Reservas, recebimentos, pagamentos, limpeza, serviços, produtos e por aí vai. Esses são só alguns dos elementos que o hoteleiro precisa administrar no dia a dia, e que podem ser feitos por meio de um programa para gerenciar pousada.
Agora imagine fazer tudo isso usando uma planilha de Excel?
Não digo que seja impossível, mas a gente sabe que com o crescimento do negócio, as planilhas deixam de ser a melhor opção.
E crescer é algo que todo mundo quer, não é mesmo?
Diante disto, se faz necessário informatizar os processos da pousada para aumentar sua capacidade de organização, trazer agilidade e segurança para o dia a dia e melhorar a qualidade do atendimento ao hóspede.
Se você está pensando em adotar um programa para gerenciar pousada ou se deseja substituir seu programa atual, este conteúdo vai lhe ajudar. Para descobrir como encontrar o programa ideal, siga até o final da leitura.
Suas dúvidas devem esgotar-se até a última linha deste artigo.
Índice
Por que usar um programa para gerenciar pousada?
Gerenciar um meio de hospedagem requer muita organização e segurança com as informações. Afinal, estamos lidando com os dados dos hóspedes, que por sua vez, precisam permanecer protegidos e preservados.
Existem diversas formas de fazer isso, no entanto o avanço da tecnologia nos permite utilizar sistemas pensados e desenvolvidos para o gerenciamento de um hotel ou pousada.
Sendo assim, resistir ao processo de informatização da pousada pode ser um retrocesso.
E eu tenho certeza de que você não deseja perder espaço para a concorrência por não conseguir organizar e administrar as atividades do hotel com a qualidade que gostaria.
Além disso, quando o hoteleiro tem uma equipe, essa também precisa de apoio e orientação para executar as tarefas do dia a dia de forma assertiva, minimizando erros e permitindo que o gestor possa acompanhar o andamento do hotel de forma rápida e prática.
Desta forma, se você ainda tem dúvida de que precisa de um programa para gerenciar pousada, eu listei abaixo 5 sinais que vão lhe orientar sobre essa questão.
5 sinais de que você necessita de um programa de gerenciamento
Até certo ponto, a adoção de um programa para o gerenciamento da pousada pode ser uma opção. Contudo, todos chegam no estágio em que isso passa a ser uma necessidade eminente.
Talvez você não tenha percebido, mas o seu negócio dará sinais de que é inevitável informatizar os processos e eleger um sistema de gestão.
Sendo assim, eu listei 5 destes sinais. Veja:
Sinal nº 1 – Problemas recorrentes com as reservas
Se você enfrenta situações de overbooking com certa frequência, é hora de rever a forma como está gerenciando a suas reservas. Além disso, a falta de informações, dados incompletos, repetição de cadastro de hóspedes e erros nas observações das reservas são sérios indícios que o método que você utiliza não comporta a situação atual.
Sinal nº 2 – Equipe insatisfeita e desmotivada
A falta de processos padronizados e a descentralização de informações pode resultar no desgaste da sua equipe hoteleira. As pessoas precisam de boas ferramentas para entregar um trabalho de qualidade e isso é responsabilidade da empresa.
Sinal nº 3 – Insatisfação do hóspede
Se você faz pesquisas de satisfação e sempre aparece algum indicador abaixo do esperado, este pode estar associado à sua maneira de gerenciar a pousada. A falta de um sistema faz com o que o atendimento seja demorado, desorganizado e burocrático demais.
Sinal nº 4 – Você sente que não tem tempo para cuidar da pousada
Sabe aquela sensação de que você fez diversas coisas no dia mas parece que não saiu do lugar? Isso acontece porque as tarefas que você tem executado não trazem retornos significativos para o hotel e poderiam ser delegadas para sua equipe. Um programa de gerenciamento lhe ajuda a passar esse bastão de forma segura.
Sinal nº 5 – Você não consegue olhar os resultados da maneira que precisa
Os indicadores hoteleiros são super importantes na gestão do negócio. Mas imagina ter que compilar diversos dados ou analisar várias planilhas separadas para ter acesso a esses indicadores. Sem contar o fato de que elas não entregam um resultado em tempo real. Se esta é sua situação atual, saiba que somente um sistema poderá lhe ajudar a ter um poder de reação rápido frente aos indicadores hoteleiros, sejam eles financeiros, de vendas ou operacionais.
E aí? Quais sinais a sua pousada já manifestou?
Uma vez decidido, como encontrar o programa ideal?
Se você compreendeu os sinais enviados pelo sua pousada, sabe que chegou a hora de adotar um programa para gerenciá-la.
Neste momento começa uma nova missão: encontrar o programa ideal.
A busca do programa ideal requer dedicação de tempo e pesquisa. Essas são etapas que você não pode negligenciar.
É muito comum que os hoteleiros busquem um sistema que seja o melhor do mercado e que abranja todos os processos hoteleiros. Talvez esse até seja o melhor sistema para o seu negócio, no entanto o mais importante é conhecer os seus próprios processos internos.
À vista disso, o primeiro passo para encontrar o programa ideal é conhecer e descrever os processos mais importantes da sua pousada. Com eles em mãos, você parte para a pesquisa e comparação dos programas que existem no mercado.
Ao fazer sua pesquisa, selecione um conjunto de sistemas para testar. Essa também é uma etapa que não pode ficar para trás, ou seja, é importante que você tenha acesso a um período de teste gratuito para conhecer o programa com clareza.
Durante este período você precisa utilizar o sistema como se estivesse usando no dia a dia, aplicando ou simulando as situações mais recorrentes na pousada. Só assim, o hoteleiro terá segurança para escolher o programa que melhor atende às suas necessidades.
Felizmente hoje em dia, os hoteleiros estão rodeados de boas opções de programa para gerenciar pousada fazendo com ele não fique a mercê de somente um tipo no processo de informatização do hotel.
Para saber mais sobre informatização de hotel, baixe nosso e-book gratuito Como Informatizar o seu Hotel.
Você ainda ficou em dúvida?
Se você chegou até esse ponto da leitura, mas ainda tem dúvidas sobre a adoção de um programa para gerenciar pousada, saiba que eu deixei o motivo mais importante para o final do artigo.
Se todos os sinais acima não foram suficientes para lhe convencer a utilizar um sistema hoteleiro, saiba que o motivo mais importante diz respeito ao sucesso da sua empresa e ao quanto você deseja crescer financeiramente (ou não).
Para sustentar o crescimento no número de hóspedes, vendas, equipe e tarefas do dia a dia, de forma ágil e segura, é indispensável utilizar um programa de gerenciamento.
Sendo assim, se esse é o seu objetivo, saiba que o crescimento sustentável do seu negócio depende dessa decisão.
Você, como um hoteleiro de sucesso, pode e deve crescer de maneira organizada e próspera.
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