Recepção de hotel: 8 dicas para um bom funcionamento

A recepção de hotel é literalmente a porta de entrada para os hóspedes. É o atendimento prestado neste setor que garante, tanto a boa, como a má impressão do cliente sobre o seu hotel. Portanto é preciso dedicar muito cuidado e atenção sobre este departamento.

A recepção precisa ser limpa e organizada, como também o profissional que irá desempenhar as funções neste setor, o recepcionista. Este deve prestar um serviço de excelência, oferecendo ao hóspede a melhor experiência.

Dentre as principais responsabilidades dos recepcionistas estão: informar, orientar, conduzir e filtrar informações.

Leia também: Recepcionista de Hotel: funções e qualidades

Para manter a recepção de hotel em ordem, o recepcionista deve estar atento a todos os detalhes. Pensando nisso, preparamos este artigo com 8 dicas para um o bom funcionamento deste setor.

Confira!

1. Faça um check-list do turno

A abertura de cada turno da recepção de hotel deve ser acompanhada por um check-list. Assim nenhuma tarefa será esquecida. O local de trabalho deve estar em ordem, com todos os itens necessários para o bom funcionamento do setor.

Seguem abaixo alguns itens importantes que devem constar nessa lista.

• Passagem de turno;
• Relatórios de contingência;
• Status dos apartamentos;
• Verificar a documentação das chegadas;
• Examinar possíveis discrepâncias;
• Solicitações ao almoxarifado;
• Processar saídas do dia;
• Pré-bloqueio do dia seguinte e segunda passagem de turno;

2. Verifique as reservas do dia cuidadosamente

Verificar as chegadas é uma tarefa de grande importância. Se esta for realizada de maneira correta, isso irá contribuir para que os hóspedes se sintam acolhidos de forma eficiente.

A recepção de hotel também precisa estar preparada para receber os hóspedes e realizar todos os ajustes necessários. Por exemplo: caso o cliente possua necessidades especiais, animais de estimação, alergias ou dieta específica, se torna importante manter uma comunicação eficiente de tais informações para os demais departamentos do hotel.

3. Prepare-se para receber os hóspedes

É de responsabilidade do recepcionista verificar se os quartos estão limpos e prontos para receber os clientes.

Ao realizar o check-in, é importante deixar claro ao hóspede todos os serviços disponíveis no hotel e quais são aqueles com custo adicional, tais como telefone e lavanderia.

O profissional também deve solicitar o preenchimento da FNRH – Ficha Nacional de Registro de Hóspede e realizar o devido cadastro. Depois que o hóspede se estabelecer, o status do quarto deve ser atualizado no sistema.

4. Siga os protocolos do hotel

Existem diversos protocolos a serem seguidos em situações específicas. É importante que a recepção de hotel esteja atenta ao que deve ser feito quando chegar um cliente VIP, por exemplo.

5. Tenha cuidado com objetos perdidos

Caso algum objeto seja encontrado, o recepcionista deve anotar e encaminhá-lo para o departamento adequado do hotel. Mas, atenção! Caso o objeto seja de valor, como uma joia, carteira ou bolsa, é importante procurar uma testemunha e fazer juntos uma relação do que foi encontrado. Documentos, dinheiro e objetos devem ser colocados dentro de um envelope/saco lacrado e encaminhado para o supervisor ou gerente.

Para registrar objetos perdidos relatados pelos hóspedes, o recepcionista deve se comunicar com o setor de Achados e Perdidos para verificar se o objeto se encontra lá e registrar nas ocorrências do seu check-list onde o objeto foi visto pela última vez com data e hora.

6. Faça um levantamento de hóspedes com previsão de saída

Esta é uma tarefa muito importante, pois permite o controle das saídas, e os apartamentos que faltam pagar as contas.

Nesse momento, o recepcionista pode se preparar conferindo os consumos extras que serão cobrados do hóspede. Também deve verificar se todas as notas extras foram assinadas e se encontram na recepção.

Outro item essencial do check-list é verificar todo o consumo do cliente, incluindo o do minibar do apartamento, que também deve ser lançado no sistema.

7. Preste atenção nos detalhes

Ao realizar o check-out, o recepcionista deve se despedir adequadamente do hóspede. Aproveite para verificar como foi a satisfação deste com a estadia, ficando aberto às sugestões e críticas compartilhadas.

8. Confira o cumprimento de todas as tarefas da recepção de hotel no check-list do turno

Antes de encerrar o turno, o recepcionista deve se assegurar de que não se esqueceu de nada, por isso é muito importante que o check-list seja conferido cuidadosamente.

Estas são apenas algumas dicas entre as diversas funções desempenhadas por este setor. Se você é recepcionista de hotel, tenha em mente a importância da sua função e dedique-se para oferecer a melhor recepção e atendimento aos hóspedes.

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