O que é PMS para hotel e pousada: Guia Completo para gestão eficiente

A alta concorrência no setor, a demanda crescente por experiências personalizadas e a necessidade de otimizar custos são apenas alguns dos obstáculos enfrentados diariamente por hoteleiros e pousadeiros.

Nesse cenário, um Sistema de Gestão Hoteleira ou PMS, surge como uma ferramenta essencial para organizar e centralizar todas as operações da hospedagem, proporcionando uma gestão muito mais eficiente.

De acordo com pesquisas do setor, a ocupação global dos hotéis atingiu 66,2% em 2023, e a implementação de um PMS contribui diretamente para esses números.

Então, se você deseja dominar o uso dessa ferramenta e revolucionar a gestão da sua hospedagem, continue a leitura!

O que é PMS?

Um PMS (Property Management System) é um software projetado para ajudar os meios de hospedagem a gerenciar e simplificar suas operações diárias.

Esse sistema hoteleiro automatiza processos que vão desde a gestão de reservas até o checkout, permitindo que a equipe se concentre em oferecer um melhor serviço aos hóspedes.

Para entender melhor, imagine um PMS como o cérebro da hospedagem, onde todas as operações importantes estão conectadas e sincronizadas.

O PMS também é conhecido de outras formas como, por exemplo:

• Sistema para hotel
• Sistema para pousadas
• Software para hotel
• Sistema de gestão hoteleira
• Software de gestão hoteleira
• Sistema de gerenciamento de reservas

A gente sabe que agilidade no atendimento, organização nos processos e engajamento da equipe, são elementos essenciais para estabelecimentos que desejam se destacar no mercado hoteleiro. E para isso, conte com esta ferramenta.

Veja abaixo como funciona o PMS:

Principais funcionalidades do PMS

Reservas: o PMS permite o gerenciamento eficiente das reservas como um todo. Com o Mapa de Reservas, você visualiza sua ocupação, controla a disponibilidade dos quartos e automatiza a confirmação de vendas, além de gerenciar tarifas e promoções.

Check-in e checkout: automatiza o processo de check-in e checkout ao oferecer a opção de check-in on-line, registra os dados dos hóspedes e gerencia pagamentos. O sistema pode até enviar alertas automáticos para lembrar os hóspedes do horário de saída.

Gestão de hóspedes: armazena informações detalhadas sobre os clientes no cadastro de hóspedes, como preferências, histórico de estadas e solicitações especiais. Isso permite personalizar a experiência, o que é essencial em um mercado onde a fidelização é um diferencial competitivo.

Tarifário: permite a criação de diferentes tipos de tarifas, gerencia promoções e pacotes, e aplica regras de desconto conforme a ocupação e sazonalidade.

Relatórios: fornecem uma visão detalhada da ocupação, receita, despesas, performance dos canais de venda e perfis dos hóspedes, ajudando a tomar decisões mais assertivas e embasadas em dados reais.

Outros módulos: dependendo do PMS, é possível incluir módulos para gestão de governança, manutenção, eventos, restaurantes, spas, e até mesmo sistemas de entretenimento.

Tipos de PMS

Há três principais tipos de PMS disponíveis no mercado, cada um com suas próprias características, vantagens e desvantagens, confira:

PMS Cloud (em nuvem)

Um PMS em nuvem é acessado via internet, sem necessidade de instalação local.

Ele oferece backups automáticos e atualizações frequentes, além de ter um menor custo inicial.
A flexibilidade de acesso remoto e a escalabilidade são grandes vantagens, especialmente para pequenas e médias hospedagens.

PMS On-Premise (local)

Instalado nos servidores do próprio hotel, o PMS on-premise oferece maior controle sobre os dados e permite personalizações mais avançadas.

Ele é ideal para grandes redes de hotéis que lidam com volumes significativos de dados e necessitam de uma infraestrutura mais robusta.

PMS Híbrido

Combina características dos sistemas em nuvem e on-premise, oferecendo flexibilidade e adaptabilidade.

Essa é uma opção atrativa para hotéis que buscam equilibrar controle de dados com a conveniência do acesso remoto.

Comparativo entre diferentes sistemas de PMS

Abaixo, um comparativo entre os principais sistemas de PMS disponíveis no mercado:

Saiba mais: Hospedin versus sistemas de hotelaria: entenda as principais diferenças

Benefícios que um PMS pode oferecer

Já sabemos o que é PMS e sua importância na estratégia de crescimento do meio de hospedagem.

No entanto, nos falta descobrir quais são os reais benefícios que o hoteleiro terá ao investir neste sistema. Sendo assim, observe abaixo 7 super benefícios que um PMS pode oferecer:

Centralização de informações

Acessar um único sistema e conseguir visualizar todo o andamento do negócio em uma única tela além de deixar os processos mais organizados, é sinônimo de alta produtividade.

Nada fica perdido ou guardado na memória das pessoas, desde que elas tenham a rotina de alimentar o PMS. 

Agilidade no atendimento

Com a centralização de informações se torna mais fácil cadastrar um hóspede, lançar uma reserva e fazer com que as informações cheguem a quem precisa delas, garantindo assim mais eficiência e agilidade na execução de tarefas importantes. 

O hóspede sente quando o meio de hospedagem está, de fato, preparado para atendê-lo. 

Integração com os outros sistemas hoteleiros

O hoteleiro pode contar com ferramentas como CRM, Channel Manager, Motor de Reservas, ferramenta de E-mail Marketing, Chatbot e etc.

O PMS acaba centralizando todas essas informações, trocando os dados necessários entre elas e possibilitando a emissão de relatórios mais robustos e assertivos.

Leia também – Channel Manager: gestão de canais de venda para o seu hotel

Organização e padronização nos processos internos

Com a utilização de um PMS, a equipe hoteleira tende a seguir o processo definido e organizado pelo mesmo.

Desta forma, se evita que os colaboradores executem as tarefas de diferentes maneiras causando ruídos, problemas na prestação de serviços e retrabalho.  

Segurança das informações

Com sistemas integrados e operando em nuvem, como é o caso do PMS Hospedin, o hoteleiro pode se sentir resguardado quanto à segurança das suas informações.

Os backups automáticos também o resguardam de uma possível interferência no uso do sistema, além de oferecer a praticidade de poder ser acessado de qualquer lugar.

Aumento da produtividade dos colaboradores

A rotatividade na hotelaria ainda é algo que atrapalha um pouco o alinhamento da equipe. Com entradas e saídas de funcionários é preciso ter um centralizador de informações e processos, o que acontece com o uso do PMS.  

Um sistema fácil de utilizar, como o Hospedin, acaba sendo fundamental nesse processo.

Viu só quantas vantagens? Mas, para que esse sistema possa fazer seu trabalho e ajudá-lo a ter mais tranquilidade ao longo do tempo, é preciso dar o primeiro passo.

Como Escolher o PMS Ideal

Para escolher o sistema ideal, siga este guia passo a passo:

1. Analise as necessidades e identifique os desafios de cada área do seu hotel ou pousada;
2. Defina um orçamento realista de quanto deseja investir na aquisição do sistema;
3. Pesquise fornecedores, e compare suas funcionalidades e relação custo-benefício;
4. Opte por sistemas que podem ser testados antes da compra, como o PMS Hospedin que oferece 10 dias de teste grátis;
5. Avalie sua usabilidade e integração com outras ferramentas, como o Channel Manager.
6. Negocie os termos do contrato e formalize a contratação do seu sistema.

Dúvidas frequentes sobre o PMS

Já deu para perceber que o PMS possui muitos benefícios para a gestão da hospedagem. Contudo, algumas dúvidas ainda podem estar passando pela sua cabeça.

Portanto, separamos 4 perguntas frequentes para esclarecê-las de vez.

1) O PMS é apenas para grandes hotéis?

Não. O PMS é uma ferramenta valiosa para estabelecimentos de diferentes tamanhos e pode beneficiar diferentes tipos de hospedagens, principalmente os de pequeno e médio porte, e independentes.

Afinal, com ele é possível automatizar muitos processos, como:

• check-in dos hóspedes;
• preenchimento on-line da FNRH e vouchers;
• cadastro das reservas em menos de 30 segundos;
• tarifário dinâmico e de acordo com a temporada;
• controle de produtos e serviços, e muito mais, reduzindo o tempo dedicado a tarefas manuais.

Isso é especialmente importante para estabelecimentos menores, onde a equipe é enxuta e desempenha várias funções.

2) Qual o custo de um PMS

O custo de um PMS pode variar significativamente dependendo das funcionalidades oferecidas, do porte do estabelecimento e do modelo de cobrança adotado pela empresa fornecedora.

No mercado, é possível encontrar PMS com mensalidades que vão de R$ 50,00 até mais de R$ 1.000,00, dependendo das necessidades do hotel ou pousada.

O PMS Hospedin, por exemplo, destaca-se por oferecer um sistema acessível e eficiente, com planos a partir de apenas R$ 59,90 por mês, tornando-se uma excelente opção para pequenos e médios empreendimentos que buscam otimizar sua gestão sem comprometer o orçamento.

3) Um PMS pode ajudar nas estratégias de preço?

Sim. Além de otimizar as operações e melhorar a experiência do hóspede, o PMS de hotel pode ser uma ferramenta muito útil para a gestão de estratégias de preço.

Ao centralizar e armazenar os dados relacionados às reservas, histórico de hóspedes e tarifas é possível identificar informações valiosas para sua precificacão de diárias, como tendências sazonais, picos de demanda e períodos de baixa ocupação.

Além disso, todas as despesas também podem ser registradas no PMS e assim, o hoteleiro tem em mãos todos os dados sobre seus custos.

4) Como implementar o PMS

A implementação de um PMS requer um planejamento cuidadoso para garantir que tudo ocorra da forma esperada.

Por isso, crie um cronograma detalhado para a implementação, incluindo as etapas de instalação, configuração, treinamento e migração de dados.

A sua equipe terá contato direto com a ferramenta, portanto, treine todos os funcionários para garantir que eles saibam utilizá-lo de forma eficiente.

Lembre-se de integrá-lo a outros sistemas que você utiliza como Channel Manager, Motor de Reservas, e sistemas de pagamento, pois assim você evita retrabalhos, erros e perda de informações.

E por fim, mas não menos importante, monitore o desempenho do PMS após a implementação e contate o suporte técnico em caso de eventuais problemas.

Conheça o sistema de gestão PMS Hospedin

Se você chegou até aqui, já deve ter entendido como o PMS pode ajudar no controle das reservas e na gestão da sua hospedagem como um todo.

Então, que tal contar com o PMS Hospedin na sua jornada?
Você pode testá-lo gratuitamente por 10 dias e comprovar os benefícios de uma gestão mais simples e produtiva.

Se você deseja se destacar neste mercado altamente competitivo deve considerar a implementação desta ferramenta na sua gestão.

Confira alguns depoimentos de hoteleiros que escolheram o PMS Hospedin para garantir uma gestão mais eficaz:

Agora conta pra gente: você já utiliza um PMS? Qual é o papel dessa ferramenta no seu negócio?