as funções financeiras necessárias para gerir os números do hotel a partir do Módulo Financeiro.
E nesse artigo vamos explorar esse coadjuvante que é essencial no alcance do objetivo da empresa que, por sua vez, é vender mais e melhor.
A gestão financeira no dia a dia hoteleiro
Quando se fala em gestão financeira o que vem a mente, normalmente, são contas a pagar e receber. No entanto, essa é uma área que vai muito além desses itens básicos da operação.
É através da gestão financeira que todo o patrimônio do hotel deve ser gerenciado, e por isso ela deve ser feita com foco, dedicação e conhecimento. Tudo o que se refere a investimentos, empréstimos, despesas (variáveis ou fixas), receitas, lucros e rentabilidade é assunto da gestão financeira.
O profissional responsável por essa área faz o gerenciamento de todas essas frentes e tem como objetivo aumentar a rentabilidade do hotel, ou seja, decidir e agir de forma que o dinheiro renda mais.
Ou seja, um saldo positivo na conta corrente não é sinal de rentabilidade, necessariamente.
E na maioria das vezes o hoteleiro está deixando de ganhar mais dinheiro, por não dedicar tempo a gestão financeira do hotel. Mas esse é um assunto que renderia uma longa conversa por aqui.
Se você é o tipo de hoteleiro que executa várias funções operacionais e não tem tempo para pensar na estratégia do hotel, não se desespere. Esse artigo também é para você. Continue com a gente e confira!
Isto posto, nosso objetivo aqui é reforçar que a gestão financeira é formada por um conjunto de ações, que vai além daquelas já presentes no dia a dia. E que com a ajuda de um sistema de gestão hoteleira se torna mais fácil e acessível.
De forma resumida, o hoteleiro precisa ter um processo financeiro que lhe ajude a alcançar os objetivos desejados com o hotel. Observe a ilustração que preparamos com as funções que não podem ser esquecidas nesse processo.
Desafios e dificuldades da gestão financeira na hotelaria
Você já enfrentou alguma dificuldade na gestão financeira do seu hotel?
Se sim, saiba que essa realidade é mais comum do que você imagina por diversos motivos, como por exemplo:
- Flutuações sazonais;
- Concorrência acirrada;
- Custos operacionais elevados;
- Gestão de receitas;
- Regulamentações e impostos;
- Custos de manutenção e renovação;
- Eventos imprevisíveis;
- Dependência de canais intermediários.
Superar esses desafios requer uma gestão financeira cuidadosa, investimentos em treinamento de equipe e a implementação de tecnologias que melhorem a eficiência operacional e a experiência do seu cliente.
Como fazer uma gestão financeira eficiente
Poderíamos citar uma infinidade de elementos que são determinantes para uma boa gestão financeira. No entanto, vamos focar nos 5 pontos que consideramos mais relevantes, e que o hoteleiro não pode deixar de fora. São eles:
1. Faça planejamento financeiro
Palavrinha carimbada em quase todos os tópicos de gestão. E se é assim, pense o quanto ela é importante para o sucesso do seu negócio. Sem planejamento é como caminhar no escuro, sem saber onde quer chegar, ou até mesmo se está no caminho certo.
2. Acompanhe os resultados
De pouco adianta fazer um ótimo planejamento se você vai engavetá-lo e olhar somente quando tiver que fazer o próximo. O acompanhamento é justamente o contrário disso e periodicamente o hoteleiro deve acompanhar os resultados financeiros do seu empreendimento.
Leia também Indicadores Hoteleiros: uma visão geral sobre os resultados do seu hotel e saiba mais sobre como acompanhar os resultados do seu meio de hospedagem.
3. Tenha todas as informações sobre seu controle
Nada pode escapar do olhar atento do gestor financeiro. Inclusive as pequenas despesas devem ser registradas e controladas. Só assim é possível chegar ao final de um período e ter uma visão realista dos resultados do hotel.
4. Organize os processos e informações financeiras
A organização é fundamental em qualquer área da gestão, entretanto, na financeira ela tem um papel crucial. Imagine perder a data de pagamento de um boleto e arcar com uma multa por falta de organização. Ficar perdido entre datas e números não é típico de um gestor financeiro eficiente.
5. Use a tecnologia a seu favor
Existem várias formas de fazer a gestão financeira do hotel, e para muitos hoteleiros os métodos manuais funcionam bem. Por outro lado, desde que a tecnologia surgiu em nossas vidas ela tem transformado nosso dia a dia para melhor.
Um sistema de gestão hoteleira substitui esses elementos manuais por mais praticidade, segurança e organização. Agora pense em como essas três palavrinhas podem ajudar na gestão financeira do seu hotel. Conseguiu visualizar?
Consequências de uma má gestão financeira do hotel
Uma má gestão financeira pode desencadear diversas consequências negativas que afetam a sustentabilidade e o desempenho geral de um estabelecimento.
Na hotelaria a história não muda, e se agrava ainda mais pela falta de visão ou compreensão dos hoteleiros sobre a importância do assunto.
Sendo assim, confira algumas possíveis consequências de quando a gestão financeira não é considerada em uma hospedagem:
- Prejuízos financeiros
- Baixa rentabilidade e margens estreitas
- Desvalorização da marca
- Insatisfação do cliente
- Equipe desmotivada
- Incapacidade de investimento
Para evitar essas consequências, é indispensável a adoção de práticas financeiras sólidas e monitoramento constante dos indicadores financeiros.
Como o Hospedin auxilia na gestão financeira do seu hotel
Chegou a hora de focar na questão principal desse artigo: como o Hospedin pode ajudar na gestão financeira do seu hotel. E a resposta é simples: com simplicidade e segurança!
O uso de planilhas é uma forma bastante conhecida para fazer controles e acompanhamentos financeiros e que funciona bem para determinadas empresas.
Algumas até as utilizam em paralelo ao uso dos sistemas para conseguir analisar as informações do ponto de vista que necessitam. E não há problema algum nisso, já que o importante aqui é gerenciar.
No entanto, as planilhas esbarram em limitações que somente um sistema financeiro pode atender. Como por exemplo, a confiança das informações, o registro paralelo feito por mais de uma pessoa no mesmo arquivo e a incapacidade de compreender uma grande quantidade de dados ao mesmo tempo.
Hoje em dia existem sistemas hoteleiros desenvolvidos para todo tipo e tamanho de hotel.
Sendo assim, o Hospedin atende perfeitamente os pequenos e médios hoteleiros, uma vez que foi pensado para levar praticidade e simplicidade para o dia a dia desse empresário.
Veja quais são as vantagens de adotar um sistema hoteleiro, com funcionalidades para gestão financeira, como o Hospedin:
- Maior controle sobre receitas e despesas: a centralização desses registros possibilita que o gestor financeiro tenha acesso rápido e eficiente a tudo que vai entrar e sair em determinado período.
- Acompanhamento das movimentações e planejamento: todos os saldos financeiros, previsões de receitas e desembolsos estão disponíveis e atualizados para o acompanhamento diário.
- Acesso às informações financeiras de qualquer lugar e segurança: o Hospedin é um sistema totalmente online, o que permite ao hoteleiro acessar os dados financeiros do hotel de qualquer lugar ou dispositivo, desde que possua internet. Os backups diários garantem a segurança das informações.
- Organização: o sistema de gestão financeira centraliza todos os registros, organizando por data e por categorias financeiras, o que e facilita o dia a dia do gestor financeiro.
Funcionalidades de gestão financeira do Hospedin
O Hospedin é o sistema de gestão hoteleira conhecido entre os hoteleiros pela simplicidade e praticidade de uso.
Dentro da sua gama de funcionalidades, existe o apoio a gestão financeira do hotel por meio do Módulo Financeiro que pode ser acoplado ao Módulo Básico para potencializar a gestão do hotel.
À vista disso, confira abaixo o que você encontra no Módulo Financeiro do Hospedin:
Controle de contas a receber
Através da própria reserva o Hospedin lança as receitas no financeiro do sistema. Assim, o gestor tem a visão presente e futura das receitas e/ou faturamento do hotel. O sistema lembra o usuário sobre as contas a receber na data de vencimento registrada.
Controle de contas a pagar
Através do registro de contas a pagar o hoteleiro pode se organizar financeiramente para os desembolsos futuros e não perder nenhuma data de vencimento. O Hospedin lembra o usuário do sistema sobre as contas a pagar na devida data de vencimento.
Cadastro de categorias financeiras
Todas as receitas ou despesas são classificadas em categorias financeiras e subcategorias, assim, o hoteleiro pode visualizar um resumo dos principais focos de saídas e entradas de dinheiro.
Fechamento de caixa
É possível fechar um turno de caixa para que seja feita a conferência e troca de colaborador. O sistema mostra um resumo das movimentações do período referente ao turno do colaborador logado no sistema.
Relatórios e gráficos financeiros
O Módulo Financeiro do Hospedin oferece o Relatório Financeiro que demonstra, no período desejado, o que o hotel tem a pagar, receber, pagos e recebidos tanto de forma total quanto de forma detalhada.
O gráfico de receitas e despesas ilustra esses itens de forma resumida e visual, por categoria financeira e perspectivas de visualização.
Vale ressaltar que as configurações do usuário é que darão, ou não, permissão de acesso às informações financeiras.
Tenha um controle financeiro eficiente e prático
No primeiro momento pode parecer difícil e complicado adotar um sistema de gestão financeira, mas atualmente a tecnologia tem se tornado tão acessível e simples que esse já não é um processo doloroso, e o resultado, normalmente, compensa todo o esforço.
O Hospedin possibilita que o hoteleiro tenha um acompanhamento eficiente, rápido e objetivo sobre as informações financeiras do hotel., levando em consideração que essa é uma área altamente estratégica e responsável pelo fracasso de muitas empresas que não a administra.
Sendo assim, o gestor hoteleiro precisa usar formas consistentes para manter o seu controle financeiro em dia.
A adoção de um sistema hoteleiro é uma das formas empregadas para tornar os processos do hotel mais eficientes, padronizados e simples, facilitando a vida do hoteleiro. E foi com esse objetivo que o Hospedin nasceu.
Deixar a gestão financeira de lado não é uma opção. Muito menos fazê-la de qualquer jeito e sem a dedicação necessária.
O ramo de hotelaria é bastante concorrido, mas também cresce constantemente, e para se destacar no mercado é preciso fazer uso de técnicas, métodos e sistemas inteligentes que incentivem a criatividade. E na gestão financeira isso não é diferente.
Desta forma, fazer o bom uso do capital financeiro, e aumentar a rentabilidade do hotel, é determinante no sucesso do negócio.
E você? Já utiliza algum sistema de gestão financeira? Conta pra gente como ele ajuda nas tarefas do seu dia a dia. Vamos adorar saber =)
